Rezerwacja towaru to proces, w ramach którego określona ilość towaru jest „odkładana” specjalnie dla konkretnego zlecenia. W RO App oznacza to, że system blokuje wymagane pozycje, aby zagwarantować ich dostępność dla tego zlecenia, nawet jeśli inni użytkownicy lub zlecenia mogą korzystać z tych samych magazynów.

Funkcja rezerwacji towarów będzie szczególnie przydatna dla firm, które obsługują zlecenia i mają ograniczone magazyny. Należą do nich serwisy samochodowe i sklepy z oponami, warsztaty naprawcze, warsztaty jubilerskie i zegarmistrzowskie, pracownie i salony kosmetyczne, a także sklepy detaliczne sprzedające sprzęt AGD, odzież, obuwie i części samochodowe. Dzięki rezerwacjom firmy te mogą zagwarantować dostępność odpowiedniego towaru dla konkretnego klienta i uniknąć błędów w dostawie.

W tym artykule przyjrzymy się, jak włączyć rezerwacje, tworzyć rezerwacje ręcznie i automatycznie, edytować, przenosić i anulować rezerwacje oraz jak dodawać zarezerwowane towary do zleceń.

Menedżer pracuje nad zleceniem klienta

Firma sprzedaje specjalistyczny sprzęt na zamówienie. Klient zamówił towar, który jest obecnie niedostępny w magazynie. Menedżer dodaje go do zlecenia ze statusem „bez potrącenia” i natychmiast tworzy zamówienie do dostawców dla dostawcy. Chce, aby towar został automatycznie zarezerwowany dla tego zlecenia po dostarczeniu, zamiast trafić do ogólnych zapasów magazynowych.

Logistyk kontroluje przybycie towarów

Logistyk widzi, że towary dotarły zgodnie z zamówieniem do dostawców od dostawcy, które jest powiązane z zamówieniem klienta. System automatycznie tworzy rezerwę, dzięki czemu logistyk ma pewność, że towary te nie mogą zostać wysłane do innych klientów, nawet w pilnych przypadkach.

Administrator ustala zasady rezerwacji

Menedżer logistyki określa, że towary mogą być zarezerwowane dla zlecenia klienta maksymalnie na 5 dni. Pozwala to na automatyczne zwolnienie towarów, które nie zostały wykorzystane lub sprzedane w terminie.

Aby korzystać z funkcji rezerwacji, należy najpierw włączyć ją w ustawieniach magazynu.

1. Dodając towar w zakładce „Usługa i towar”, kliknij „Zarezerwuj” w oknie wyboru ilości i magazynu. Ta sama opcja jest dostępna w oknie edycji dodanego towaru.

2. Określ Magazyn, z którego chcesz zarezerwować towar, oraz jego ilość. Możesz zarezerwować ten sam towar w różnych ilościach w różnych magazynach, jeśli chcesz zabezpieczyć się na wypadek niedoborów, zoptymalizować dostawę lub zapewnić dostępność towaru w różnych lokalizacjach dla wygody klienta.

❗ Ilość towarów, które można zarezerwować w jednym magazynie, nie może przekraczać dostępnego salda w tym magazynie.

W przypadku produktów seryjnych należy określić lub wybrać konkretne towary. Jedna jednostka seryjna może być zarezerwowana tylko dla jednego zlecenia naraz.

3. Wartość ustawiona w ustawieniach jest wprowadzana w polu „Okres rezerwacji”. Można ją zmienić, ale nowy termin nie może przekraczać ustawionego limitu. W razie potrzeby okres rezerwacji można przedłużyć, na przykład jeśli towar jest opóźniony w magazynie, klient odkłada odbiór lub realizacja zlecenia wymaga dodatkowego czasu.

Na przykład, jeśli maksymalny okres rezerwacji jest ustawiony na 10 dni, rezerwacja jest domyślnie tworzona na 10 dni. Po 5 dniach klient informuje, że nie będzie mógł odebrać towaru w ciągu najbliższych kilku dni, więc można przedłużyć rezerwację, zwiększając saldo z 5 dni do maksymalnie dozwolonych 10 dni.

4. Kliknij Utwórz i zapisz zmiany w oknie edycji towaru oraz w zleceniu.

Ten sam nieseryjny towar dla jednego zlecenia może być zarezerwowany w różnych ilościach w różnych magazynach.

