Замовлення постачальнику: що це і навіщо
Функція Замовлення постачальнику допомагає організувати та контролювати закупівлі в компанії. Вона зменшує ризик помилок під час оприбуткування товарів, робить процес постачання прозорим і дозволяє краще планувати роботу складу. Це особливо корисно для бізнесів із великою кількістю товарів, регулярними поставками та високими вимогами до обліку (роздрібна торгівля, дистрибуція, сервіс, виробництво).
Замовлення постачальнику — це попередній етап перед оприбуткуванням. Ця функція дозволяє:
фіксувати заплановані поставки та відслідковувати їх виконання;
планувати поповнення складу до необхідного рівня залишків;
бачити, які товари та у якого постачальника вже замовлені;
автоматично передавати дані про товари та партії (кількість, ціну тощо) в документ Оприбуткування;
зберігати історію замовлень і комунікацій із постачальниками.
Функція замовлення постачальнику найбільш корисна для компаній із великою номенклатурою товарів, регулярними поставками та високими вимогами до обліку. Також важливим буде планування та прозорість взаєморозрахунків із постачальниками.
Це насамперед роздрібна та гуртова торгівля, дистрибуція, сервісні компанії та виробництво, будівництво та логістика, де необхідно планувати запаси й уникати перебоїв у постачанні.
Також функцію стане в пригоді у медичних та ветеринарних центрах, салонах краси та лабораторіях, де важливим є контроль залишків і своєчасне забезпечення широким асортиментом в наявності.
Приклади використання замовлення постачальнику
Магазин електрики контролює залишки
Менеджер бачить, що кабелю залишилось критично мало (150 м). На сторінці залишків він натискає “+ Замовлення постачальнику”, система автоматично підтягує останнього постачальника та рекомендовану кількість. Після цього менеджер створює документ, експортує його в PDF і відправляє постачальнику.
Аптека автоматично поповнює склад
Наприкінці кожного дня система визначає ліки з критично низькими залишками. Закупівельник переглядає пропозиції, формує замовлення на погодження, а після підтвердження відправляє його постачальнику.
Інженер оперативно коригує виконання замовлень
Під час ремонту інженер бачить, що постачальник змістив дату доставки на 3 дні. Він переносить виконання такого замовлення та одразу береться за інше завдання, зберігаючи ритм роботи.
Як створити замовлення постачальнику
Зверніть увагу: щоб створити замовлення постачальнику, у вас має бути увімкнене право “Може створювати замовлення постачальнику”.
1. На сторінці Склади > Замовлення постачальникам встановіть потрібну вам локацію і натисніть “ + Замовлення постчачальнику”
2. Заповніть потрібні поля:
Дата й час створення документа — залиште поточне значення або виберіть потрібну дату в минулому.
Оберіть або створіть постачальника. Це поле є обов’язковим.
Зверніть увагу: щоб переглядати та вказувати постачальників, у вас має бути увімкнене право “Може бачити постачальника”.
Введіть очікувану дату поставки товарів по цьому замовленню.
Вкажіть номер і дату накладної.
Вкажіть склад, на який очікується доставка. Для обраної локації відображаються лише склади, в яких увімкнено дозвіл на операцію оприбуткування.
Додайте вже наявні або створіть нові товари.
Вкажіть кількість та ціну для доданих товарів. За замовчуванням ціна дорівнює 0. Щоб у системі відображалася підсумкова вартість замовлення постачальнику і на її основі була можливість провести оплату, внесіть актуальні дані для кожної позиції.
Натисніть Створити.
Порядковий номер створеного документа формується на основі шаблону номера документа для цієї локації. Зараз усі створені тут документи мають статус “Чернетка” та знаходяться у таблиці замовлень постачальнику. Згодом ви зможете налаштовувати статуси замовлення постачальнику аналогічно до статусів інших документів.
Як редагувати замовлення постачальнику
Щоб мати можливість змінювати дані у документі замовлення постачальнику, переконайтесь, що у ролі вашого користувача увімкнене право «Редагувати замовлення постачальника».
Щоб відредагувати документ, відкрийте потрібне замовлення, внесіть необхідні зміни та натисніть «Зберегти».
У документі можна змінити:
статус — можна змінити як безпосередньо у замовленні, так і з таблиці замовлень постачальнику не відкриваючи конкретний документ;
постачальника;
номер і дату накладної;
дату та склад доставки;
перелік товарів (їх ціну та кількість);
додати платежі.
