Przyjęcie z pliku przy użyciu mapowania
Proces księgowania można znacznie przyspieszyć i uprościć, szybko i łatwo importując towary za pośrednictwem pliku Excel przy użyciu mapowania.
☝ Ta metoda jest odpowiednia:
Jeśli otrzymujesz towary od dostawcy w pliku XLSX / XLS / CSV.
Do automatycznego dopasowania danych dostawcy do Twoich towarów.
Jeśli potrzebujesz nie tylko Przyjęcia istniejących towarów, ale także tworzenia nowych.
Jego zalety to:
Szybkie księgowanie bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Minimalizacja błędów i duplikowania towarów.
Automatyczna aktualizacja cen, kodów kreskowych i sald na podstawie danych dostawcy.
Można również przyspieszyć i uprościć proces przyjęcia towarów, przesyłając je za pośrednictwem pliku Excel. W dokumencie przyjęcia kliknij przycisk Importuj, a następnie prześlij plik z komputera.
Należy pamiętać, że wszystkie wartości w tabeli muszą być w formacie tekstowym.
Jeśli dane w tabeli są ustawione w innym formacie, podczas przyjmowania towarów mogą zostać utworzone zduplikowane rekordy.
Po przesłaniu pliku należy ustawić zgodność między polami systemowymi a nazwami kolumn w pliku Excel.
Kategoria towarów jest polem wymaganym. W przypadku towarów należących do tej samej kategorii można użyć wartości domyślnej. Podczas importowania należy określić cały łańcuch kategorii — od kategorii nadrzędnej do kategorii ostatniego poziomu.
Na przykład, jeśli masz kategorię Wszystkie towary > Akcesoria > Etui, to podczas importowania musisz podać tę kategorię w całości w kolumnie „Kategoria” pliku.
Nazwa towaru - pole wymagane.
Kod towaru - unikalny identyfikator towaru.
Artykuł towaru - unikalny numer lub oznaczenie towaru.
Ważne: tylko jedno z pól będzie obowiązkowe — „Nazwa towaru”, „Kod towaru” lub „SKU towaru”, w zależności od tego, która z tych wartości jest używana w Twojej firmie jako unikalny identyfikator towaru.
Ilość jest wymagana dla towarów nieseryjnych. W przypadku towarów serializowanych, jeśli liczba jednostek przekracza liczbę określonych numerów seryjnych, brakujące numery zostaną wygenerowane automatycznie. Jeśli liczba jednostek jest mniejsza niż liczba określonych numerów seryjnych, wówczas zostanie przyjęta tylko ta liczba numerów seryjnych, która odpowiada rzeczywistej liczbie jednostek.
Numery seryjne są wymagane w przypadku towarów serializowanych. W takim przypadku ilość towarów jest równa liczbie numerów seryjnych wskazanych przecinkami (nie więcej niż 20).
Cena zakupu to obowiązkowe pole, które reprezentuje koszt towarów. Jest ona wykorzystywana do obliczania zysku i to na jej podstawie tworzone są marże.
Gwarancja dostawcy (wartość) to ilość (liczba).
Gwarancja dostawcy (termin) to jednostka miary: dni lub miesiące.
Kolumny „Gwarancja dostawcy (wartość)” i „Gwarancja dostawcy (okres)” są opcjonalne, ale jeśli wypełniasz gwarancję, obie muszą być wypełnione.
Data wygaśnięcia jest ostateczną datą wygaśnięcia produktu. Data wygaśnięcia jest wyświetlana w osobnej kolumnie w magazynie w tabeli salda.
W przypadku otrzymania partii jednego towaru z różnymi datami ważności, każda grupa z odrębną datą ważności powinna zostać zarejestrowana z odrębnym dowodem dostawy.
Ceny nie są polami wymaganymi. Jest to możliwość natychmiastowego wypełnienia rodzajów cen towarów z tabeli importu zgodnie z tymi utworzonymi w systemie na stronie Ustawienia > Ceny i rabaty > Towary.
Dzięki tej metodzie przyjęcia można przesyłać i tworzyć nowe towary.
Nowa karta towaru jest tworzona i wypełniana danymi, które zostały dopasowane podczas ładowania tabeli. Jeśli kategoria określona w pliku nie istnieje w systemie, zostanie utworzona.
Należy pamiętać, że plik do przyjęcia towarów może zawierać do 250 wierszy!
System dopasowuje towary na podstawie ich unikalnego identyfikatora. Jeśli taki towar już istnieje, możesz pozostawić pole „Kategoria” puste — podczas przyjęcia zostanie on dodany do swojej kategorii.
Po pierwszym przyjęciu towarów porównania importu są zapisywane przez dostawcę. Oznacza to, że podczas kolejnego przyjęcia towaru, wybierając tego dostawcę, dane zostaną uzupełnione automatycznie.
