Wkrótce w RO App zmieni się logika pracy ze zleceniami w statusach grupy „Odrzucone”. Pomoże to dokładniej odzwierciedlać rzeczywiste procesy biznesowe i unikać zbędnych działań podczas zamykania nieukończonych lub anulowanych zleceń.
Ta aktualizacja będzie przydatna dla firm, które spotykają się z sytuacjami, gdy zlecenie trzeba zamknąć bez faktycznego wykonania prac:
Klient zrezygnował z naprawy
Klient odmówił odbioru towaru
Zlecenie zostało anulowane
Wymagane części nie zostały otrzymane
Klient nie odebrał urządzenia, sprzętu lub wyrobu
Prace nie zostały ukończone z innych powodów
Obecnie, aby zamknąć takie zlecenia, pracownicy często muszą wykonywać dodatkowe działania, które nie odzwierciedlają rzeczywistej sytuacji, na przykład:
odliczać towary, które faktycznie nie zostały użyte,
przyjmować płatność, której faktycznie nie było,
usuwać pozycje lub zmieniać ich cenę na zero.
Co się zmieni
Po wydaniu aktualizacji zlecenia będzie można przenosić do statusu z grupy „Odrzucone”, nawet jeśli:
w zleceniu pozostaną nieodliczone towary;
część towarów została odliczona, a część nie;
zlecenie jest w całości lub częściowo nieopłacone.
Oznacza to, że nie będzie już trzeba zmieniać cen pozycji na zero ani całkowicie usuwać pozycji, a historia interakcji z klientem dotycząca nieukończonego lub anulowanego zlecenia zostanie zachowana.
Ponadto zlecenia zamknięte jako odrzucone nie będą już uwzględniane w raporcie „Zysk ze zleceń”.
Zalecamy wcześniejsze sprawdzenie obecnych procesów biznesowych dotyczących nieudanych zleceń, zmianę ich w razie potrzeby oraz poinformowanie pracowników.
Obecna logika dla statusów z grupy „Zrealizowane” pozostanie bez zmian. Tak jak wcześniej, system nie pozwoli pomyślnie zamknąć zlecenia bez odliczenia wszystkich dodanych towarów lub bez pełnej płatności.
Jak to będzie działać
Nieodliczone towary
Podczas przenoszenia zlecenia do statusu z grupy „Odrzucone” system nie będzie już wymagał odliczenia wszystkich dodanych towarów. Oznacza to, że:
nieodliczone towary pozostaną w zleceniu jako część historii dokumentu;
towary, które zostały już odliczone, pozostaną odliczone;
ruch magazynowy towarów będzie odzwierciedlał rzeczywistą sytuację.
Dzięki temu będzie można zachować historię anulowanych zleceń z pełną listą usług i towarów. Dokument będzie również odzwierciedlał rzeczywisty ruch towarów.
Nieopłacone kwoty
Jeśli podczas zamykania nieudanego zlecenia pozostanie nieopłacona kwota:
System nie będzie już otwierał okna przyjmowania płatności.
Nieopłacone saldo zostanie automatycznie anulowane, aby zlecenie można było zamknąć bez zadłużenia. Ta korekta ma wyłącznie charakter techniczny i nie jest wyświetlana jako rzeczywisty wpływ ani wypłata środków na kontach finansowych.
Oznacza to, że nie będzie już trzeba rejestrować płatności za zlecenie, które faktycznie nie zostało wykonane. Pomoże to uniknąć sztucznych należności dla zleceń, za które w rzeczywistości nie dokonano płatności.
Przykłady zastosowania dla różnych firm
1. Klient zrezygnował z naprawy samochodu po diagnostyce.
Mechanik przeprowadził diagnostykę, a menedżer dodał części do przyszłej naprawy, ale klient zdecydował, że nie będzie naprawiał samochodu. Obecnie, aby zamknąć takie zlecenie jako nieudane, trzeba odliczyć towary, zmienić ceny usług i wykonać inne dodatkowe działania.
Po aktualizacji zlecenie będzie można po prostu przenieść do statusu Odrzucone, a nieużyte części pozostaną w magazynie.
2. Urządzenie uznano za nieopłacalne w naprawie.
Po diagnostyce okazało się, że naprawa nie jest opłacalna ekonomicznie. Do zlecenia dodano już wyświetlacz, baterię i inne komponenty na potrzeby wstępnej wyceny.
Po aktualizacji będzie można zamknąć takie zlecenie jako nieudane bez zbędnych operacji magazynowych lub płatniczych.
3. Zlecenie zostało anulowane po rezerwacji towaru.
Menedżer utworzył zlecenie, dodał towary i przygotował je do wysyłki, ale kupujący zrezygnował z zakupu lub nie potwierdził zlecenia.
Po aktualizacji takie zlecenie będzie można zamknąć bez tworzenia sztucznych odliczeń lub płatności za sprzedaż, która faktycznie nie miała miejsca.
4. Klient anulował wizytę w terenie po zatwierdzeniu montażu.
Firma instalacyjna przygotowała zlecenie i dodała sprzęt oraz materiały, ale klient zmienił zdanie przed rozpoczęciem prac.
Po aktualizacji zlecenie będzie można zamknąć jako nieukończone bez odliczania sprzętu, który nigdy faktycznie nie został użyty, i bez przyjmowania płatności, której faktycznie nie było.
Co stanie się z raportami
Zadbaliśmy również o to, aby nowa logika nie zniekształcała raportowania i analityki.
Po wydaniu aktualizacji zlecenia odrzucone nie będą uwzględniane w raporcie „Zysk ze zleceń”. Jednocześnie dodamy nowy raport dla zleceń zamkniętych jako Odrzucone, aby można było łatwo sprawdzić utracony zysk.
Nieopłacone kwoty z nieudanych zleceń nie będą wyświetlane jako rzeczywiste płatności w raportach finansowych.