Zamknięcie zlecenia jest niezbędne do zakończenia procesu zlecenia i uzyskania prawidłowej sprawozdawczości finansowej i analityki.
Należy pamiętać, że nie można edytować danych finansowych i kontrahentów w zamkniętych zleceniach. Oznacza to, że gdy zamówienie ma status zamknięty, nie będzie to możliwe:
zmiana klienta, płatnika, menedżera i wykonawcy
zmiana ilości, kosztu, ceny lub rabatu na produkt lub usługę
utworzyć płatność
Pomaga to uniknąć błędów i pomyłek w listach płac i bilansach. Jeśli chcesz zmienić cokolwiek w zamkniętym zleceniu, które podlega wymienionym ograniczeniom, przełącz je do statusu otwartego, edytuj je, a następnie zamknij ponownie. W takim przypadku zlecenie będzie znajdować się w bieżącym okresie na liście płac i w raportach.
Ważne: Aby móc przenieść zamknięte zamówienie do innego statusu, należy skonfigurować reguły przełączania między statusami.
Ponadto można włączyć funkcję „retroaktywnego” zamykania zleceń, która pozwala zachować dokładność sprawozdań finansowych oraz zapewnia przejrzystość i kontrolę zmian dat zamknięcia. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru „Włącz minioną datę zamknięcia” w ustawieniach statusu.
☝ Ta funkcja jest dostępna tylko:
dla grup statusów „Zamknięto pomyślnie” i „Zamknięto niepomyślnie”;
w planach cenowych Business i Enterprise.
Zlecenia mogą zostać pomyślnie zamknięte, gdy Twoja firma dostarczyła klientowi wszystkie niezbędne usługi i materiały lub bezskutecznie, gdy klient z jakiegoś powodu odmówi twoich usług. W tym celu system posiada dwie różne grupy statusów: "Zrealizowane" i "Odrzucone".
Zalecamy utworzenie kilku statusów w grupie "Odrzucone" z najczęstszymi powodami odmowy (Drogo, Jakość, Termin, itp.).
Pamiętaj, aby ustawić status odpowiadający powodowi odrzucenia, po czym będziesz mógł zobaczyć statystyki nieudanych zamówień w Pulpicie kierownika na stronie "Moja firma > Pulpit".
W przypadku zmiany statusu zamówienia na status z grupy „Zrealizowane”, jeśli koszt towarów i usług dodanych do zamówienia jest większy od 0, automatycznie otworzy się okno płatności. Jeśli koszt towarów i usług wynosi 0 lub nie zostały one w ogóle dodane do zamówienia, okno płatności nie otworzy się.
Pomyślne zamknięcie zlecenia
Wykonaj kilka prostych kroków, aby pomyślnie zamknąć zlecenie.
Krok 1. Zmień status zlecenia na dowolny z grupy "Zrealizowane".
Krok 2. Jeśli dla tego statusu włączona jest funkcja zamykania zlecenia po upływie terminu, pojawi się okno pop-up, w którym można pozostawić aktualną datę zamknięcia lub wybrać nową.
Krok 3. Automatycznie otworzy się okno do dokonania płatności. Określ formę płatności oraz konto.
Należy pamiętać, że lista kont zależy od wybranej formy płatności (Gotówkowa / Bezgotówkowa). Jeżeli określisz formę płatności "Gotówka", na liście znajdą się konta typu "Gotówka". W przypadku wybrania formy płatności "Bezgotówkowe" na liście znajdą się konta typu "Bezgotówkowe". To samo dotyczy metody płatności “Kartą”.
Jeśli dla wskazanego konta włączono opcję płatności na miejscu, możesz utworzyć płatność ręcznie lub kliknąć „Akceptuj”. Spowoduje to otwarcie okna płatności, w którym klient może uregulować należność za zlecenia, korzystając z jednej z poniższych metod:
Kod QR: klient skanuje kod za pomocą swojego smartfona.
Terminal: klient dokonuje płatności za pośrednictwem terminala POS
Tap to Pay: klient przykłada swoją kartę lub urządzenie do Twojego smartfona.
W przypadku wybrania metody płatności "W rachunek długu", całkowita kwota zlecenia jest potrącana z salda klienta. Zadłużenie jest wyświetlane na stronie "Finanse > Rozliczenia" lub w karcie klienta na zakładce "Bilans".
