Na stronie Ustawienia > Telefonia, w sekcji „Automatyzacja”, można skonfigurować automatyzację, która pomaga kontrolować wszystkie rozmowy: system automatycznie generuje zadania i zgłoszenia dla każdej nieodebranej lub odebranej rozmowy, oszczędzając czas i upraszczając pracę zespołu.
Jak automatycznie tworzyć zadania dla każdego nieodebranego połączenia?
1. Włącz pole wyboru Utwórz zadanie dla nieodebranego połączenia przychodzącego.
2. Wybierz osobę odpowiedzialną za zadanie.
Możesz przydzielić jednego, kilku lub wszystkich pracowników.
Jeśli kontakt, który nie odebrał rozmowy, ma Menedżer, to on automatycznie zostanie osobą odpowiedzialną za zadanie.
Jeśli kontakt nie znajduje się w bazie danych lub nie ma Menedżera, system wyznaczy osoby odpowiedzialne z listy wybranych pracowników po kolei, biorąc pod uwagę, kto ma dostęp do wewnętrznego numeru, na który została wykonana rozmowa.
Jeśli żaden z wybranych pracowników nie ma dostępu, odpowiedzialny będzie dowolny pracownik z listy.
3. Ustaw termin wykonania zadania. Kliknij odpowiednie pole i wybierz liczbę dni, godzin lub minut, które mają zostać dodane do bieżącego czasu utworzenia zadania.
Np. ustawiłeś wartość na 2 godziny i nie odebrałeś połączenia w dniu 19.06.2023 r. o godzinie 13:00 . Termin dla tego zadania zostanie ustalony na 19/06/2023 na godzinę 3 pm.
4. Ustaw połączenie zadania ze zleceniami pracy i zgłoszeniami.
Utwórz zadanie w zleceniu, jeśli klient ma otwarte zlecenie - klienci są wyszukiwani według numerów telefonów (jeśli masz kilku klientów z tym samym numerem telefonu, brany jest ten, który został utworzony później niż wszyscy inni). Załóżmy, że taki klient ma otwarte zlecenia (w statusie dowolnej grupy z wyjątkiem „Zamknięte / Porzucone”). W takim przypadku utworzone zadanie zostanie automatycznie połączone z takim zleceniem. Jeśli istnieje kilka zleceń, pobierane jest to, które zostało utworzone później niż pozostałe.
Utwórz zadanie w zgłoszeniu, jeśli klient ma otwarte zgłoszenie- klienci są wyszukiwani według numerów telefonów (jeśli masz kilku klientów z tym samym numerem telefonu, brany jest ten utworzony później niż wszystkie inne). Jeśli taki klient ma otwarte zgłoszenia (w statusie dowolnej grupy z wyjątkiem „Wygrane/Zagubione”), utworzone zadanie zostanie automatycznie połączone z takim zgłoszeniem. Jeśli istnieje kilka zgłoszeń, brane jest to, które zostało utworzone później niż pozostałe.
Zadanie zostanie utworzone bez połączenia, jeśli nie można znaleźć klienta, otwartych zleceń lub zgłoszeń.
Pamiętaj, aby kliknąć Zapisz, aby zastosować ustawienia.
Wykonane! Zadanie „Nieodebrane połączenie” będzie automatycznie tworzone w RO App po każdym nieodebranym połączeniu. Termin i osoba przypisana w tym zadaniu będą takie same, jak określone w ustawieniach. Autorem takiego zadania będzie osoba przypisana jako pierwsza na liście.
Automatyczne tworzenie zgłoszenia dla każdego odebranego połączenia przychodzącego
1. Zaznacz pole wyboru "Twórz zgłoszenie dla odebranego połączenia przychodzącego".
2. W razie potrzeby można wybrać konkretny typ takich zgłoszeń.
3. Wybierz menedżera zgłoszeń.
Możesz przypisać jednego, kilku lub wszystkich pracowników.
Jeśli kontakt z odebranej rozmowy ma przełożonego, automatycznie stanie się on menedżerem zgłoszeń.
