Для начала вам необходимо подключить и настроить телефонию на странице “Настройки > Интеграции”.
Вы можете подключить интеграции с такими сервисами телефонии как Binotel, Zadarma, Twilio Voice и UniTalk, а также Kcell, Moldcell и Beeline Kyrgyzstan.
Обратите внимание, что перед настройкой и включением интеграции у вас уже должен быть создан аккаунт в сервисе телефонии, которую вы планируете использовать.
Важно: будьте внимательны при использовании одного сервиса телефонии для нескольких CRM-систем. Не все телефонии могут работать одновременно в 2-х и более CRM-системах.
После подключения телефонии вы получаете следующие возможности.
Отслеживание всех входящих и исходящих звонков
В таблице «Звонки» собрана вся история общения с клиентами. Здесь можно видеть дату, время, тип и продолжительность звонка, контакт, трубку, прослушивать записи разговоров, скачивать их, создавать транскрипции и краткие итоги. Благодаря фильтрам и сортировке легко находить нужные звонки по различным параметрам.
Это фактически ваш центр управления телефонными разговорами: история, записи, расшифровки и быстрый поиск в одном месте.
Повышение уровня коммуникации с контактами
При использовании телефонии в RO App вы можете совершать исходящие, принимать входящие и фиксировать пропущенные звонки.
Как совершить исходящий звонок контакту
Совершить звонок контакту из RO App можно несколькими способами.
1 способ. Наведите курсор на имя контакта в таблице заказов, обращений или звонков и нажмите кнопку “Позвонить”. Если у вас несколько трубок, то нажмите на название нужной трубки.
2 способ. В диалоговом окне контакта на вкладке “Общие” нажмите на иконку трубки рядом с номером телефона. Затем нажмите кнопку “Позвонить” или выберите название нужной трубки (если их несколько).
После этого RO App инициирует звонок из подключенной телефонии.
Как принять входящий звонок от контакта
Во время входящего звонка, в правом нижнем углу появляется карточка входящего звонка.
Важно: чтобы у сотрудника отображалась карточка входящего звонка, в настройках интеграции с телефонией необходимо предоставить доступ к трубке этому сотруднику.
Рассмотрим детальнее, какие возможности есть у этой карточки.
Входящий звонок от существующего контакта:
информация о том, на какую трубку поступил звонок;
имя и номер контакта (при нажатии на имя, откроется диалоговое окно контакта);
номер последнего незакрытого обращения и его статус (если есть);
номер последнего заказа контакта, устройство контакта и статус заказа (если у контакта есть открытые заказы);
сумма к оплате по заказу (если у контакта есть открытые заказы);
кнопка “Все заказы” (при нажатии на нее, в списке заказов будут отображаться все заказы этого контакта);
кнопка “+ Обращение” или “+ Заказ” (при нажатии на нее откроется диалоговое окно создания обращения или заказа, с заполненной информацией по контакту).
Звонки по существующим контактам и заказам также сохраняются в диалоговом окне контакта на вкладке “Звонки” и в ленте событий заказа, где их можно прослушать и скачать.
Обратите внимание, что если у вашего контакта есть несколько заказов в разных статусах, то звонок сохранится в последний незакрытый заказ. Если все заказы контакта в статусе группы “Закрытые успешно” или “Закрытые неуспешно” — звонок сохранится только в диалоговом окне контакта и отчете.
Входящий звонок от неизвестного контакта:
информация о том, на какую трубку поступил звонок;
номер телефона;
кнопка “+ Контакт” (при нажатии на нее откроется диалоговое окно создания нового контакта);
кнопка “+ Обращение” (при нажатии на нее откроется диалоговое окно создания нового обращения);
кнопка “+ Заказ” (при нажатии на нее откроется диалоговое окно создания нового заказа).
Обратите внимание, чтобы звонок от неизвестного контакта сохранился в заказе, необходимо нажать на кнопку “+ Заказ”, создать заказ и контакта и сохранить его до завершения звонка. Если вы нажмете на кнопку “+ Контакт”, звонок сохранится только в диалоговом окне контакта и в отчете на странице “Звонки”.
Рекомендуем создать более простую форму заказа для быстрого создания заявки. После чего вы всегда сможете изменить тип заказа и заполнить больше информации об устройстве и контакте.
Автоматическое создание обращения при пропущенном звонке
В RO App есть возможность настроить автоматическое создание обращения при каждом пропущенном звонке.
Для этого перейдите на страницу “Настройки > Общие”. В разделе “Обращения” отметьте чекбокс “Автоматически создавать обращение при пропущенном вызове”.
Здесь же можно настроить определенный тип обращения и выбрать ответственного за менеджера. После чего настроить оповещения для менеджеров по обращениям, чтобы ваши сотрудники быстро получали информацию о пропущенных звонках и перезванивали контактам.
В диалоговом окне такого обращения будет заполнена следующая информация:
Имя (если контакта нет в вашей базе, то в этом поле будет написано “Неизвестный контакт”);
Телефон;
в поле Комментарий будет написано “Пропущенный”.
Чтобы создать нового контакта из обращения, нажмите на “+” справа в поле “Имя контакта”. Заполните всю необходимую информацию и сохраните изменения.
Как ограничить доступ сотрудникам к прослушиванию звонков
Вы можете ограничить доступ к прослушиванию звонков в настройках роли сотрудника.
Право “Может видеть звонки” в блоке “Заказы” отвечает за возможность прослушивать звонок в ленте событий заказа.
Право “Может видеть звонки” в блоке “Контакты” отвечает за возможность прослушивать звонок в диалоговом окне контакта на вкладке “Звонки”.
Право “Звонки” отвечает за доступ ко всем записям разговоров на странице “Звонки”.