Os status são utilizados para criar um fluxo de trabalho com tarefas.
Pode criar, editar e eliminar status. Para tal, necessita dos direitos de acesso adequados à secção «Configurações > Status» no sistema RO App.
Através dos status de tarefa, pode criar um fluxo de trabalho passo a passo para os funcionários: desde a atribuição de uma tarefa até à sua revisão e encerramento.
Criar um novo status
Passo 1. Na página «Configurações > Estados > Tarefas», clique no botão «+ Status».
Passo 2. Introduza o nome do status e configure-o. Recomendamos a utilização de nomes concisos para uma melhor representação visual na tabela de tarefas.
Pode utilizar emojis no nome do status. Para utilizadores do Windows, prima as teclas «Win + . (ponto)» e selecione um emoji. Se não conseguir encontrar o emoji certo ou se estiver a utilizar o Mozilla Firefox ou o Edge, visite o site emojipedia: basta copiar e colar o emoji pretendido.
Nota: a alteração das cores dos status não é suportada neste momento.
Exigir um «Comentário» ao mudar para este status — assinale esta caixa para que um membro da equipa não possa alterar a tarefa para este status sem um comentário. O comentário será apresentado no registo de atividades da tarefa.
O status está disponível — utilize as caixas de seleção para selecionar as funções dos funcionários que podem visualizar tarefas neste status e definir este status.
Estados que podem transitar para este status — selecione os estados a partir dos quais as tarefas podem ser movidas para o status que está a criar.
Por exemplo, uma tarefa só pode ser movida para o status «Em revisão» a partir do status «Em curso».
Estados para os quais este status pode ser alterado — assinale os estados para os quais as tarefas podem ser movidas a partir do status que está a criar.
Por exemplo, uma tarefa só pode ser movida do status «Em revisão» para os estados «Concluída» e «Em curso».
Passo 3. Clique no botão «Guardar». Concluído — o novo status foi adicionado e aparece na lista.
Editar e eliminar um status
Para editar um status, aceda à página «Configurações > Estados > Tarefas». Clique duas vezes no status pretendido, efetue as alterações e guarde-as.
Importante: Ao editar um status, a secção para selecionar os estados que podem transitar para ele não está disponível.
Por exemplo, se pretender que um status existente (A) seja atribuído a partir de outro status (B), terá de editar o próprio status (B).
Para eliminar um status, clique duas vezes no status pretendido na página «Configurações > Estados > Tarefas» e clique no botão «Eliminar».
Tenha em atenção que, para eliminar um status de tarefa:
não pode haver tarefas nesse status;
tem de permanecer, pelo menos, um outro status no grupo de estados.
Como utilizar os estados de tarefa na RO App?
Utilize os estados de tarefa para criar um fluxo de trabalho que permita à sua equipa concluir as tarefas: desde a criação até à verificação dos resultados.
Regras para a transição entre estados
Ao configurar regras para a transição entre estados, pode definir um processo de negócio específico para as tarefas. As regras são configuradas na janela de edição de estados na página «Configurações > Estados > Tarefas», na secção «Estados para os quais este estado pode transitar».
Por predefinição, todos os estados — exceto os do grupo «Encerrado» — podem transitar para qualquer outro estado.
Por vezes, os funcionários podem acidentalmente mover uma tarefa para o status errado, perturbando todo o fluxo de trabalho. As regras de transição ajudam a evitar esses erros.
Por exemplo, a partir do status «Novo», um funcionário só pode transitar para «Em curso» ou «Pendente» e, a partir do status «Em revisão», pode transitar para «Concluído» ou voltar para «Em curso».
Isto cria uma sequência cruzada de status: existem restrições, mas, em certos casos, um funcionário pode escolher para que status específico mover a tarefa.
Para eliminar completamente o risco de erros, configure as regras de forma a criar uma sequência separada de status que não esteja ligada a nenhuma outra. Para tal, crie novos status em cada grupo e defina regras para a transição de um para outro.
Por exemplo: «Novo 1 > Em curso 1 > Em análise 1 > Concluído 1.»
Para configurar esta sequência, abra o status «Novo 1» e especifique que só pode transitar para «Em curso 1». Em seguida, no status «Em curso 1», especifique que só pode transitar para «Em análise 1», e assim sucessivamente.