Zaktualizowaliśmy logikę pracy ze zleceniami zamkniętymi jako odrzucone. Pomaga to dokładniej odzwierciedlać rzeczywiste procesy biznesowe i unikać zbędnych działań podczas zamykania nieukończonych lub anulowanych zleceń.
Ta aktualizacja jest przydatna dla firm, które spotykają się z sytuacjami, gdy zlecenie trzeba zamknąć bez faktycznego wykonania prac:
Klient zrezygnował z naprawy
Klient odmówił odbioru towaru
Zlecenie zostało anulowane
Wymagane części nie zostały otrzymane
Klient nie odebrał urządzenia, sprzętu lub wyrobu
Prace nie zostały ukończone z innych powodów
Teraz pracownicy nie muszą już wykonywać dodatkowych działań, które nie odzwierciedlają rzeczywistej sytuacji, na przykład:
odliczać towary, które faktycznie nie zostały użyte,
przyjmować płatność, której faktycznie nie było,
usuwać pozycje lub zmieniać ich cenę na zero.
Co się zmieniło
Zlecenia można teraz przenosić do statusu z grupy „Odrzucone”, nawet jeśli:
w zleceniu pozostaną nieodliczone towary;
część towarów została odliczona, a część nie;
zlecenie jest w całości lub częściowo nieopłacone.
Oznacza to, że nie trzeba już zmieniać cen pozycji na zero ani całkowicie usuwać pozycji, a historia interakcji z klientem dotycząca nieukończonego lub anulowanego zlecenia zostaje zachowana.
Ponadto zlecenia zamknięte jako odrzucone nie są już uwzględniane w raporcie „Zysk ze zleceń”.
Zalecamy sprawdzenie obecnych procesów biznesowych dotyczących nieudanych zleceń, zaktualizowanie ich w razie potrzeby oraz poinformowanie pracowników.
Logika dla statusów z grupy „Zrealizowane” pozostaje bez zmian. Tak jak wcześniej, system nie pozwala pomyślnie zamknąć zlecenia bez odliczenia wszystkich dodanych towarów lub bez pełnej płatności.
Jak to będzie działać
Nieodliczone towary
Podczas przenoszenia zlecenia do statusu z grupy „Odrzucone” system nie wymaga już odliczenia wszystkich dodanych towarów. Oznacza to, że:
nieodliczone towary pozostają w zleceniu jako część historii dokumentu;
towary, które zostały już odliczone, pozostają odliczone;
ruch magazynowy towarów odzwierciedla rzeczywistą sytuację.
Dzięki temu można zachować historię anulowanych zleceń z pełną listą usług i towarów. Dokument odzwierciedla również rzeczywisty ruch towarów.
Nieopłacone kwoty
Jeśli podczas zamykania nieudanego zlecenia pozostanie nieopłacona kwota:
System nie otwiera już okna przyjmowania płatności.
Nieopłacone saldo jest automatycznie anulowane, aby zlecenie można było zamknąć bez zadłużenia. Ta korekta ma wyłącznie charakter techniczny i nie jest wyświetlana jako rzeczywisty wpływ ani wypłata środków na kontach finansowych.
Oznacza to, że nie trzeba już rejestrować płatności za zlecenie, które faktycznie nie zostało wykonane. Pomaga to uniknąć sztucznych należności dla zleceń, za które w rzeczywistości nie dokonano płatności.
Przykłady zastosowania dla różnych firm
1. Klient zrezygnował z naprawy samochodu po diagnostyce.
Mechanik przeprowadził diagnostykę, a menedżer dodał części do przyszłej naprawy, ale klient zdecydował, że nie będzie naprawiał samochodu. Dzięki zaktualizowanemu procesowi pracownicy nie muszą już odliczać towarów, zmieniać cen usług ani wykonywać innych dodatkowych działań, aby zamknąć takie zlecenie jako nieudane.
Teraz zlecenie można po prostu przenieść do statusu Odrzucone, a nieużyte części pozostają w magazynie.
2. Urządzenie uznano za nieopłacalne w naprawie.
Po diagnostyce okazało się, że naprawa nie jest opłacalna ekonomicznie. Do zlecenia dodano już wyświetlacz, baterię i inne komponenty na potrzeby wstępnej wyceny.
Teraz można zamknąć takie zlecenie jako nieudane bez zbędnych operacji magazynowych lub płatniczych.
3. Zlecenie zostało anulowane po rezerwacji towaru.
Menedżer utworzył zlecenie, dodał towary i przygotował je do wysyłki, ale kupujący zrezygnował z zakupu lub nie potwierdził zlecenia.
Teraz takie zlecenie można zamknąć bez tworzenia sztucznych odliczeń lub płatności za sprzedaż, która faktycznie nie miała miejsca.
4. Klient anulował wizytę w terenie po zatwierdzeniu montażu.
Firma instalacyjna przygotowała zlecenie i dodała sprzęt oraz materiały, ale klient zmienił zdanie przed rozpoczęciem prac.
Teraz zlecenie można zamknąć jako nieukończone bez odliczania sprzętu, który nigdy faktycznie nie został użyty, i bez przyjmowania płatności, której faktycznie nie było.
Co zmieniło się w raportach
Zadbaliśmy również o to, aby zaktualizowana logika nie zniekształcała raportowania i analityki.
Zlecenia odrzucone nie są już uwzględniane w raporcie „Zysk ze zleceń”. Nieopłacone kwoty ze zleceń odrzuconych również nie są wyświetlane jako rzeczywiste płatności w raportach finansowych.
Co dalej?
W kolejnych aktualizacjach dodamy nowy osobny raport dla zleceń zamkniętych jako odrzucone, aby można było łatwo sprawdzić utracony zysk.
Jeśli masz pytania, sugestie lub komentarze dotyczące tej aktualizacji, skontaktuj się z nami przez czat Pomocy technicznej.