Atualizámos o módulo "Tarefas" e acrescentámos-lhe novas funcionalidades: estados e prioridades, um quadro com agrupamento e novos filtros. Agora é possível alterar as tarefas sem as abrir – diretamente na tabela ou arrastando um cartão no quadro.
Esta atualização é útil quando tem muitas tarefas distribuídas por vários funcionários. Por exemplo, o gestor de uma oficina de reparação abre de manhã o quadro agrupado por responsável e vê qual dos técnicos está mais sobrecarregado. Arrasta a chamada a um cliente sobre a aprovação de uma reparação para a coluna de um administrador que hoje tem menos trabalho – o responsável muda e não é preciso abrir a tarefa.
Estados e prioridades
Antes, uma tarefa só podia estar aberta ou fechada. Agora pode configurar os estados de acordo com os seus próprios processos: nas definições de estados passou a existir um separador próprio, "Tarefas". Nele pode mudar o nome dos estados predefinidos "A fazer", "Em curso", "Pendente" e "Concluído" ou adicionar novos. Tal como noutros módulos, pode definir para que estados é permitido passar, quem os pode atribuir e se é necessário um comentário.
Além disso, cada tarefa tem agora uma prioridade – alta, média ou baixa. Uma nova tarefa é sempre criada no primeiro estado e, por predefinição, com prioridade média. E para concluir uma tarefa, basta clicar em "Marcar como concluída".
As suas tarefas existentes já foram migradas: as abertas passaram a ter o estado "A fazer", as fechadas – "Concluído", e todas têm prioridade média.
Saiba como adicionar os seus próprios estados e configurar as transições entre eles no guia de configuração de estados.
Duas vistas: tabela e quadro
Agora pode escolher em qual delas trabalhar com as tarefas.
A tabela é ideal quando precisa de ver muitas tarefas ao mesmo tempo. As colunas podem ser personalizadas – por exemplo, pode adicionar a descrição da tarefa ou o registo associado. É possível ordenar por quase qualquer coluna: a prioridade por importância e os estados pela ordem em que estão configurados na sua empresa. As tarefas concluídas ficam ocultas na tabela por predefinição, para não desviarem a atenção do trabalho em curso, mas pode sempre mostrá-las através de um filtro.
O quadro apresenta as tarefas como cartões em colunas. Pode agrupá-las de três formas:
por estado – para ver em que fase está cada tarefa;
por responsável – para distribuir a carga de trabalho de forma equilibrada pelos funcionários; as tarefas sem responsável ficam reunidas numa coluna à parte;
por prazo – para planear o dia e a semana: as tarefas são distribuídas pelas colunas "Atrasado", "Hoje", "Esta semana" e "Próximas".
As tarefas em atraso aparecem sempre no topo da coluna e, por baixo, os cartões com o prazo mais próximo. As colunas de estados de que não precisa, por exemplo "Concluído", podem ser ocultadas.
Alterações sem abrir a tarefa
O estado, o responsável, a prioridade e o prazo podem ser alterados diretamente na linha da tabela ou no cartão do quadro – basta clicar no campo pretendido. E se precisar de atualizar várias tarefas de uma vez, selecione-as na tabela e altere-as em conjunto – cada alteração fica registada no histórico de cada tarefa.
No quadro, basta arrastar um cartão para outra coluna e a tarefa é atualizada de acordo com o agrupamento.
Por estado – o estado da tarefa muda. Aplicam-se as mesmas regras que ao alterar o estado na própria tarefa: as colunas dos estados para os quais não é permitido mover a tarefa ficam inativas durante o arrastamento e, se um estado exigir um comentário, o sistema pede-o.
Por responsável – o responsável muda. Se uma tarefa tiver vários responsáveis, o cartão aparece na coluna de cada um deles e, ao arrastá-lo, só é substituído o funcionário de cuja coluna foi movido. Para criar uma tarefa para um funcionário específico, passe o cursor sobre a coluna dele e clique em "+" – ele já fica selecionado como responsável.
Por prazo – o prazo muda: para hoje, para o último dia da semana atual ou para daqui a uma semana.
Todas as ações têm em conta as permissões de acesso. Por exemplo, se um funcionário só puder alterar o estado das suas tarefas, não conseguirá arrastar uma tarefa para a coluna de um colega.
Filtros e pesquisa
A página de tarefas tem agora filtros rápidos que mostram, com um clique, as tarefas de que precisa:
"As minhas tarefas" – tarefas em que é o responsável;
"Atrasado" – tarefas cujo prazo já passou;
"Prazo esta semana" – tarefas com prazo na semana atual;
"Criadas por mim" – tarefas criadas por si.
Existem também novos filtros – por data de criação, autor, estado, responsável, prioridade e prazo. Pode combiná-los com os filtros rápidos e a pesquisa: por exemplo, selecione "Atrasado" e adicione um filtro por prioridade para começar pelo mais importante.
E para aceder rapidamente à pesquisa, basta premir "/".
Controlo de prazos
As tarefas em atraso são agora fáceis de identificar em qualquer lugar: o prazo fica destacado a vermelho na tabela e no cartão, o cabeçalho da coluna do quadro mostra quantas são e, na própria tarefa, vê-se há quantos dias o prazo terminou. O contador junto a "Tarefas" no menu principal mostra exatamente quantas das suas tarefas estão em atraso.
O prazo pode incluir uma hora específica ou apenas a data. Por exemplo, para uma chamada a um cliente – "hoje até às 13:00", e para a encomenda de peças – simplesmente "até sexta-feira". Uma tarefa com hora fica em atraso logo depois dessa hora, e uma tarefa apenas com data – a partir do início do dia seguinte.
Os prazos mais próximos são apresentados num formato fácil de ler: "Hoje 13:00", "Daqui a 2 dias", "Há 2 dias". Assim, vê de imediato quanto tempo falta ou já passou, sem consultar o calendário.
Tudo sobre o trabalho com o módulo atualizado – da configuração do quadro aos filtros – está reunido no guia do módulo "Tarefas".
Tem perguntas ou ideias sobre o trabalho com tarefas? Estamos sempre disponíveis no chat de suporte.