Istnieje kilka sposobów umieszczania towarów w RO App: ręcznie, poprzez proste zaimportowanie sformatowanego pliku Excel lub poprzez zaimportowanie i zmapowanie danych. Możliwe jest również przekształcenie zamówienia do dostawcy w przyjęcie. W tym artykule omówimy wszystkie opcje.
Należy pamiętać, że w aplikacji mobilnej nie ma możliwości przyjęcia towarów.
Przyjęcie z zamówienia do dostawcy
Dokument księgowy można utworzyć bezpośrednio z zamówienia do dostawcy — wstępnego etapu przed przyjęciem. Korzystanie z zamówień do dostaw pozwala uporządkować zakupy, ograniczyć liczbę błędów i zapewnić przejrzystość procesu dostaw.
Następnie przyjrzyjmy się sposobom księgowania towarów.
Przyjęcie ręczne
☝ Ta metoda jest odpowiednia:
Jeśli potrzebujesz szybko dodać jeden lub kilka nowych towarów.
Jeśli otrzymany towar nie ma noty wydatków (na przykład produkcja wewnętrzna).
Jej zalety to:
Szybkość i prostota, brak konieczności tworzenia dokumentów.
Umożliwia szybką korektę danych.
Aby przyjąć towar do magazynu, należy kliknąć przycisk "+ Przyjęcie" na stronie Magazyn > Przyjęcia.
Wybierz lub dodaj dostawcę, wpisz numer faktury, datę i koniecznie wskaż magazyn, do którego przyjmowany jest towar.
Pamiętaj, że jeśli nie jest to pierwsze przyjęcie towaru, to automatycznie zostanie wybrany magazyn, do którego ostatnio przyjęcyv towar. Jeśli masz tylko jeden magazyn, zostanie on wybrany automatycznie.
W razie potrzeby podczas przyjęcia zawsze możesz zmienić magazyn. Pamiętaj, że jeśli korzystasz przechowywanie w komórkach magazynowych, to przy zmianie magazynu komórki zostaną zmienione na komórkę, która jest ustawiona jako "Domyślna" dla nowego magazynu.
Następnie wprowadź szczegóły dotyczące towaru. Dostępne są 2 warianty: przyjęcie towaru, który był już w magazynie oraz przyjęcie towaru, którego jeszcze nie ma w magazynie.
Przyjęcie znanych towarów do magazynu
Pamiętaj, że możesz wypełnić magazyn towarami za pomocą importu na stronie Moja firma > Towary. W ten sposób można szybko wprowadzić wszystkie informacje o toware, aby wprowadzić ilość podczas przyjęcia.
Aby dodać znane towary do magazynu:
1. Zeskanuj kod kreskowy lub wpisz nazwę, kod/artykuł i wybierz pozycję z listy (charakterystyka towaru jest automatycznie podciągana).
Należy pamiętać, że gdy RO App znajdzie pozycję po kodzie kreskowym i doda ją do tabeli, rozlegnie się sygnał dźwiękowy. Jeśli pozycja jest już w tabeli, jej ilość zwiększy się o jeden. Tak więc, jeśli zeskanujesz kod kreskowy danej pozycji trzy razy, w tabeli znajdą się 3 sztuki tej pozycji.
2. Wprowadź ilość lub zeskanuj numery seryjne (w przypadku towarów serializowanych).
3. Wprowadź cenę zakupu (koszt otrzymanego towaru).
Ważne: Cena zakupu może się różnić w zależności od partii, ale dla klienta cena towaru pozostaje niezmienna. Kliknij przycisk "Pokaż ceny", aby je zmienić.
W kolumnie "Aktualna cena" wyświetlane są aktualne ceny dla danego towaru w magazynie.
W kolumnie "Orientacyjna cena" znajduje się obliczona wartość, uwzględniająca wielkość narzutów, które są skonfigurowane na stronie "Ustawienia > Ceny i rabaty". Aby określić szacunkową wartość jednej ceny, kliknij na nią w kolumnie po prawej stronie. Aby ustawić wszystkie obliczone ceny jako ceny bieżące, kliknij na strzałkę.
W razie potrzeby zawsze można zmienić ceny w oknie towaru lub po dodaniu towaru do zlecenia/sprzedaży, jeśli pracownik ma odpowiednie uprawnienia.
4. Wprowadź gwarancję dostawcy.
Ważne: gwarancja dostawcy jest wskazywana bezpośrednio przy księgowaniu do konkretnej partii towaru.
5. Określ datę wygaśnięcia produktu, jeśli opcja śledzenia daty wygaśnięcia została dla niego aktywowana w karcie produktu. W takim przypadku pole to musi zostać wypełnione podczas przyjęcia.
W przypadku otrzymania partii jednego towaru z różnymi datami ważności, każda grupa z odrębną datą ważności powinna zostać zarejestrowana z odrębnym dowodem dostawy.
