RO App automatyzuje procesy na każdym etapie interakcji z klientem — od pierwszego połączenia po realizację zleceń i płatności. Poniżej wymieniono główne wbudowane funkcje automatyzacji systemu. W przypadku niestandardowych scenariuszy dostępne są również interfejsy API i webhooki — pozwalają one na elastyczne rozszerzanie funkcjonalności w celu dostosowania jej do potrzeb konkretnej firmy.

Wyzwalacze wielokanałowe. RO App automatycznie wysyła wiadomości SMS, e-mailowe lub przez Telegram do klientów i pracowników, gdy wystąpią określone zdarzenia. Powiadomienia można również wysyłać na ten sam czat, na którym po raz pierwszy nawiązano kontakt z klientem — na Viberze, WhatsAppie lub Instagramie.

Na przykład:

Wysyłanie zaplanowane. Możesz skonfigurować wysyłanie zaplanowane i ustawić, aby wiadomości były wysyłane wyłącznie w godzinach pracy.

Na przykład tydzień po wizycie w salonie klient automatycznie otrzyma prośbę o pozostawienie recenzji.

Transkrypcja rozmowy. Po zakończeniu rozmowy system automatycznie generuje jej transkrypcję. Można skonfigurować rodzaj rozmowy (przychodząca, wychodząca lub wszystkie), minimalny i maksymalny czas trwania, a także konkretne numery wewnętrzne, dla których ta funkcja ma zastosowanie.

Analiza nastrojów klientów oparta na sztucznej inteligencji. Po wygenerowaniu transkrypcji sztuczna inteligencja automatycznie analizuje rozmowę w celu określenia nastroju klienta i kluczowych spostrzeżeń. Nastroje odzwierciedlają poziom zadowolenia klienta za pomocą emotikonów, natomiast wnioski zawierają krótkie opisy rozmowy, takie jak „wymaga oddzwonienia”, „klient jest zadowolony z jakości obsługi” lub „problem nie został rozwiązany”.

Tworzenie zadań i zgłoszeń na podstawie rozmów. Dla każdego nieodebranego lub odebranego połączenia przychodzącego system automatycznie tworzy zadanie lub zgłoszenie i przypisuje do niego menedżera. Jeśli klient znajduje się już w bazie danych, system go wyszuka i powiąże z istniejącym zleceniem lub zgłoszeniem.

Rejestrowanie nowych kontaktów. Jeśli do firmy zadzwoni klient, którego jeszcze nie ma w bazie danych, system automatycznie tworzy nową kartę kontaktową z jego numerem telefonu. Aby menedżerowie mogli natychmiast zidentyfikować nowych potencjalnych klientów i nie pomylić ich z istniejącymi kontaktami, takim kontaktom automatycznie przypisywana jest nazwa w specjalnie sformatowanej etykiecie.

Przekształcanie zgłoszenia w zlecenia lub sprzedaż. Gdy zgłoszenie osiąga status pomyślnie zrealizowanego zlecenia lub sprzedaży, system automatycznie tworzy na jego podstawie zlecenia lub transakcję sprzedaży. Menedżer nie musi ręcznie przenosić danych i szczegółów klienta z zgłoszenia — cały proces, od pierwszego kontaktu po zlecenia lub sprzedaż, odbywa się w jednym miejscu.

Synchronizacja statusu w oparciu o decyzję klienta. Jeśli klient zatwierdzi wycenę, system automatycznie aktualizuje jego status i przekształca go w zlecenia. Jeśli klient odrzuci wycenę, zostaje ona zamknięta z odpowiednim statusem. Przyspiesza to przejście od zatwierdzenia do realizacji prac.

Rejestrowanie podpisu lub przyczyny odrzucenia na stronie publicznej. Po zatwierdzeniu wyceny system prosi klienta o złożenie podpisu elektronicznego. Jest on wyświetlany na stronie publicznej i automatycznie zapisywany w dzienniku zdarzeń wyceny (w razie potrzeby można zebrać wiele podpisów na różnych etapach). Jeśli klient odrzuci ofertę, system prosi go o podanie przyczyny odrzucenia, która również jest rejestrowana w dzienniku zdarzeń. Pozwala to menedżerowi na szybkie dostosowanie warunków, aktualizację wyceny i kontynuację komunikacji.

Podobna funkcja zbierania podpisów i powodów odrzucenia jest również dostępna w przypadku standardowych zleceń, które stanowią kolejny krok po wycenie.

Wysyłanie Linku do płatności po zmianie statusu. Po utworzeniu zlecenia system automatycznie generuje jego stronę publiczną oraz unikalny link. Można skonfigurować automatyczne powiadomienia tak, aby po przejściu zlecenia do określonego statusu (na przykład „Oczekuje na płatność”) klient natychmiast otrzymał wiadomość zawierającą ten link. Klikając w link, kupujący może wyświetlić szczegóły zlecenia, zaakceptować je lub odrzucić oraz natychmiast dokonać płatności online.

Aktualizacja statusu na stronie publicznej po akceptacji, odrzuceniu lub dokonaniu płatności. Gdy klient zaakceptuje, odrzuci lub opłaci zlecenie za pośrednictwem strony publicznej, system automatycznie aktualizuje status zlecenia bez konieczności interwencji menedżera. Dzięki temu system utrzymuje aktualne statusy zleceń w czasie rzeczywistym.

