В современном бизнесе эффективное планирование и учет записей клиентов являются ключевыми факторами успеха. Чтобы помочь вам в этом, в RO App есть возможность ведения простого календаря, который позволит вам легко управлять своим расписанием и планировать рабочее время сотрудников от продолжительности услуг, которые они выполняют.
Записи - это необходимый инструмент для компаний, которые предоставляют услуги по предварительной записи клиентов. Он позволяет эффективно работать с записями и объективно оценивать загрузку сотрудников и ресурсов локации.
Кому подходят записи
Функционал записей может быть полезен многим бизнесам, а именно:
Салоны красоты и SPA, медицинские центры, стоматологии, груминг-салоны. Основная деятельность построена вокруг записей клиентов на конкретное время к конкретному специалисту. Записи позволяют удобно планировать приемы, избегать накладок и управлять загрузкой специалистов.
СТО, автомастерские, детейлинг-центры, шиномонтаж. Планирование ремонтов или обслуживания авто по специалистам или ресурсам (подъемники, боксы) требует четкого графика.
Мастерские по ремонту техники, мобильной, бытовой, компьютерной, оргтехники. Когда клиенты приносят устройства на диагностику или быстрый ремонт, удобно организовывать приемы через календарь, особенно если несколько мастеров или ограниченные ресурсы.
Ателье, ремонт обуви, химчистки, ювелирные, часовые, веломастерские. Для фиксации времени приема, выдачи или консультаций.
Аренда и прокат, клининг, домашний мастер. Услуги на локациях клиентов часто требуют согласования времени и исполнителя. Календарь позволяет четко видеть окна доступности.
Ветеринарные клиники. Как и с медицинскими услугами для людей, важно планировать визиты к специалистам или оборудованию (например, УЗИ).
Строительные, ремонтные услуги. Планирование выездов, работ на объектах или обслуживания оборудования можно структурировать через календарь записей.
Дизайнерские услуги, юридические консультации, агентства недвижимости. Работа преимущественно по предварительной записи. Позволяет управлять встречами и подготовиться к каждой из них.
Для работы с разделом Записи, нужно поставить соответствующий чекбокс для доступа сотрудникам в Настройки > Сотрудники > Роли.
С помощью записей можно:
1. Поиск свободного исполнителя на удобное для клиента время.
2. Поиск свободного времени у нужного для клиента мастера.
3. Контроль и распределение нагрузки на ресурсы локации (рабочие места).
Что отображается в Записях?
Отображение записей возможно в табличном и календарном вариантах. Чтобы переключаться между режимами просмотра записей, нажмите на соответствующую иконку в верхней части экрана. Узнайте, как работать с записями в табличном виде.
Записи отображаются в виде календаря и имеет интервалы в виде: дня с часами, недели или месяца.
Режимы отображения можно сгруппировать:
По сотруднику - в режиме календаря будет отображаться график загрузки сотрудника, а также его выходные, больничные дни или отпуск.
По ресурсу - это уникальный функционал, который позволяет планировать ваши заказы не только по исполнителям, но и по имеющимся ресурсам.
На странице Записи вы можете переключаться между датами нажав на календарь или воспользоваться стрелками в правом верхнем углу.
Режим «День»
В этом режиме каждый столбец представляет отдельного сотрудника или ресурс. В первом столбце отображаются записи без назначенного сотрудника. Это позволяет быстро просматривать занятость каждого сотрудника или объекта в конкретный день.
Основные особенности:
Вертикально расположенная шкала времени, адаптируется к формату 12г/24г (определяется в настройках компании).
В расписании показываются только те сотрудники, которые имеют доступ к текущей локации и у которых в настройках ролей активирована опция «Отображать сотрудника в списке исполнителей».
Если выбран текущий день, отображается красная линия, указывающая на текущее время.
Записи размещаются в соответствующих временных слотах, что позволяет быстро ориентироваться в расписании.
Режим «Неделя»
В этом режиме каждый столбец представляет отдельного сотрудника или ресурс. В первом столбце отображаются записи без назначенного сотрудника. Это позволяет быстро просматривать занятость каждого сотрудника или объекта в конкретный день.
Основные особенности:
Каждый столбец представляет отдельный день недели (с понедельника по воскресенье).
Формат отображения недели учитывает региональные настройки.
Выбор конкретного сотрудника или ресурса осуществляется через соответствующий фильтр в верхней панели. Там же можно выбрать просмотр записей без назначенного сотрудника.
Записи размещаются в соответствии со временем, в которое они запланированы.
Режим «Месяц»
Этот режим предоставляет общий обзор запланированных событий в течение всего месяца. Он полезен для долгосрочного планирования работы.
Основные особенности:
Отображается расписание одного сотрудника или ресурса на целый месяц. Выбрать другого сотрудника, ресурс или записи без мастера можно в верхней панели.
Все события отображаются в виде блоков в соответствующих датах календаря.
Для просмотра детальной информации по конкретной записи можно нажать на событие, чтобы открыть его карточку.
Использование цветовой маркировки для различных типов записей позволяет легко ориентироваться в месячном расписании.