6. Umieść towar w komórce, jeśli korzystasz z magazynów adresowych.
Składowanie adresowe to metoda umieszczania towarów w magazynie, w której każdemu miejscu składowania przypisana jest indywidualna nazwa (adres). Aby ją włączyć, zaznacz pole wyboru “Włącz przechowywanie w komórkach magazynowych” na stronie "Ustawienia > Magazyny".
7. Na koniec kliknij przycisk "Dodaj".
Jeśli musisz edytować numer seryjny, kliknij na ilość i usuń numer w oknie, które się otworzy. Następnie dodaj ponownie prawidłowy numer seryjny.
Możesz również edytować cenę, gwarancję sprzedawcy lub komórkę, klikając na nią.
W razie potrzeby dodaj komentarz do produktu. Podczas dodawania wybierz typ komentarza — publiczny lub prywatny. Komentarz prywatny jest widoczny tylko w systemie i przeznaczony do użytku wewnętrznego. Komentarz publiczny będzie wyświetlany podczas drukowania dokumentu przyjęcia towaru.
Przyjęcie nowych towarów do magazynu
Aby dodać nowy towar do magazynu:
1. Określ nazwę produktu i kliknij przycisk "Utwórz towar".
2. Określ cechy towaru:
kategorię towaru (jeśli nie znalazłeś odpowiedniej kategorii, możesz stworzyć nową, klikając przycisk "+ Kategoria");
dodaj opis i załaduj obraz, jeśli to konieczne;
określ kod towaru i artykuł, jeśli to konieczne;
dodaj istniejący kod kreskowy towaru lub wygeneruj go;
ustawić okres gwarancji dla klienta;
Należy podać datę ważności, jeśli ma to zastosowanie do towaru.
wskazać, czy ten towar będzie podlegał serializacji.
Ważne: śledzenie numerów seryjnych jest bezpowrotne. Wszystkie kolejne operacje towaru będą wymagały zdefiniowania numeru seryjnego dla każdej jednostki towaru.
Jeśli towar jest seryjny, możesz podać istniejące numery seryjne lub wygenerować je w RO App (szablon numeru seryjnego konfiguruje się na stronie "Ustawienia > Magazyny"). W numerze seryjnym możesz użyć cyfr, znaków łacińskich, a nawet symboli. Całkowita liczba numerów seryjnych musi być równa liczbie pozycji do przyjęcia.
Etykiety z numerami seryjnymi można wydrukować, klikając ikonę drukarki 🖨️. Więcej na temat drukowania etykiet z numerami seryjnymi można przeczytać w tym artykule.
określić ceny ręcznie lub pozostawić te pola bez zmian, aby ceny były obliczane automatycznie po podaniu "Ceny zakupu". Narzut ustawia się na stronie "Ustawienia > Ceny i rabaty";
ustawić kontrolę zapasów dla towaru, jeśli to konieczne. Użycie tej funkcji pozwoli na szybkie wygenerowanie raportu o pozycjach wymagających zakupu.
w razie potrzeby ustaw niestandardowe premie dla pracownika za sprzedaż tego towaru lub za dodanie towaru do zlecenia. Może to być procent od ceny pozycji, stała kwota pieniędzy lub obie te wartości. Jeśli pozostawisz to pole puste, zastosowane zostaną standardowe zasady wynagradzania pracownika
Na koniec kliknij przycisk "Zapisać".
3. Po utworzeniu pozycji otworzy się okno do wprowadzania informacji o przyjęcie:
określić ilość towaru;
ustawić Gwarancję dostawcy;
określ komórkę, w której chcesz umieścić towar (jeśli korzystasz z magazynu adresowego);
określ cenę zakupu (koszt towaru).
Jeśli podczas wypełniania charakterystyki towaru określiłeś ceny, zostaną one automatycznie wciągnięte do kolumny "Aktualna cena". W kolumnie "Orientacyjna cena" znajdą się ceny zgodne z narzutami ustawionymi na stronie "Ustawienia > Ceny i rabaty". Aby zastosować wyliczoną cenę, kliknij na strzałkę, a wszystkie ceny zostaną przeniesione do kolumny "Aktualna cena", która będzie wyświetlana podczas dodawania przedmiotu do zlecenia lub sprzedaży.
Jeśli nie określiłeś cen podczas wypełniania charakterystyki towaru, kolumna "Aktualna cena" będzie miała wartość ceny 0. Jednocześnie możesz zastosować "Orientacyjna cena" zgodnie z ustawionymi marżami na stronie "Ustawienia > Ceny i rabaty".
W razie potrzeby zawsze można zmienić ceny w oknie towaru lub po dodaniu towaru do zlecenia / sprzedaży, jeśli pracownik ma odpowiednie uprawnienia.
4. Kliknij przycisk "Dodaj". Po tej czynności towar zostanie automatycznie dodany do tabeli towarów do przyjęcia.