Zamówienie do dostawcy: co to jest i dlaczego jest potrzebne
Każdy proces zaopatrzenia rozpoczyna się nie od przyjęcia, ale od planowania – to właśnie na tym etapie tworzone jest zamówienie do dostawcy. Pomaga ono uporządkować zakupy i zachować nad nimi kontrolę. Zmniejsza to ryzyko błędów podczas przyjęcia, zapewnia przejrzystość procesu zaopatrzenia oraz ułatwia planowanie zapasów.
Zamówienie do dostawcy jest wstępnym etapem przed przyjęciem. Ta funkcja pozwala na:
rejestrowanie planowanych dostaw i śledzenie ich realizacji;
planowanie uzupełniania magazynu do wymaganego poziomu;
sprawdzanie, które towary zostały już zamówione i od którego dostawcy;
automatyczne przemieszczenie danych o towarach i partiach (ilości, daty zużycia itp.) do dokumentu księgowego;
przechowywanie historii zleceń i komunikacji z dostawcami.
Funkcja zamówienia do dostawcy jest najbardziej przydatna dla firm z szeroką gamą towarów, regularnymi dostawami i wysokimi wymaganiami księgowymi. Ważne będzie również planowanie i przejrzystość rozliczeń z dostawcami. Dotyczy to przede wszystkim handlu detalicznego i hurtowego, dystrybucji, firm usługowych, produkcji, budownictwa i logistyki, gdzie konieczne jest planowanie magazynu i unikanie zakłóceń w dostawach.
Funkcja ta będzie również przydatna w centrach medycznych i weterynaryjnych, salonach kosmetycznych i laboratoriach, gdzie ważne jest kontrolowanie Magazynu i zapewnienie dostępności szerokiej gamy towarów na czas.
Przykłady wykorzystania zamówienia do dostawcy
Sklep elektryczny monitoruje magazyn
Menedżer zauważa, że zapasy kabli są krytycznie niskie (150 m). Na stronie magazynu klika „+ Zamówienie do dostawcy”, a system automatycznie wyświetla ostatniego dostawcę i zalecaną ilość. Następnie menedżer tworzy dokument, eksportuje go do formatu PDF i wysyła do dostawcy.
Apteka automatycznie uzupełnia magazyn
Pod koniec każdego dnia system identyfikuje leki, których poziom magazynu jest krytycznie niski. Kupujący przegląda oferty, tworzy zamówienie do zatwierdzenia, a po potwierdzeniu wysyła je do dostawcy.
Inżynier szybko dostosowuje realizację zamówienia
Podczas napraw inżynier zauważa, że dostawca przesunął termin dostawy o 3 dni. Odkłada realizację tego zamówienia i natychmiast podejmuje się innego zadania, utrzymując rytm pracy.
Kupujący monitoruje dostawy i planuje nadchodzące przesyłki
Kupujący widzi w zamówieniach do dostawcy nie tylko listę towarów, ale także aktualny status dostawy: co jest już w magazynie, a co wciąż się oczekuje. Nawet w przypadku dostaw częściowych system pokazuje postęp dla każdej pozycji. To pozwala:
na czas koordynować harmonogram dostaw z dostawcą;
uniknąć ponownego zamawiania towarów, jeśli są już w drodze.
Księgowy monitoruje płatności i unika powtórzeń
Płatności mogą być już zarejestrowane w zamówieniach do dostawcy, więc system zapobiega powtórzeniom podczas przyjęcia. Dzięki temu księgowy może płacić etapami za każdą partię i przeglądać przejrzystą historię: jedno zamówienie do dostawcy — kilka dostaw — kilka płatności, bez błędów i zbędnych wydatków.
Jak utworzyć zamówienie do dostawcy
Uwaga: aby utworzyć zamówienie do dostawcy, musisz mieć włączone uprawnienie „Może tworzyć zamówienia do dostawcy”.
