Statusy czatu to statusy systemowe, które pozwalają monitorować czaty automatycznie i ręcznie, dzięki czemu nie przegapisz ani jednego zapytania klienta i będziesz mógł terminowo odpowiadać na wszystkie wiadomości.
Statusy czatu
Każdy czat ma jeden z czterech statusów: Nowy, Wymagana odpowiedź, Odpowiedziano lub Zakończony. Status zmienia się automatycznie w zależności od tego, kto wysłał ostatnią wiadomość, a w razie potrzeby można go zmienić ręcznie.
Nowy — klient wysłał wiadomość po raz pierwszy, ale nie otrzymał jeszcze odpowiedzi od zespołu.
Wymaga odpowiedzi — klient wysłał kolejną wiadomość i czeka na odpowiedź od zespołu.
Odpowiedziano — ostatnią wiadomość wysłał pracownik; oczekuje się odpowiedzi od klienta.
Zakończone — rozmowa została zamknięta ręcznie lub automatycznie z powodu braku aktywności.
Jak korzystać ze statusów czatu
Status czatu pomaga śledzić, czyja kolej na odpowiedź oraz czy rozmowa wymaga dalszych działań. Status może zmieniać się automatycznie lub ręcznie.
Jak status zmienia się automatycznie
Status czatu jest automatycznie aktualizowany w zależności od tego, kto wysłał ostatnią wiadomość:
Nowy — klient wysyła wiadomość po raz pierwszy, a agent jeszcze nie odpowiedział.
Odpowiedziano — agent odpowiada w czacie o statusie Nowy lub Wymaga odpowiedzi.
Wymaga odpowiedzi — klient wysyła nową wiadomość w czacie o statusie Odpowiedziano lub Zakończono.
Odpowiedziano — agent odpowiada w zakończonym czacie. W takim przypadku czat zostaje automatycznie ponownie otwarty.
Zakończono — czat zostaje automatycznie zamknięty po okresie braku aktywności, jeśli dla danego kanału włączono automatyczne zamykanie.
Jak ręcznie zmienić status
Możesz ręcznie zmienić status dowolnego czatu na Wymagana odpowiedź, Odpowiedziano lub Zamknięty, niezależnie od jego aktualnego statusu.
Otwórz wybrany czat.
Kliknij aktualny status u góry czatu.
Wybierz żądany status.
Statusu Nowy nie można ustawić ręcznie — jest on przypisywany automatycznie, gdy klient po raz pierwszy się z Tobą kontaktuje.
Najczęściej czat jest ustawiany na Zamknięty, gdy problem klienta został rozwiązany. Jeśli klient wyśle wiadomość na zamkniętą rozmowę, jej status automatycznie zmieni się na Wymagana odpowiedź.
Jak skonfigurować automatyczne zamykanie rozmów
Uwaga: Domyślnie rozmowy, w których klient nie odpowiedział przez ponad 24 godziny, automatycznie przechodzą w stan „Zakończone” i nie są już wyświetlane na liście aktywnych rozmów.
Aby zapobiec pozostawaniu nieaktywnych rozmów wśród aktywnych, można skonfigurować automatyczne zamykanie dla każdego kanału.
Dostępne ustawienia automatycznego zamykania nieaktywnych czatów:
Automatycznie zamykaj czaty o statusie „Odpowiedziano”
Dotyczy czatów, w których jako ostatni wysłał wiadomość agent, a klient nie odpowiedział. Domyślnie to ustawienie jest włączone z okresem 24 godzin. Jeśli klient nie wyśle wiadomości w określonym czasie, czat zostanie automatycznie zamknięty.
Automatycznie zamykaj czaty o statusie „Nowy” i „Wymagana odpowiedź”
Dotyczy czatów, na które zespół nie planuje odpowiadać. Domyślnie to ustawienie jest wyłączone. Po włączeniu domyślny okres wynosi 120 godzin. Jeśli nie zostaną otrzymane żadne nowe wiadomości, a zespół nie odpowie w określonym czasie, czat zakończy się automatycznie.
Możesz włączyć dowolne z tych ustawień osobno, włączyć oba lub pozostawić je wyłączone.
Uwaga: Automatyczne zamykanie konfigurowane jest osobno dla każdego kanału.