Po porównaniu wszystkich wartości kliknij przycisk Importuj.
Po dodaniu towarów do tabeli przyjęć (ręcznie lub przy użyciu pliku), kliknij przycisk Utwórz .
W razie potrzeby możesz edytować gotowy dokument przyjęcia. Więcej informacji na temat edycji dokumentu przyjęcia znajduje się w tym artykule.
Przyjęcie istniejących towarów z pliku
☝ Ta metoda jest odpowiednia:
Jeśli otrzymujesz towary od dostawcy w pliku XLSX / XLS / CSV.
W przypadku masowej aktualizacji ilości towarów bez tworzenia nowych pozycji.
Jeśli towary są już w systemie, ale muszą być dystrybuowane do nowych magazynów.
Jego zalety to:
Redukcja błędów - eliminuje ryzyko ręcznego wprowadzania danych.
Elastyczność ustawień - można określić numery seryjne, gwarancję i ceny detaliczne.
W dokumencie księgowania kliknij przycisk "Importyj", a następnie "Szablon importu". Przykład zostanie pobrany na Państwa komputer i zalecamy pracę w nim.
Ważne: do przyjęcia za pomocą pliku Excel można przesłać tylko pozycje, które istnieją w magazynie. Aby utworzyć nowe pozycje, należy utworzyć je ręcznie lub skorzystać z importu towarów na stronie Magazyn > Towary i kategorie.
Należy pamiętać, że przyjęcie towarów przy użyciu pliku Excel jest możliwe tylko wtedy, gdy unikalnym identyfikatorem produktu jest Nazwa. Więcej informacji na temat konfigurowania unikalnego identyfikatora produktu można znaleźć w tym artykule.
Unikalny identyfikator towaru jest wartością unikalności produktu (nazwa, kod, artykuł lub nieokreślony), kolumna jest wymagana. Przeczytaj więcej o definiowaniu unikalnego identyfikatora w tym artykule.
Ważne: Jeśli nie zdefiniowałeś unikalnego identyfikatora produktu (w ustawieniach jest wskazane "nie określono"), musisz użyć ID produktu (możesz znaleźć identyfikator produktu, eksportując produkty na stronie "Moja firma - Produkty").
Ilość jest wymagana dla towarów nieseryjnych.
Numery seryjne jest wymagane dla towarów seryjnych. W tym przypadku ilość towarów jest równa liczbie numerów seryjnych wskazanych przez przecinki (nie więcej niż 20).
Gwarancja dostawcy (znaczenie) ー jest to ilość (liczba).
Gwarancja dostawcy (okres) to jednostka miary: dni lub miesiące.
Należy pamiętać, że kolumny "Gwarancja dostawcy (znaczenie)" i "Gwarancja dostawcy (okres)" nie są obowiązkowe, ale jeśli wypełniasz gwarancję, obie muszą być wypełnione.
Cena zakupu oznacza koszt zakupu towaru. Jest ona uwzględniana w kalkulacji zysku i to od tej ceny tworzone są marże.
Kolumny z cenami detalicznymi produktów są opcjonalne - jeśli nie ma danych, wystarczy zostawić pustą komórkę i usunąć nazwy kolumn, aby do produktów nie były stosowane ceny zerowe.
Komórka — jeśli używasz przechowywanie w komórkach magazynowych, plik będzie miał kolumnę z komórkami. Tutaj możesz określić komórki, które są potrzebne od razu. Jeśli zostawisz pustą komórkę, to dla tego produktu zostanie automatycznie ustawiona domyślna komórka dla wybranego magazynu.
Aby przesłać wypełniony plik do RO App, należy kliknąć przycisk "Importyj", dołączyć go i kliknąć przycisk "Importyj".
Należy pamiętać, że plik do przyjęcia towarów może zawierać do 250 wierszy!
Jeśli zaimportujesz plik w starym formacie, który nie zawiera kolumny „Data wygaśnięcia”, podczas importu wystąpi błąd. Wynika to z faktu, że tej właściwości nie można jeszcze ustawić dla istniejących towarów.
Aby uniknąć tego błędu, dodaj kolumnę o nazwie „Data wygaśnięcia” do pliku importu przed kolumnami cen i pozostaw ją pustą. Jest to rozwiązanie tymczasowe, do czasu wydania aktualizacji, która pozwoli ustawić daty wygaśnięcia nie tylko dla nowych towarów, ale również dla istniejących.
Po dodaniu towarów do tabeli przyjęcia (ręcznie lub za pomocą pliku) należy kliknąć przycisk "Uzyskać".
W razie potrzeby możesz edytować gotowy dokument przyjęcia. Więcej informacji na temat edycji dokumentu przyjęcia znajduje się w tym artykule.