O Agendador de Ordens de Serviço é uma ferramenta necessária para as empresas que completam o seu trabalho através do planeamento antecipado das ordens de serviço dos clientes.

Permite-lhe trabalhar com registos de forma eficaz e orçamentar a carga de trabalho dos funcionários e os recursos de localização.

O Agendador de Trabalho ajuda-o a resolver três problemas principais:

● Procurar um especialista gratuito numa altura conveniente para o cliente.

● Encontrar tempo disponível para um mestrado de que o cliente necessitava.

● Controlar e distribuir uma carga de trabalho de recursos de localização.

Adicionar o campo de sistema Agendado para composto em pelo menos um Formulário de Ordens de Serviço para ativar o Horários de Ordens de Trabalho. Depois disso, assim que criar um orçamento ou uma ordem e preencher este campo, esse registo será apresentado no Agendador.

Vamos começar a adicionar o campo Agendado para. Pode saltar estes passos se o seu Programador já aparecer na página.

Passo 1. Aceda à página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço.

Passo 2. Selecionar o tipo de ordem de Serviço.

Passo 3. Clique no botão Adicionar campo. Escolha o campo Agendado para num grupo de campos do sistema. Depois disso, os seguintes campos aparecerão no formulário: Agendado das, Agendado às, Duração e Recurso (se utilizar recursos de localização).

Quanto aos campos Agendado das, Agendado às, e Duração, é possível definir valores padrão e torná-los obrigatórios. Adicione as variáveis apropriadas aos modelos para usar as informações desses campos em documentos impressos e notificações. Estas incluem, entre outras, as seguintes: Order Scheduled To}, {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.

Assim que adicionar o campo Agendado para a pelo menos um formulário de ordem de Serviço, aparece uma alternância entre os botões Tabela e Horários de Serviço na página Ordens de Serviço.

O Agendador assemelha-se a um calendário com blocos em que as Ordens de Serviço são organizadas sob a forma de “blocos” dentro de um dia de trabalho com horas, semana ou mês.

Os seguintes botões estão localizados por cima da agenda:

O primeiro botão altera o modo de visualização.

Por funcionário - no modo de calendário, é apresentado o volume de trabalho das ordens do funcionário.

Por recurso - esta é uma funcionalidade única que lhe permite programar as suas ordens não só por executantes, mas também por recursos disponíveis.

Calendário - um botão para selecionar o dia da semana ou do mês pretendido.

Hoje - um botão para selecionar rapidamente os dias da semana mais próximos.

Avançar ou retroceder - botões que o ajudam a alterar a data.

Lupa (nos modos Linha de tempo, Dia, Semana) - Utilize a lupa para alterar a duração de um compromisso: 5, 10, 15, 20 ou 30 minutos. Clicar na lupa com um sinal “+” diminui a duração do compromisso e com um sinal “-” aumenta-a. Quando clica na ranhura no Calendário, a ordem será criada com a duração que definiu com a lupa.

Configurações - aqui pode editar a apresentação das informações na ranhura da ordem.

O valor de fundo da ranhura da Agendador corresponde à informação especificada na agenda:

Fundo cinzento - horas de não trabalho das Localizações e/ou do funcionário;

Branco - horas de trabalho do funcionário;

Verde - tempo de férias;

Vermelho - baixa por doença;

Laranja - dia de folga.

A linha de tempo é uma visualização especial do Agendador sob a forma de uma linha de tempo horizontal, em que cada linha corresponde a um executante ou recurso.
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Neste modo, a hora é apresentada horizontalmente e os executantes ou recursos são apresentados verticalmente.

Neste modo, cada coluna representa um trabalhador ou recurso distinto. Isto permite-lhe visualizar rapidamente o emprego de cada empregado ou objeto num determinado dia.

Principais caraterísticas:

O modo semanal permite-lhe visualizar o horário de um empregado ou recurso durante sete dias. É conveniente para planejar o trabalho de um especialista para uma semana de antecedência.

Principais caraterísticas:

Este modo fornece uma visão geral das Ordens de Serviço programadas para todo o mês. É útil para o planejamento do trabalho a longo prazo.

Principais caraterísticas:

O modo de resumo semanal permite-lhe ver o horário de todos os empregados ou recursos durante sete dias. É conveniente para planear o trabalho dos especialistas para uma semana de antecedência.

Principais caraterísticas:

Assim que criar uma ordem ou orçamento que tenha os campos Programador para, Duração e Executante/Recurso Responsável preenchidos, este aparecerá imediatamente no Agendador.

Para alterar a hora ou a data da gravação em todos os modos, basta arrastar a gravação para as localizações pretendidas. Também pode alterar manualmente a duração do compromisso - basta arrastar a borda inferior (para os modos Dia e Semana) ou lateral (para os modos Linha do tempo e Resumo semanal) do bloco. Para fazer isso, mova o cursor sobre a borda do compromisso, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste o bloco até atingir a duração desejada.

No modo Mês, não é possível alterar a duração dessa forma. Nesse modo, a ordem é criada com a duração definida por predefinição no Editor de formulários.

Além disso, pode navegar rapidamente entre modos:

O Agendador considera agora o horário de trabalho das Localizações e dos funcionários:

Por exemplo, uma localização está aberta das 9:00 às 18:00, mas há um funcionário com um horário das 6:00 às 15:00 → o Agendador mostrará 6:00 às 18:00.

Prima a hora pretendida na linha de tempo do especialista ou recurso. Isto abrirá uma ordem de Serviço com os campos Programado para e Atribuído ao técnico / Recurso já preenchidos.

Assim que criar uma ordem de Serviço no Horários de Trabalho, o sistema apresentá-la-á na Tabela de Ordens de Serviço.

É possível alterar a apresentação das informações da ordem de Serviço na ranhura do Horários de Trabalho indo a Configurações.

Nas configurações pode escolher visualização das informações na ranhura da ordem de serviço (se necessário, pode acrescentar um novo campo, eliminar ou selecionar outras informações a visualizar).

Quando as configurações estiverem concluídas, clique no botão Guardar.

Para apresentar os agendamentos no planeador, assinale a caixa de seleção «Mostrar agendamentos» nas configurações. Após configurar as configurações, clique no botão «Guardar».

Assim que as configurações forem guardadas, os agendamentos serão apresentados no planeador juntamente com as ordens de serviço.

Quando se clica numa ranhura, abre-se o cartão de encomenda, que contém os seguintes dados: Número da encomenda, Tipo, Cliente, Dispositivos, Gestor e Montante da encomenda.

No cartão, é possível alterar o status da ordem selecionando o desejado.

Lembre-se: A lista de status de Ordens de Serviço contém apenas aqueles para os quais o funcionário atual pode transferir a ordem de Serviço a partir do status atual. Configure as suas regras de transferência de estado e as permissões dos funcionários na página Configurações > Estados > Ordens de Serviço.

Se passar o cursor sobre o nome do cliente, aparecerá uma janela com números de telefone de contacto, permitindo-lhe escolher uma forma conveniente de contactar o cliente.

Além disso, pode abrir o perfil do ativo clicando no nome do ativo.