Планировщик заказов – это необходимый инструмент для компаний, которые выполняют работы по предварительной записи клиентов. Он позволяет эффективно работать с записями и объективно оценивать загрузку сотрудников и ресурсов локации.
Планировщик заказов поможет решить три основных вопроса:
Поиск свободного мастера на удобное клиенту время.
Поиск свободного времени у нужного клиенту мастера.
Контроль и распределение загрузки ресурсов локации (рабочих мест).
Для активации Планировщика заказов добавьте системное составное поле “Запланировано на” хотя бы в одну форму заказа. После этого, как только вы создаете расчет или заказ, и заполняете это поле - такая запись будет отображаться в Планировщике.
Приступим к добавлению поля “Запланировано на”. Если у вас уже есть отображение Планировщика, можете пропустить эти шаги.
Шаг 1. Перейдите в раздел Настройки > Редактор форм.
Шаг 2. Выберите нужный тип заказа.
Шаг 3. Нажмите кнопку «Добавить поле». В группе системных полей выберите поле «Запланировано на». После этого в форме появятся следующие поля: «Запланировано с», «Запланировано до», «Продолжительность» и «Ресурс» (если вы используете ресурсы локации).
Для полей «Запланировано с», «Запланировано до» и “Длительность” можно задать значения по умолчанию и сделать их обязательными к заполнению. Чтобы использовать информацию из этих полей в печатных документах и оповещениях, добавьте в шаблоны соответствующие переменные: {Order Scheduled To}, {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
После того, как вы добавите поле “Запланировано на” хотя бы в одну форму заказа, на странице “Заказы” появится переключатель между кнопками “Таблица” и “Планировщик”.
Что отображается в Планировщике?
Планировщик имеет вид календаря с блоками, в которых расположены заказы в виде «Блоков» в рамках одного рабочего дня, недели или месяца.
Сверху над планировщиком размещены следующие кнопки:
Первая кнопка - это кнопка смены режима просмотра.
По сотруднику - в режиме календаря будет отображаться загрузка заказами сотрудника.
По ресурсу - это уникальный функционал, который позволяет планировать ваши заказы не только по мастерам, но и по имеющимся ресурсам.
Календарь - кнопка для выбора нужного дня недели или месяца.
Сегодня - кнопка быстрого выбора ближайших дней недели.
Вперед или Назад - кнопки, которые помогают изменить дату.
Лупа (в режимах «Таймлайн», «День», «Неделя») - с помощью лупы можно изменять продолжительность одной записи: 5, 10, 15, 20 или 30 минут. Нажимая на лупу со знаком «+», вы уменьшаете продолжительность записи, а со знаком «-» - увеличиваете. Когда вы нажмете на слот в планировщике, заказ создастся с той продолжительностью, которая была установлена с помощью лупы.
Настройки - здесь можно отредактировать отображение информации в слоте заказа.
Значение фона слота Планировщика соответствует информации указанной в графике:
Серый фон - нерабочее время локации и/или сотрудника;
Белый - рабочее время сотрудника;
Зеленый - отпуск;
Красный - больничный;
Оранжевый - выходной.
Режимы отображения
Режим «Таймлайн»
Таймлайн - это специальное отображение рабочего дня в планировщике в виде горизонтальной шкалы времени, где каждая строка соответствует мастеру или ресурсу. В этом режиме время отображается по горизонтали, а матера или ресурсы - по вертикали.
Режим «День»
В этом режиме каждый столбец представляет отдельного сотрудника или ресурс. Это позволяет быстро просматривать занятость каждого сотрудника или объекта в конкретный день.
Основные особенности:
При переключении Планировщика на«День»отображается красная линия, означающая настоящую границу времени.
Вертикально расположенная шкала времени, адаптируется к формату 12г/24г (определяется в настройках компании).
В расписании показываются только те сотрудники, которые имеют доступ к текущей локации и у которых в настройках ролей активирована опция «Отображать сотрудника в списке мастеров».
Заказы размещаются в соответствующих временных слотах, что позволяет быстро ориентироваться в расписании.
Режим «Неделя»
Недельный режим позволяет просматривать расписание одного сотрудника или ресурса в течение семи дней. Он удобен для планирования работы специалиста на неделю вперед.
Основные особенности:
Каждый столбец представляет отдельный день недели (с понедельника по воскресенье).
Формат отображения недели учитывает региональные настройки.
Выбор конкретного сотрудника или ресурса осуществляется через соответствующий фильтр в верхней панели.
