Funkcja zamówienia do dostawcy pomaga organizować i kontrolować zakupy firmy. Zmniejsza ryzyko błędów podczas przyjęcia towarów, zapewnia przejrzystość procesu dostawy i pozwala skuteczniej planować operacje związane z magazynem.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku firm posiadających dużą liczbę towarów, regularne dostawy i wysokie wymagania księgowe (handel detaliczny, dystrybucja, usługi, produkcja).

Zamówienie do dostawcy jest wstępnym etapem przed przyjęciem. Ta funkcja pozwala na:

Funkcja zamówienia do dostawcy jest najbardziej przydatna dla firm z szeroką gamą towarów, regularnymi dostawami i wysokimi wymaganiami księgowymi. Ważne będzie również planowanie i przejrzystość rozliczeń z dostawcami. Dotyczy to przede wszystkim handlu detalicznego i hurtowego, dystrybucji, firm usługowych, produkcji, budownictwa i logistyki, gdzie konieczne jest planowanie magazynu i unikanie zakłóceń w dostawach.

Funkcja ta będzie również przydatna w centrach medycznych i weterynaryjnych, salonach kosmetycznych i laboratoriach, gdzie ważne jest kontrolowanie Magazynu i zapewnienie dostępności szerokiej gamy towarów na czas.

Sklep elektryczny monitoruje magazyn

Menedżer zauważa, że zapasy kabli są krytycznie niskie (150 m). Na stronie magazynu klika „+ Zamówienie do dostawcy”, a system automatycznie wyświetla ostatniego dostawcę i zalecaną ilość. Następnie menedżer tworzy dokument, eksportuje go do formatu PDF i wysyła do dostawcy.

Apteka automatycznie uzupełnia magazyn

Pod koniec każdego dnia system identyfikuje leki, których poziom magazynu jest krytycznie niski. Kupujący przegląda oferty, tworzy zamówienie do zatwierdzenia, a po potwierdzeniu wysyła je do dostawcy.

Inżynier szybko dostosowuje realizację zamówienia

Podczas napraw inżynier zauważa, że dostawca przesunął termin dostawy o 3 dni. Odkłada realizację tego zamówienia i natychmiast podejmuje się innego zadania, utrzymując rytm pracy.

1. Na stronie Magazyn > Zamówienia do dostawcy wybierz potrzebną lokalizację i kliknij „+ Zamówienie do dostawcy”.

2. Wypełnij wymagane pola:

Kliknij Utwórz.

Numer seryjny utworzonego dokumentu jest generowany na podstawie szablonu numeru dokumentu dla tej lokalizacji. Obecnie wszystkie dokumenty utworzone w tym miejscu mają status „Wersja robocza” i znajdują się w tabeli zamówień do dostawcy. W przyszłości będzie można konfigurować statusy zamówień do dostawców w taki sam sposób, jak statusy innych dokumentów.

Aby edytować dokument, otwórz wymagane zamówienie do dostawcy, wprowadź niezbędne zmiany i kliknij „Zapisz”. W dokumencie można zmienić następujące elementy:

Aby dodać płatność do zamówienia do dostawcy, wybierz jej rodzaj (płatność na rzecz dostawcy lub zwrot od dostawcy) i podaj szczegóły: kwotę, metodę płatności i kasę fiskalną. W razie potrzeby możesz dodać komentarze i tagi, zmienić odpowiedzialnego pracownika lub pozycję przepływu środków pieniężnych, jeśli z nich korzystasz.

Kliknij Utwórz — wszystkie utworzone płatności zostaną wyświetlone w bloku „Płatności”.

Po zmianie statusu zamówienia do dostawcy na „Zaksięgowane” można natychmiast utworzyć dokument księgowy.

Następujące dane są automatycznie przemieszczane z dokumentu zamówienia do dostawcy do dokumentu księgowego:

Jeśli w Twojej firmie włączono lokalizacje magazynowe, pamiętaj o określeniu komórek do przyjęcia. W przypadku towarów z datą ważności lub numerem seryjnym należy odpowiednio określić datę ważności i/lub numery seryjne.

Wypełnij pozostałe wymagane pola w dokumencie przyjęcia i kliknij Utwórz.

Możesz otworzyć utworzone przyjęcie, klikając jego numer w kanale zamówień dostawców.

W utworzonym zamówieniu do dostawców kliknij Działania i wybierz jedną z następujących opcji:

1. Duplikuj. Pozwala to skopiować wszystkie dane do nowego zamówienia do dostawców — datę i godzinę utworzenia, dostawcę, datę dostawy, fakturę, magazyn i listę dodanych towarów.

W razie potrzeby wprowadź zmiany i zapisz nowe zamówienie.

2. Drukuj zamówienie.

Po prawej stronie okna dialogowego dokumentu zamówienia znajduje się taśma zdarzeń dla tego dokumentu, która działa podobnie jak taśma zdarzeń dla zleceń, wycen itp. i wyświetla działania pracowników.

Zdarzeń nie można usuwać z kanału, więc można zobaczyć wszystko, co działo się z zamówieniem do dostawcy.

Rejestrowane są tutaj następujące zdarzenia:

Po najechaniu kursorem na zdarzenie można zobaczyć datę, godzinę i nazwisko pracownika, który wykonał tę czynność.

W taśmie zdarzeń zamówienia do dostawcy można wykonać następujące czynności:

1. Utwórz zadanie, dodaj zdjęcie lub plik. W tym celu kliknij ikonę „+” na dole i wybierz żądaną czynność:

Ważne: rozmiar pliku może wynosić do 5 MB, format: JPG lub PNG.

2. Dodaj publiczny lub prywatny komentarz. Aby to zrobić, po prostu zacznij pisać na dole taśmy zdarzeń.

Domyślnie komentarze są publiczne, ale w razie potrzeby można kliknąć ikonę oka, aby ustawić komentarz jako prywatny.

Komentarze publiczne są widoczne dla wszystkich pracowników, którzy mają dostęp do zamówienia do dostawcy. Komentarze prywatne są widoczne tylko dla pracownika, który je napisał, niezależnie od praw dostępu. Dla wygody komentarze prywatne są podświetlone na żółto.

💡 Naciśnięcie klawisza Enter spowoduje wysłanie komentarza, a naciśnięcie Shift + Enter spowoduje przejście do następnej linii.

Aby usunąć komentarz, kliknij ikonę kosza obok niego. Komentarz nie zniknie, ale zostanie przekreślony, co pozwoli zachować pełną historię i wyświetlać nawet nieaktualne wpisy.

U góry znajduje się przełącznik, który pozwala wyświetlić „Wszystkie zdarzenia” lub tylko „Komentarze”.

W razie potrzeby można ukryć i rozwinąć taśmę zdarzeń. W tym celu kliknij linię zwijania.

Aby usunąć zamówienie do dostawcy dla dostawcy, otwórz żądany dokument i kliknij przycisk usuwania w prawym dolnym rogu. Usunięcie wielu dokumentów jednocześnie jest dostępne poprzez działania grupowe w tabeli zamówień dostawców.

Obecnie nie ma możliwości samodzielnego przywrócenia usuniętego zamówienia do dostawcy.