Jeśli kontakt nie znajduje się w bazie danych lub nie ma menedżera, system przypisze menedżerów z listy po kolei, biorąc pod uwagę, kto ma dostęp do wewnętrznego numeru, na który wykonano rozmowę.
Jeśli żaden z wybranych pracowników nie ma dostępu, dowolny pracownik z listy zostanie menedżerem zgłoszenia.
4. Skonfiguruj reguły tworzenia zgłoszeń.
Twórz zgłoszenie, nawet jeśli klient ma otwarte zlecenie — zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz, aby automatyczne zgłoszenie było tworzone, nawet jeśli klient ma otwarte zlecenie. W przeciwnym razie żądanie nie zostanie utworzone, dopóki klient ma otwarte zlecenia. Wyszukiwanie klientów odbywa się według numeru telefonu.
Twórz zgłoszenie, nawet jeśli klient ma otwarte zgłoszenie — zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz, aby zgłoszenie było tworzone automatycznie, nawet jeśli klient ma otwarte zgłoszenie. W przeciwnym razie zgłoszenie nie zostanie utworzone, dopóki klient ma otwarte zgłoszenia. Wyszukiwanie klientów odbywa się według numeru telefonu.
Należy pamiętać, że jeśli oba ustawienia są zaznaczone, a klient ma otwarte zlecenie i otwarte żądanie w momencie zgłoszenia przychodzącego, zostanie utworzone jedno automatyczne żądanie.
Automatycznie utwórz zgłoszenie dla każdego nieodebranego połączenia
1. Zaznacz pole wyboru "Twórz zgłoszenie dla nieodebranego połączenia przychodzącego".
2. W razie potrzeby można wybrać konkretny typ takich zgłoszeń.
3. Wybierz menedżera zgłoszenia.
Możesz przypisać jednego, kilku lub wszystkich pracowników.
Jeśli kontakt z nieodebranego połączenia ma menedżera, automatycznie stanie się on menedżerem zgłoszenia.
Jeśli kontakt nie znajduje się w bazie danych lub nie ma menedżera, system przypisze menedżerów z listy po kolei, biorąc pod uwagę, kto ma dostęp do wewnętrznego numeru, na który została wykonana rozmowa.
Jeśli żaden z wybranych pracowników nie ma dostępu, dowolny pracownik z listy stanie się menedżerem zgłoszenia.
4. Skonfiguruj reguły tworzenia zgłoszeń.
Twórz zgłoszenie, nawet jeśli klient ma otwarte zlecenie — zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz, aby automatyczne zgłoszenie było tworzone, nawet jeśli klient ma otwarte zlecenie. W przeciwnym razie żądanie nie zostanie utworzone, dopóki klient ma otwarte zlecenia. Wyszukiwanie klientów odbywa się według numeru telefonu.
Twórz zgłoszenie, nawet jeśli klient ma otwarte zgłoszenie — zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz, aby zgłoszenie było tworzone automatycznie, nawet jeśli klient ma otwarte zgłoszenie. W przeciwnym razie zgłoszenie nie zostanie utworzone, dopóki klient ma otwarte zgłoszenia. Wyszukiwanie klientów odbywa się według numeru telefonu.
Należy pamiętać, że jeśli oba ustawienia są zaznaczone, a klient ma otwarte zlecenie i otwarte zgłoszenie w momencie nieodebranego połączenia, zostanie utworzone jedno automatyczne zgłoszenie.
Zgłoszenia, które zostały utworzone automatycznie z połączenia przychodzącego lub nieodebranego, zostaną wypełnione w następujący sposób:
Typ zgłoszenia i Menedżer określony w ustawieniach.
Imię (jeśli klient znajduje się już w bazie danych) oraz numer telefonu klienta. Jeśli klienta nie ma w bazie danych, imię zostaną zastąpione przez "Nieznany klient".
Pole "Opis" będzie zawierać "Nieodebrane" dla zgłoszeń, które zostały utworzone z nieodebranego połączenia.
Należy pamiętać, że automatyczne zgłoszenia są tworzone zarówno od istniejących klientów, jak i od nieznanych klientów.