Заказы размещаются в соответствии со временем, в которое они запланированы.
Режим «Месяц»
Этот режим предоставляет общий обзор запланированных заказов в течение всего месяца. Он полезен для долгосрочного планирования работы.
Основные особенности:
Отображается расписание одного сотрудника или ресурса на целый месяц.
Все события отображаются в виде блоков в соответствующих датах календаря.
Для просмотра детальной информации по конкретному заказу можно нажать на событие, чтобы открыть его карточку.
Использование цветовой маркировки для различных типов заказов позволяет легко ориентироваться в месячном расписании.
Режим «Недельный обзор»
Режим недельного обзора позволяет просматривать расписание всех сотрудников или ресурсов в течение семи дней. Он удобен для планирования работы специалистов на неделю вперед.
Основные особенности:
Каждый столбец представляет отдельный день недели (с понедельника по воскресенье).
Формат отображения недели учитывает региональные настройки.
Заказы отображаются в соответствии с днем недели и напротив сотрудника, который является исполнителем в документе или напротив ресурса.
Интерактивные функции Планировщика
Как только вы создадите заказ, или расчет, в котором заполнены поля «Время записи», «Продолжительность» и «Исполнитель»/«Ресурс», он сразу появится в Планировщике.
Можно изменить час или дату записи во всех режимах просто перетащив запись в нужное место. Также вы можете изменить продолжительность записи вручную — просто потяните за нижнюю (для режимов «День» и «Неделя») или боковую (для режимов «Таймлайн» и «Обзор недели») границу блока. Для этого наведите курсор на край записи, зажмите мышку и протяните блок до нужной продолжительности.
В режиме «Месяц» изменить таким образом продолжительность невозможно. В этом режиме заказ создается с продолжительностью, установленной по умолчанию в Редакторе форм.
Кроме этого возможна быстрая навигация между режимами:
Нажав на имя сотрудника в режиме таймлайна или дня, вы переключитесь на режим недели этого сотрудника.
Нажав на конкретную дату в режиме недели, вы переключитесь на график этого дня.
Как учитывается график работы?
Также теперь планировщик учитывает график работы локации и сотрудников:
Если график сотрудников не задан, отображается время работы локации.
Если график сотрудника входит в границы графика локации (например, 10:00-17:00 при 9:00-18:00), то диапазон остается за локацией - 9:00-18:00.
Если есть сотрудники с другим графиком, диапазон расширяется:
Например, локация работает с 9:00 до 18:00, но есть сотрудник с графиком 6:00-15:00 → планировщик покажет 6:00-18:00.
Если длительность заказа превышает рабочее время локации, то остаток времени переносится на следующий день.
Создание заказа сразу в Планировщике
Наведите курсор на нужное время в строке мастера или ресурса и кликните. Откроется окно создания нового заказа, в котором поля “Время вызова мастера”/“Время записи” и “Исполнитель”/”Ресурс” уже будут заполнены.
После создания заказа в Планировщике, он отобразится и в таблице заказов.
Обратите внимание, что можно выбрать только тот тип заказа, для которого настроено время записи и продолжительность.
Настройка ячейки Планировщика
Отображение информации по заказу в слоте Планировщика можно изменить перейдя в Настройки.
В Настройках можно выбрать отображение информации в слоте заказа (при необходимости можно добавить новое поле, удалить или выбрать другую информацию, которая будет отображаться).
После настройки нужно нажать кнопку «Сохранить».
Чтобы отобразить записи в планировщике, в настройках установите флажок «Отображать записи». После настройки необходимо нажать кнопку «Сохранить».
После сохранения настроек записи будут отображаться в планировщике вместе с заказами.
Карточка заказа
При нажатии на слот откроется карточка заказа, которая содержит следующие данные: Номер заказа, Тип, Клиент, Изделие, Серийный номер изделия, Менеджер и Сумма заказа.
В карточке вы можете изменить статус заказа, выбрав нужный.
Важно: в списке статусов будут отображаться только те, в которые можно перевести текущий статус или только доступные конкретному сотруднику. Правила перехода статусов и доступ сотрудников к статусам можно настроить на странице “Настройки > Статусы > Заказы”.
Если навести курсор на имя клиента, появится всплывающее окно с контактными номерами телефона, что позволит вам выбрать удобный способ связи с клиентом.
Также, вы можете перейти на диалоговое окно изделия, указанного в карточке, просто нажав на его название.