Powiadomienia zewnętrzne to automatyczne wiadomości wysyłane przez system do klienta w celu przypomnienia mu o ważnym wydarzeniu lub zmianie statusu dokumentu. W RO App można skonfigurować te powiadomienia na podstawie zdarzeń dotyczących kontaktów, aby z wyprzedzeniem informować osoby i organizacje o ważnych terminach.
Uwaga: Powiadomienia te można skonfigurować tylko dla klientów, a nie dla pracowników.
1. Na stronie Ustawienia > Powiadomienia zewnętrzne > Kontakty, w sekcji „Dla osób” lub „Dla organizacji”, kliknij przycisk + Powiadomienie. To, czy tworzysz powiadomienie dla osób, czy dla organizacji, determinuje listę dostępnych wydarzeń.
2. Wybierz zdarzenie, dla którego chcesz wysłać powiadomienie.
Lista dostępnych zdarzeń jest generowana automatycznie na podstawie formularza kontaktowego danej osoby lub organizacji. Wszystkie pola kontaktowe rodzaju Data będą dostępne do wyboru jako zdarzenia do wysyłania powiadomień.
Obejmuje to pole systemowe Urodziny, dzięki czemu można łatwo wysyłać przypomnienia o urodzinach, rocznicach lub innych ważnych datach.
3. Wybierz, czy powiadomienia mają być wysyłane przez SMS-y czy e-mail (jeśli ta informacja jest określona w profilu klienta).
Ważne: Aby wysłać powiadomienie, w profilu klienta musi być zaznaczone pole wyboru „SMS” lub „Zgadzam się na otrzymywanie e-maili”.
Wybierając metodę dostarczenia „E-mail”, możesz wybrać adres e-mail, z którego będą wysyłane powiadomienia — z adresu RO App (gateway@roapp.email) lub, jeśli masz włączoną integrację poczty, z jednego z adresów podłączonych w ramach integracji, pod warunkiem, że masz do nich dostęp. Jeśli nie podłączyłeś żadnych adresów e-mail, możesz przejść do strony połączeń bezpośrednio z okna wyboru.
4. Najpierw spróbuj wysłać przez najnowszy czat kontaktu — zaznacz to pole, aby system próbował wysłać powiadomienie na ostatni otwarty czat z klientem. Jeśli taki czat nie istnieje, powiadomienie zostanie wysłane metodą wybraną powyżej — SMS-em lub e-mailem.
W Twilio WhatsApp czat pozostaje otwarty przez 24 godziny od ostatniej wiadomości klienta.
Na Instagramie — przez 7 dni od ostatniej wiadomości klienta.
Ważne: Używaj tej funkcji tylko do ważnych powiadomień. Nadmierna liczba wiadomości może skutkować zablokowaniem numeru telefonu lub konta powiązanego z kanałem czatu.
Powiadomienia pomyślnie wysłane do czatu pojawiają się nie tylko w samym czacie, ale także w zleceniach pracy i kanałach aktywności kontaktów. Aby otworzyć ten czat, kliknij nazwę kanału w kanale aktywności.
5. Wyślij o — określ godzinę wysłania powiadomienia. Czas będzie odpowiadał strefie czasowej Twojej firmy.
6. Wyślij z wyprzedzeniem — zaznacz to pole, aby wysłać powiadomienie z wyprzedzeniem, i określ, na ile dni przed wydarzeniem ma zostać wysłane.
8. Zapisz ustawienia.
Gotowe! Teraz kontakt otrzyma powiadomienie, które pojawi się również w Taśmie zdarzeń.