1. Na stronie Magazyn > Zamówienia do dostawcy wybierz potrzebną lokalizację i kliknij „+ Zamówienie do dostawcy”.
2. W zakładce Ogólne wypełnij wymagane pola:
Data i godzina utworzenia dokumentu — pozostaw aktualną wartość lub wybierz żądaną datę w przeszłości.
Wybierz lub utwórz dostawcę. To pole jest wymagane.
Uwaga: aby wyświetlić i określić dostawców, musisz mieć włączone uprawnienie „Może wyświetlać dostawców”.
Wskazać numer i datę dokumentu dostawy.
Wprowadź termin dostawy towarów z tego zlecenia.
Określ magazyn, do którego ma zostać dostarczona dostawa. Dla wybranej lokalizacji wyświetlane są tylko magazyny z włączonym uprawnieniem do przyjęcia.
3. Przejdź do zakładki Towary:
Dodaj istniejące towary lub utwórz nowe.
Określ ilość i cenę dodanych towarów. Domyślnie cena wynosi 0. Aby wyświetlić całkowity koszt zamówienia do dostawcy dla dostawcy w systemie i umożliwić płatność na jego podstawie, wprowadź aktualne dane dla każdej pozycji.
W razie potrzeby dodaj komentarz do produktu. Podczas dodawania wybierz typ komentarza — publiczny lub prywatny. Komentarz prywatny jest widoczny tylko w systemie i przeznaczony do użytku wewnętrznego. Komentarz publiczny będzie wyświetlany podczas drukowania zamówienia do dostawcy.
4. Kliknij Utwórz, aby zapisać zamówienie i powrócić do listy zamówień do dostawcy, lub Utwórz i otwórz, aby natychmiast kontynuować pracę nad nim.
Numer seryjny utworzonego dokumentu jest generowany na podstawie szablonu numeru dokumentu dla tej lokalizacji. Obecnie wszystkie dokumenty utworzone w tym miejscu mają status „Wersja robocza”. W przyszłości będzie można konfigurować statusy zamówień do dostawców w taki sam sposób, jak statusy innych dokumentów.
Suma zamówienia — czyli całkowity koszt zamówionych towarów — jest wyświetlana w prawym dolnym rogu dokumentu.
Tabela towarów w zakładce „Towary” zawiera nazwę towaru, cenę, sumę oraz zamówioną ilość, a także ilość, która została już przyjęta.
Pod tabelą wyświetlane są następujące informacje:
Zamówiona ilość
Przyjęta ilość
Całkowita kwota zamówienia do dostawcy (z podatkami)
Jeśli w dokumencie używane są różne jednostki miary, są one wyświetlane w oddzielnych wierszach, aby było jasne, ile każdej pozycji zostało przyjęte.
Wszystkie zamówienia do dostawców są wyświetlane w tabeli zamówień do dostawców.
Ponadto można je wyświetlić:
w profilu towaru w zakładce Zamówienia do dostawców — wyświetlane są tutaj wszystkie dokumenty, do których dodano ten towar;
w oknie dialogowym edycji towaru w zamówieniu/wycenie — wyświetlane są tutaj wszystkie zamówienia do dostawców, w których znajduje się ten towar (z wyjątkiem tych o statusie „Zamknięte” i „Zamknięte niepowodzeniem”).
Pomaga to w łatwym sprawdzeniu, ile sztuk towaru zostało zleconych i na jakim etapie znajduje się dostawa.
Inne sposoby tworzenia zamówienia do dostawcy
Możesz również utworzyć nowe zamówienie do dostawców na stronach „Towary dla zleceń klientów” i „Towary do ponownego zamówienia”, a nawet na podstawie zamówienia klienta.
zamówienie zakupu, zarządzanie zamówieniami, automatyzacja łańcucha dostaw, kontrola zapasów, planowanie zakupów, uzupełnianie zapasów, logistyka magazynowa, zapobieganie brakom magazynowym, optymalizacja zakupów, śledzenie dostaw, zarządzanie dostawcami, oprogramowanie do zarządzania zapasami, przyjęcie towarów, szablony zamówień.