Todas as empresas efectuam transacções diariamente. Um fluxo de caixa é um registo de conta que representa uma linha de tempo com todos os movimentos financeiros, operações com e sem dinheiro, pagamentos, dívidas, créditos e suas liquidações. Vamos ver tudo isto em pormenor, começando pelas contas de dinheiro.
Pode criar tantas contas de dinheiro quantas as necessárias para satisfazer as suas necessidades comerciais e contabilísticas.
Por exemplo, organizar as contas de dinheiro por método de pagamento,operações “Dinheiro”, “Sem dinheiro” e “ Cartão de crédito” tipo de despesa e qualquer outra finalidade (renda, serviços públicos ou outras despesas operacionais na sua empresa, etc.).
Criar novas contas de dinheiro
Aceda a Finanças > Pagamentos para criar uma nova conta de dinheiro.
1. Prima o botão “+ Сonta”.
1. Escreva o nome da conta, selecione um ícone e especifique o seu tipo.
A conta de dinheiro da empresa é uma conta de dinheiro global da sua empresa disponível para todas as localizações comerciais, apresentada com um ícone de globo.
A conta de dinheiro da empresa é normalmente utilizada quando existe uma única conta bancária para todas as localizações da empresa. No caso, por exemplo, de duas Localizações utilizarem uma única conta bancária, faz sentido criar uma conta de dinheiro da empresa e dar acesso de utilizador apenas aos funcionários correspondentes.
A conta de dinheiro de localizações é uma conta de dinheiro baseada na localização, disponível para uma localização comercial selecionada.
Para gerir uma conta de dinheiro separadamente (quando todos os pagamentos relacionados não são apresentados no seu relatório financeiro geral), selecione a conta de verificação “Conta de dinheiro virtual”.
Nota: As contas de dinheiro virtuais não podem ser utilizadas para fins de contabilidade financeira.
3. Para definir a opção de pagamento, selecione entre Dinheiro, Sem dinheiro ou Cartão de crédito.
Uma opção de pagamento selecionada apresenta uma lista de contas de dinheiro disponíveis que serão apresentadas ao efetuar transações. Se selecionar pagamentos em dinheiro, apenas serão mostradas as contas de dinheiro relevantes para transações em dinheiro. O mesmo se aplica a outros métodos de pagamento.
4. Clique em “Incluir taxas de transação” para deduzir automaticamente um montante fixo do saldo da conta registadora para pagamentos de e para a conta registadora.
Selecione o tipo de taxa de transação: Taxa de renda ou Taxa de despesa.
Especifique uma taxa fixa em percentagem ou moeda.
Pode adicionar até 4 condições de comissão.
Cada comissão especificada é calculada a partir do montante total do pagamento e somada às outras. Ou seja, para cada pagamento, haverá apenas uma cobrança da taxa, que será reflectida como uma despesa na rubrica de fluxo de caixa “Serviços de processamento de transacções” com o comentário correspondente “Taxa de processamento de transacções”.
Por exemplo, se tiver um registo que não seja em dinheiro e que processe pagamentos através de um terminal bancário, pode definir uma taxa de 2%. Assim, ao processar um pagamento de 110 euros para uma ordem ou venda, será automaticamente registada uma taxa de 2,2 euros no saldo da conta registadora. Da mesma forma, se tiver uma conta registadora para recolha de dinheiro, pode definir uma taxa de despesa fixa de 10 euros. Independentemente do montante da despesa, será registada uma taxa de 10 euros.
Para apagar a taxa criada, mova o cursor sobre ela e clique no caixote do lixo.
5. Especifique as acções permitidas para esta conta de dinheiro.
Tenha em atenção que esta configuração está disponível nos planos Business e Enterprise. Saiba mais sobre como configurar e utilizar as acções permitidas com contas de dinheiro neste artigo.
6. Conceder acesso aos funcionários.
Para tal, aceda ao Guia “Acesso”. Aqui verá uma tabela com todos os funcionários activos.
No plano Business, pode configurar o acesso dos funcionários às contas de dinheiro. Ou seja, pode permitir que os funcionários realizem todas as operações especificadas no Guia “Geral” ou configurar o acesso individual de cada funcionário à mesma conta de dinheiro.
7. Clique em Salvar.
Editar a conta de dinheiro
Passe o cursor sobre a barra de contas de dinheiro e clique no ícone da engrenagem no canto superior direito para editar a conta de dinheiro selecionada. Introduza as alterações necessárias e prima o botão “Salvar” para confirmar.