Następnie zarezerwowana ilość towarów zniknie z dostępnego salda. W profilu towaru w zakładce „Resztki” można sprawdzić, ile sztuk towaru jest zarezerwowanych.

Rezerwacja zostanie również zarejestrowana w taśmie zdarzeń dotyczących zleceń.

Ponadto na stronie Magazyn > Resztki można wyświetlić całkowitą zarezerwowaną ilość dla wszystkich sald.

Automatyczna rezerwacja towarów jest stosowana, gdy wymagany towar jest niedostępny w magazynie.

Aby zapewnić prawidłowe działanie tej funkcji, wykonaj następujące czynności:

1. Włącz funkcję dodawania nieodpisanych towarów do listy Towary dla zleceń klientów dla wymaganych statusów zamówień i dodawaj towary bez odpisywania ich do zlecenia.

W ten sposób, gdy zamówienie ma jeden z tych statusów, wszystkie dodane do niego nieodpisane towary są automatycznie uwzględniane na liście Towary dla zleceń klientów.

2. Utwórz zamówienie do dostawcy z listy towarów dla zleceń klientów. W ten sposób system rejestruje powiązanie między zamówieniem klienta a dostawcą.

3. Po otrzymaniu i przyjęciu produktu system automatycznie rezerwuje przyjętą ilość dla zamówienia, z którego zainicjowano zakup, na maksymalny okres określony w ustawieniach.

Jeśli rzeczywista ilość przyjętych towarów jest większa lub mniejsza niż ilość zamówiona, rezerwa jest tworzona dla przyjętej ilości, a nie dla ilości określonej w zleceniu. Na przykład, jeśli tylko część towarów została przyjęta, pozostała część może zostać automatycznie zarezerwowana po przybyciu kolejnej dostawy po utworzeniu nowego zamówienia do dostawców.

Rezerwa towaru jest tworzona w magazynie, w którym towar został odebrany, nawet jeśli zamówienie klienta zostało złożone w innej lokalizacji. W razie potrzeby towar można przenieść do innego Magazynu — rezerwa zostanie przeniesiona wraz z nim. Innymi słowy, rezerwa jest „powiązana” z towarem, a nie z lokalizacją zlecenia.

W przypadku produktów seryjnych system rezerwuje numery seryjne, które są pobierane w kolejności skanowania lub dodawania. Jeśli zlecenie nie jest dostępne (na przykład, jeśli numery seryjne zostały wygenerowane automatycznie), system dokonuje wyboru zgodnie z zasadą FEFO lub FIFO.

Okres rezerwacji jest określony w ustawieniach w sekcji Ustawienia > Magazyn > Ustawienia.

Zarezerwowana ilość towaru zostanie wskazana w profilu towaru oraz na stronie Magazyn > Zapasy.

Ważne: jeśli zlecenie klienta zostanie anulowane przed otrzymaniem towarów, rezerwacja nie zostanie utworzona.

Jeśli zarezerwowane towary są gotowe do użycia w konkretnym zleceniu, należy je dodać, aby zakończyć rezerwację i włączyć towary do zlecenia. Aby to zrobić:

1. Otwórz okno edycji towaru.

2. Kliknij znacznik wyboru obok rezerwacji.

Zarezerwowana dostępna ilość zostanie dodana do zlecenia.

1. Otwórz żądany towar w zleceniu.

2. Kliknij ikonę ołówka obok utworzonej rezerwacji.

3. Wprowadź niezbędne zmiany.

Możesz zmienić okres rezerwacji, przenieść rezerwację do innego Magazynu, a nawet usunąć rezerwację.

4. Następnie zapisz zmiany.

Zarezerwowane towary można przemieszczać między magazynami firmy. Przemieszczanie rezerwacji działa podobnie jak przemieszczanie towaru i nie powoduje usunięcia rezerwacji ani zmiany zlecenia, dla którego została ona dokonana.

1. Otwórz okno edycji rezerwacji i kliknij Przemieść.

2. Określ nowe magazyny i ilość do przemieszczenia.

3. Kliknij Utwórz. System utworzy przemieszczenie rezerwy produktu.

1. Otwórz okno edycji rezerwacji.

2. Kliknij przycisk usuń w prawym dolnym rogu.

Jeśli rezerwacja jest przeterminowana, system automatycznie ją usuwa i udostępnia towar. Jeśli zlecenie zostanie anulowane, rezerwacja również zostanie automatycznie usunięta.