Automatyczne wypełnianie informacji o wyrobach. Podczas tworzenia zlecenia system może automatycznie wypełnić dane dotyczące wyrobów — kategorię, markę i model — na podstawie unikalnego identyfikatora. Obsługiwanych jest kilka rodzajów wyszukiwania: według numeru IMEI dla smartfonów i tabletów, według numeru VIN dla samochodów, a także według numeru HIN dla statków. Wystarczy wpisać numer i kliknąć „Szukaj” — pola zostaną wypełnione automatycznie.

Zmiany statusu zlecenia wywołane integracją z platformami handlowymi. Gdy status zlecenia zmienia się w sklepie internetowym, status zlecenia w RO App jest aktualizowany automatycznie.

Generowanie linków do płatności. Gdy faktura osiągnie skonfigurowany status, system automatycznie generuje unikalny link do płatności dla klienta.

Synchronizacja z usługami płatniczymi i księgowymi (Xero, QuickBooks). Po potwierdzeniu płatności za pośrednictwem podłączonej usługi płatniczej status faktury w systemie automatycznie zmienia się na „opłacona”. Eliminuje to konieczność ręcznego śledzenia płatności i zamykania faktur. Menedżer może sprawdzić aktualny status płatności bez konieczności przechodzenia na inną platformę.

Wystawianie i rejestrowanie faktur elektronicznych (e-fakturowanie). Integracja w pełni automatyzuje wymianę faktur zgodnie z wymogami UE, eliminując konieczność ręcznej pracy ze strony menedżera. Wystarczy ustawić określony status zlecenia, a gdy zlecenie osiągnie ten status, system automatycznie wygeneruje dokument, zarejestruje go w urzędzie skarbowym i wyśle do kontrahenta (e-mailem lub przez sieć PEPPOL).

Zmiana statusu faktury po dokonaniu płatności. Po potwierdzeniu płatności za pośrednictwem podłączonej usługi płatniczej status faktury w systemie automatycznie aktualizuje się do odpowiedniego statusu. Menedżer może sprawdzić aktualny status płatności bez dodatkowych kontroli.

Wizyta za pośrednictwem strony rezerwacyjnej online. Gdy klient samodzielnie rezerwuje termin za pośrednictwem strony rezerwacyjnej online, system automatycznie tworzy odpowiednią wizytę w RO App. Menedżer nie musi ręcznie wprowadzać danych — wszystko jest natychmiast rejestrowane, a klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie.

Transfery wyrobów przy zmianie statusu zlecenia. Gdy zlecenie przechodzi do określonego statusu, wyrób jest automatycznie przenoszony do odpowiedniej lokalizacji magazynowej. Na przykład, gdy status to „W trakcie realizacji”, wyrób jest przenoszony do lokalizacji magazynowej technika; gdy status to „Gotowe”, jest przenoszony do lokalizacji magazynowej „Odbiór”. Pozwala to na dokładne śledzenie lokalizacji wyrobu na każdym etapie.

Rezerwowanie towarów dla zleceń. Ta funkcja automatyzuje kontrolę zapasów, znacznie upraszczając alokację towarów niedostępnych w magazynie. Gdy zlecenie klienta osiąga określony status, system automatycznie dodaje brakujące towary do listy oczekujących. Gdy tylko towar dotrze od dostawcy lub zostanie przeniesiony z innego magazynu firmy, system natychmiast rezerwuje go dla tego konkretnego klienta. Jeśli zlecenia produkcyjne zostaną anulowane lub upłynie okres rezerwacji, rezerwacja jest automatycznie usuwana, a towary wracają do zasobów dostępnych do sprzedaży.

Automatyczne drukowanie dokumentów i etykiet podczas kluczowych czynności. To ustawienie pozwala systemowi automatycznie wysyłać niezbędne formularze do drukarki, dzięki czemu menedżerowie nie muszą tracić czasu na wykonywanie tych czynności ręcznie. Wystarczy raz wybrać dokument podczas tworzenia zleceń (potwierdzenie odbioru), ich zamykania (raport o zakończeniu pracy) lub realizacji sprzedaży (paragon) — system zapamięta ten wybór i w przyszłości automatycznie uruchomi drukowanie. W ustawieniach szablonów można również włączyć automatyczne drukowanie etykiet wyrobów: po aktywacji okno drukowania otworzy się automatycznie zaraz po utworzeniu zleceń, co znacznie przyspiesza etykietowanie i obsługę.

Obliczanie wynagrodzeń i premii. Ta funkcja w pełni automatyzuje śledzenie wynagrodzeń i kar pracowników, eliminując konieczność ręcznych obliczeń. W ustawieniach wystarczy jednorazowo wybrać kluczowe zdarzenie dla naliczania, na przykład:

Gdy tylko zdarzenie to zostanie zarejestrowane, system oblicza i przypisuje wynagrodzenie pracownikowi.

Umożliwiają one automatyczny transfer danych między RO App a platformami zewnętrznymi bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Można na przykład skonfigurować automatyczne tworzenie zgłoszeń, kontaktów lub zleceń z Google Forms, własnej strony internetowej lub strony docelowej, sklepu internetowego lub dowolnej innej usługi z formularzami.

Jak widać, automatyzacja w RO App obejmuje całą ścieżkę klienta — od połączeń i zgłoszeń po zlecenia, płatności i zapasy magazynowe. Nieustannie pracujemy nad nowymi funkcjami, aby ograniczyć rutynowe zadania i sprawić, by Państwa praca była szybsza i bardziej wydajna.