Remover contas de dinheiro
Abra a janela de diálogo da conta de dinheiro (o mesmo processo que para a edição) e clique no ícone da lixeira para remover a conta de dinheiro selecionada.
Lembre-se: só pode remover uma conta de dinheiro vazia. Crie despesas para zerar a conta de dinheiro antes de a remover. Se o saldo for zero mas a conta de dinheiro ainda não puder ser eliminada, contacte a equipa de apoio.
Se o registo de conta que pretende eliminar for utilizado na integração, primeiro substitua-o por outro nas configurações de integração. Só depois é que o pode eliminar.
As contas de dinheiro eliminadas podem ser restauradas no relatório de registo de atividades.
Para o fazer, gere um relatório para o evento “conta de dinheiro eliminada”. Encontre a conta de dinheiro eliminada e clique em Restaurar.
Posicionamento das contas de dinheiro
Por defeito, o RO App ordena a sua lista de contas de dinheiro por ordem crescente de nome. Reordene esta lista da forma que desejar, arrastando a barra da conta de dinheiro para a posição desejada.
Tipos de transação
Existem vários tipos de transacções de contas de dinheiro no RO App:
Pagamento da ordem é uma transação de rendimento automática gerada após receber o pagamento total da ordem
Pré-pagamento da Ordem é uma transação automática de rendimento gerada ao receber um pré-pagamento da Ordem
Reembolso da ordem é uma transação automática de despesas gerada após o pagamento a um cliente por ordem
Devolução do excesso de pagamento da ordem é uma transação automática de despesas gerada pela devolução de uma parte do pré-pagamento do total da ordem a um cliente
Pagamento de venda é uma transação automática de receitas gerada ao receber o pagamento de uma venda
Pagamento de devolução é uma transação automática de despesas gerada aquando da devolução de uma ordem / venda a um cliente
Pagamento de produtos é uma transação automática de despesas gerada no momento do pagamento, só funciona quando a conta de verificação “Pagar da conta de dinheiro” está marcada
Reembolso do fornecedor é uma transação de rendimento automática gerada aquando do pagamento de um fornecedor, funciona apenas quando a conta de verificação “Depósito na conta de dinheiro” está marcada
+ Rendimento é uma transação de rendimento manual gerada com o botão “+ Rendimento” para receber outros pagamentos
- Despesa é uma transação manual de despesas gerada com o botão “- Despesa” para efetuar outros pagamentos
A transferência é uma transação manual que desencadeia um par de transacções automáticas (receitas e despesas) geradas para duas contas de dinheiro diferentes ao fazer uma seleção.
O pagamento da fatura é um recibo de conta que é exibido automaticamente após a criação do recibo, quando a fatura é definida com o status Pago.
Pode tagear as suas receitas e despesas para uma pesquisa mais conveniente e associar as transacções aos itens de fluxo de dinheiro correspondentes. Vá à página Configurações > Finanças > Itens de fluxo de caixa e active a contabilidade do fluxo de dinheiro. Também pode adicionar itens de fluxo de dinheiro personalizados nesta página.
O RO App permite-lhe adicionar retroativamente as transacções de receitas e despesas. O sistema marca estas entradas com o ícone “❗”. Pode ver a data real da transação ao passar o cursor sobre a entrada. O RO App permite-lhe gerir as permissões dos funcionários para adicionar transacções retroativamente.
Relatório da conta de dinheiro
O Relatório de fluxo de caixa exibe todos os eventos de fluxo de caixa da conta de dinheiro selecionada para o período especificado.
O Relatório de conta contém as colunas nome do funcionário responsável, data e hora, comentário, tipo de transação e saldo da conta de dinheiro.
Imprima o conjunto de dados do Relatório de conta ou exporte-o para o ficheiro Excel diretamente na aplicação RO App.
Remover e restaurar transacções
Remova todas as transacções desnecessárias fazendo duplo clique na transação e clicando no ícone da lixeira . Verá que os dados da transação estão riscados, o que significa que foram removidos. A remoção de transacções tem impacto no saldo da conta de dinheiro.
O RO App permite-lhe cancelar a operação de remoção. Faça duplo clique na transação removida e prima o botão “Restaurar”. Esta ação também tem impacto no saldo da conta de dinheiro.
Nota: Embora o saldo da conta de dinheiro se altere após a remoção e restauração da transação, o campo de transação “Saldo” permanece o mesmo. Este campo representa o saldo original da conta de dinheiro no momento em que o funcionário efectuou a transação.
