RO App opiera się na kilku rodzajach dokumentów. Każdy z nich jest przeznaczony do konkretnego etapu relacji z klientem. Przyjrzyjmy się różnicom między nimi oraz temu, jak są ze sobą powiązane.
Zgłoszenie — rejestrowanie pierwszego kontaktu
Zgłoszenia to wszelkie interakcje potencjalnego klienta z Twoją firmą: rozmowa telefoniczna, przesłanie formularza ze strony internetowej lub wizyta w biurze. Głównym celem tego dokumentu jest zapewnienie, że żadna prośba nie zostanie pominięta.
Zgłoszenia można tworzyć ręcznie, automatycznie na podstawie połączenia przychodzącego lub nieodebranego (jeśli włączona jest integracja z telefonem) albo bezpośrednio z czatu lub profilu klienta.
Po przetworzeniu zgłoszenie zamienia się w zlecenie lub sprzedaż. Istnieją cztery raporty dotyczące zgłoszeń: lista ogólna, konwersja, wyniki pracowników oraz zamknięte bez rezultatu.
Przydatne dla: klinik medycznych, salonów kosmetycznych, ośrodków edukacyjnych, centrów usługowych i sklepów internetowych.
Wizyty — planowanie czasu i zasobów
Wizyta — dla firm, w których klienci przychodzą o określonej godzinie, aby spotkać się z konkretnym specjalistą. Pokazuje dostępność techników i zasobów (takich jak podnośniki lub stanowiska w centrum serwisowym) i pomaga uniknąć nakładania się terminów.
Kluczowa funkcja, której nie ma w innych dokumentach: klient może samodzielnie utworzyć wizytę za pomocą formularza wizyty online na Państwa stronie internetowej.
Wizyta przekształca się w wycenę, zlecenie lub sprzedaż. Obecnie nie ma oddzielnych raportów.
Przydatne dla: salonów kosmetycznych i spa, centrów medycznych, warsztatów samochodowych, warsztatów rzemieślniczych, klinik weterynaryjnych, usług prawnych i projektowych.
Wycena — uzgodnienie kosztów przed rozpoczęciem pracy
Wycena — jest to wstępna kalkulacja. Jest potrzebna, gdy cena nie jest stała i zależy od złożoności, zakresu lub szczegółów. Klient widzi pełny zakres i koszt — a dopiero po zatwierdzeniu otwierane są zlecenia.
Przekształca się wyłącznie w zlecenia. Raporty są takie same jak dla zleceń; wystarczy wybrać rodzaj dokumentu „wycena”.
Przydatne dla: naprawy sprzętu, budownictwa i wykończeń, usług motoryzacyjnych, drukarni i krawiectwa.
Zlecenie — główny i najbardziej kompleksowy dokument
Zlecenie — to serce systemu. Jedno urządzenie lub wyrób — jedno zlecenie. Dokument jest wieloetapowy: od diagnozy i oceny po płatność i zamknięcie.
Główna zaleta w porównaniu ze sprzedażą: zlecenia obsługują złożone i mieszane schematy płatności — częściowo gotówką, częściowo kartą, przedpłata, płatność częściowa. Jeśli potrzebujesz elastyczności finansowej, to jest to dokument dla Ciebie.
Zlecenia nie przekształcają się w inne dokumenty — są one ostatnim etapem. Posiadają najbardziej kompleksowe raportowanie w systemie.
Przydatne dla: wszelkich firm usługowych z wieloetapowym procesem.
Sprzedaż — szybko, prosto, tu i teraz
Sprzedaż została zaprojektowana z myślą o jak najszybszym przetwarzaniu transakcji. Minimalna liczba kliknięć, brak zbędnych pól.
Ta szybkość ma jednak swoją cenę: sprzedaż nie obsługuje płatności mieszanych, przedpłat ani płatności częściowych. Jeśli schemat płatności jest bardziej złożony niż „klient płaci od razu pełną kwotę” — skorzystaj z zleceń.
Sprzedaż nie podlega dalszej konwersji. Raportowanie sprzedaży odbywa się w oddzielnej sekcji.
Przydatne dla: sklepów detalicznych, punktów sprzedaży detalicznej, każdej prostej sprzedaży kasowej.
Faktura — rejestrujemy umowę płatności
Faktura — to nie jest transakcja, ale umowa. Nie ma to wpływu na stan zapasów, ale wpływa na salda na kontach finansowych (kasach), ponieważ za te faktury można przyjmować płatności.
Przydatne w B2B lub gdy trzeba wysłać dokument do klienta przed płatnością. Nie ma oddzielnych raportów, ale przepływy pieniężne są śledzone w raportach finansowych.
Jak dokumenty są powiązane
Większość dokumentów nie jest odizolowanymi narzędziami, ale częściami jednego łańcucha:
Zgłoszenia przekształcają się w: zlecenia pracy, sprzedaż
Wizyta przekształca się w: wycenę, zlecenia pracy, sprzedaż
Wycena przekształca się wyłącznie w zlecenia pracy
Zlecenie pracy — nie przekształca się w żaden inny dokument
Sprzedaż — nie przekształca się w żaden inny dokument
Faktura — nie przekształca się w żaden inny dokument
W ten sposób klient może przejść całą ścieżkę od pierwszego telefonu do sfinalizowanej transakcji w jednym systemie — i żaden krok nie zostanie pominięty.