Режим «Обзор недели»
Режим «Обзор недели» показывает расписание всех сотрудников или ресурсов на семь дней. Это удобный формат для планирования работы на неделю вперед: вы сразу видите все записи каждого сотрудника за весь период и можете более эффективно распределять нагрузку.
Основные особенности:
Первая строка — записи без назначенного сотрудника.
Каждый столбец представляет отдельный день недели (с понедельника по воскресенье).
Формат отображения недели учитывает региональные настройки.
Выбор отображения по сотрудникам или ресурсам осуществляется через соответствующий фильтр в верхней панели.
Записи размещаются в соответствии со временем, в которое они запланированы.
Можно изменить дату или менеджера записи, просто перетащив запись в нужное место.
Обратите внимание, что в Настройки > Записи можно установить флажки, чтобы скрыть сотрудников без графика и скрыть неработающих сотрудников в режиме «День» (больничный, отпуск, входной). Подробнее об этих настройках для раздела «Записи».
Переключение между режимами
Для удобной навигации между режимами календаря предусмотрено несколько механизмов:
Кнопка переключения «День/Неделя/Месяц » - позволяет быстро менять режим просмотра.
Навигация по датам - при клике на дату в верхней панели открывается календарь-пикер для выбора нужного периода.
Переход между днями и неделями:
В режиме «День» нажатие на заголовок сотрудника/ресурса переключает просмотр в режим «Неделя» для этого сотрудника или ресурса.
В режиме «Неделя» нажатие на заголовок дня переключает просмотр в режим «День» на выбранную дату.
Событие календаря
Каждое событие в календаре имеет следующие параметры:
Дата и время начала
Дата и время завершения
Статус
Заголовок
Описание
Исполнитель
Связанный объект (заказ, задача и т.д.)
Цвет события соответствует его статусу, что помогает визуально различать типы записей.
Плитка записи
При нажатии на событие открывается плитка записи, которая содержит: Заголовок, Статус записи (можно быстро изменить статус в этом окне), Информацию о клиенте (при наведении отображается дополнительная информация), Дата и время начала записи, Дата и время завершения, Ответственный сотрудник, Комментарий к записи, Сумма оплаты.
Создание новой записи
В режимах «День» и «Неделя» при наведении на свободное время в календаре отображается подсказка, позволяющая создать новую запись.
1. Чтобы создать запись нажмите на нужную ячейку в календаре.
2. При создании записи нужно указать клиента, добавить услугу(и), выбрать дату и время.
3. Определите продолжительность записи, если в выбираемых услугах не было указано продолжительности.
4. Нажмите кнопку Создать. После сохранения запись появится в календаре.
Создание нового заказа из записи
Для того, чтобы создать заказ из записи выполните следующие действия:
1. Откройте запись и в верхнем правом углу нажмите на кнопку Действия и выберите Создать заказ.
2. После этого появится окно создания заказа, где нужно заполнить другие данные.
Данные клиента и услуги из записи автоматически перенесутся в заказ.
После заполнения убедитесь, что все указано верно и нажмите Создать.
После сохранения заказ будет отображаться в таблице заказов.
Создание нового расчета из записи
Для того, чтобы создать расчет из записи, выполните следующие действия:
1. Откройте запись и в правом верхнем углу нажмите на кнопку Действия и выберите Создать расчет.
2. После этого появится окно создания расчета, где нужно заполнить остальные данные.
Данные клиента и услуги из записи автоматически перенесут в расчет.
После заполнения убедитесь, что все указано верно, и нажмите Создать.
После сохранения расчет будет отображаться в таблице заказов.
Создание продажи из записи
Для того, чтобы создать продажу из записи выполните следующие действия:
1. Откройте запись и в верхнем правом углу нажмите на кнопку Действия и выберите Создать продажу.
2. После этого появится окно создания продажи, заполните
Данные клиента и услуги из записи автоматически перенесутся в продажу.
После заполнения убедитесь, что все указано верно и нажмите Продать.
После сохранения продажи будет отображаться в таблице продаж.
Оповещение клиентов по записям
Чтобы иметь возможность уведомлять клиентов об изменениях по записям:
На странице Настройки > Внешние оповещения > Записи настройте шаблоны оповещений по записям. Используйте специальные переменные, чтобы персонализировать ваши сообщения.
На этой же странице создайте автоматические оповещения и/или напоминания.
В зависимости от ваших настроек, клиент будет получать уведомления, когда будет создана запись или изменится ее статус или время. Также можно добавить напоминание — оно придет клиенту за то количество часов до записи, которое вы укажете.
Редактирование записи
Чтобы изменить данные созданной записи:
Откройте запись, которую необходимо отредактировать.
Внесите необходимые изменения в данные записи, например, измените клиента, услугу, дату, время, исполнителя, ресурс или другую информацию.
Сохраните внесенные изменения.
После сохранения обновленная информация отобразится в календаре.
Удаление записи в календаре
Для удаления записи из календаря:
1. Откройте запись, которую нужно удалить.
2. Нажмите кнопку удаления и подтвердите действие.
Эта инструкция поможет вам эффективно использовать календарь для учета записей клиентов, упрощая планирование и управление рабочим графиком.