Додавання платежу у замовлення постачальнику
Щоб додати платіж у документ замовлення постачальнику, виберіть його тип (оплата постачальнику або відшкодування від постачальника) та заповніть реквізити: суму, форму оплати й касу. За потреби можна додати коментар і теги, змінити відповідального співробітника або статтю руху коштів, якщо ви їх використовуєте.
Натисніть Створити — усі створені платежі відображатимуться у блоці “Платежі”.
Створення оприбуткування на основі замовлення постачальнику
При переведенні замовлення постачальнику у статус “Оприбутковано”, ви можете одразу ж створити документ оприбуткування.
З документа замовлення постачальнику в документ оприбуткування автоматично переносяться такі дані:
постачальник;
номер і дата накладної;
список товарів (з їх кількістю);
очікуваний склад доставки.
Якщо у вашій компанії активоване адресне зберігання, обов’язково вкажіть комірки для оприбуткованих товарів. Для товарів із терміном придатності чи серійним обліком зазначте відповідно термін придатності та/або серійні номери.
☝️ Важливо: якщо ви додали платіж у замовленні постачальнику, а з нього створюєте оприбуткування, переконайтесь, що чекбокс «Оплата з каси» в документі оприбуткування не відмічений, щоб уникнути подвійного проведення оплати.
Заповніть решту полів в документі оприбуткування та натисніть Створити.
Створений документ оприбуткування можна відкрити, натиснувши на його номер у стрічці подій замовлення постачальнику.
Додаткові дії
У створеному замовленні постачальнику натисніть Дії, та оберіть потрібну дію:
1. Дублювати. Це дозволить вам скопіювати усі дані в новий документ замовлення постачальнику: дата і час створення, постачальник, дата доставки, накладна, склад і список доданих товарів.
Внесіть зміни, якщо потрібно, та збережіть нове замовлення.
2. Друкувати замовлення.
Стрічка подій
Справа у діалоговому вікні документа замовлення постачальнику є стрічка подій такого документа, яка працює аналогічно до стрічки подій замовлення, кошторису тощо та відображає дії співробітників.
Події неможливо видалити зі стрічки, завдяки чому ви можете побачити все, що відбувалося з замовленням постачальнику.
Тут фіксуються наступні події:
Дата і час створення документа;
Зміна статусу документа;
Встановлення чи зміна постачальника;
Зміна суми товарів;
Створення оприбуткування з цього документу замовлення постачальнику.
При наведенні курсора на подію можна побачити дату, час та ім'я співробітника, який здійснив цю дію.
У стрічці подій замовлення постачальнику можна зробити наступні дії:
1. Створити завдання, додати фото або файл. Для цього натисніть на іконку “+” в нижній частині та оберіть потрібну дію:
Створити завдання — можливість створити завдання, яке буде пов’язане з цим замовленням
Зробити фото — можливість зробити фото за допомогою веб-камери
Прикріпити файл — можливість додати зображення або документ із ПК
Важливо: розмір файлу може бути до 5 MB, формат: JPG або PNG.
2. Додати публічний або приватний коментар. Для цього просто почніть писати текст у нижній частині стрічки подій. За базовими налаштуваннями коментар публічний, але за потреби ви можете натиснути на іконку ока, щоб зробити коментар приватним.
Публічні коментарі відображаються для всіх співробітників, у яких є доступ до замовлення постачальнику. Приватний коментар може побачити лише той співробітник, який написав його, незалежно від прав доступу. Для зручності, приватні коментарі підсвічуються жовтим кольором.
💡 При натисканні кнопки Enter коментар буде відправлено, а при натисканні поєднання Shift + Enter відбудеться перехід на наступний рядок.
Щоб видалити коментар, натисніть на значок корзини поруч із ним. Після цього коментар не зникне, а буде закреслений, що дозволяє зберегти повну історію та переглядати навіть неактуальні записи.
Зверху є перемикач, за допомогою якого можна бачити “Усі події” або тільки “Коментарі”.
За потреби ви можете приховати та знову розгорнути стрічку подій. Для цього натисніть на згортальну лінію.
Як видалити замовлення постачальнику
Щоб мати можливість видаляти замовлення постачальнику, у вас має бути увімкнене право «Може видаляти замовлення постачальнику».
Щоб видалити документ замовлення постачальнику, відкрийте потрібний документ та натисніть на кнопку видалення у правому нижньому куті. Видалення кількох документів водночас доступне через групові дії у таблиці замовлень постачальникам.
Самостійно відновити видалений документ замовлення постачальнику наразі неможливо.