Ważne: aby dokonać płatności w rachunek długu, należy włączyć uprawnienie "Może dokonywać płatności na dług klienta" w ustawieniach roli pracownika.
Krok 4. W razie potrzeby zmień komentarz i wybierz innego kasjera.
Ważne: naliczenie zasady obliczania wynagrodzeń "Za zamknięcie zlecenia" idzie do pracownika, który zmienił status zlecenia na zamknięte, a nie do kasjera!
Krok 5. Wybierz dokument do wydrukowania. Kliknij przycisk "Zapisać".
Gotowe! Zlecenie zostaje zamknięte, a płatność trafia do konta lub obciąża bilans klienta.
Jeśli zlecenie zawiera prace i materiały, za które mistrz powinien zapłacić, ale klient odmawia zapłaty za nie, możesz dokonać wpłaty np. do osobnej konta "Straty". A następnie, jeśli to konieczne, dostosuj bilans takiego klienta, jeśli chcesz zauważyć, że jest ci winien.
Gotowe! Zlecenie jest zamykane bez powodzenia i jest wyświetlane w Pulpicie kierownika.
Zdarzają się przypadki, że w zleceniu zostało wykonane zadanie "Diagnostyka", ale klient odmówił zakupu dalszych usług.
W takim przypadku należy utworzyć osobny status w grupie "Zrealizowane" (na przykład "Zamknięte po diagnostyce") i przenieść zlecenie do tego statusu.
W ten sposób pomyślnie zamkniesz zlecenie, ponieważ początkowe prace zostały w całości wykonane i zlecenie jest uważane za udane. Jednocześnie zrozumiesz, że klient odmówił dalszej współpracy z Tobą i będziesz mógł wybrać takie zlecenia do dalszego przetwarzania za pomocą filtra, a bilans takiego klienta będzie wyświetlane prawidłowo.
Nieudane zamknięcie zlecenia
Ta opcja zamknięcia zlecenia jest odpowiednia, jeśli klient odmówił Twoich usług. To znaczy, nie musisz usuwać takiego zlecenia, wystarczy, że przeniesiesz je do statusu nieudanego.
1. Zmień status zlecenia na dowolny z grupy "Odrzucone".
2. Otworzy się okno potwierdzenia, jeśli zlecenie zawiera:
towary, które nie zostały spisane w straty (w tym te częściowo spisane);
kwotę do zapłaty (różnicę między sumą zlecenia a faktyczną kwotą płatności);
otrzymane płatności lub przedpłaty.
Po potwierdzeniu działania status zlecenia ulegnie zmianie. Jeśli zamkniesz okno, działanie zostanie anulowane, a status pozostanie bez zmian.
3. Jeśli dla tego statusu włączona jest funkcja zamykania zlecenia po upływie terminu, pojawi się okno pop-up, w którym można pozostawić aktualną datę zamknięcia lub wybrać nową.
Gdy zlecenie zostanie ustawione w statusie Odrzucone, jego przetwarzanie zostaje zakończone, a okno płatności nie pojawia się, ponieważ nie zostanie naliczona żadna opłata. Jednocześnie powiązane procesy są automatycznie dostosowywane:
Towary
Jeśli towary nie zostały jeszcze odpisane z zapasów, pojawią się one jedynie w historii zlecenia i nie będą miały wpływu na aktualny stan zapasów.
Jeśli towary zostały już odpisane, pozostają one odpisane, a informacje o operacjach magazynowych są przechowywane w systemie.
Rozliczenia finansowe
Jeśli na zleceniu pozostaje saldo, system automatycznie je anuluje, aby zamknąć dokument bez żadnego zaległego salda. Korekta ta ma charakter czysto techniczny i nie jest odzwierciedlana na kontach jako faktyczny wpływ lub wypływ środków.
Naliczanie bonusów
Jeśli w zasadach rozliczania wynagrodzeń skonfigurowano bonusy dotyczące produktów, usług lub statusu zlecenia, są one obliczane zgodnie ze standardowymi zasadami systemu.
Raportowanie
Anulowane zlecenia nie są wyświetlane w raporcie „Zysk ze zleceń”. Do analizy takich zleceń dostępny jest oddzielny raport „Zysk z nieudanych zleceń”.