Закупівля товарів у постачальників — це ключовий етап роботи складу. Вона охоплює все: від підготовки даних у системі до створення замовлення та оприбуткування отриманих позицій.
У цій статті показано, як організувати процес закупівель у RO App так, щоб він був зручним, автоматизованим і без зайвих ручних дій.
1. Позначте постачальників. У профілі контактів позначте чекбокс “Постачальник”, щоб працювати з ними у складських документах.
2. Вкажіть постачальників за замовчуванням для товарів. Це дасть змогу створювати замовлення під конкретного постачальника та автоматично заповнювати дані в документах.
3. Встановіть мінімальні та максимальні залишки товарів. Це допоможе одразу бачити позиції, які потрібно дозамовити.
4. Відстежуйте залишки на складах. Для цього використайте спеціальний список — “Товари для поповнення залишків”. Це позиції, кількість яких опустилась нижче мінімального рівня.
Тут видно, яку кількість потрібно дозамовити, в якого постачальника і орієнтовну суму до оплати, а також доступні групові дії для швидкого створення замовлення постачальнику.
5. Створіть замовлення постачальнику. Це можна зробити напряму зі списку за допомогою групової дії. Додайте товари до вже існуючого замовлення постачальнику, або створіть нове на їх основі.
Якщо для товарів задано постачальників за замовчуванням, ви зможете створювати замовлення для конкретного постачальника, а система автоматично підставить його у документ.
6. Надішліть документ постачальнику. Це допоможе вести облік закупівель і швидко обмінюватися інформацією з партнерами.
7. Оприбуткуйте отриманий товар. Не потрібно окремо створювати документ оприбуткування та вручну вносити усі товари — просто відкрийте потрібне замовлення постачальнику та змініть статус на “Оприбутковано”.
Усі дані з документа замовлення перенесуться в документ оприбуткування і там можна одразу ж внести оплату.
Такий підхід допомагає швидко поповнювати склад, уникати дублювання документів і підтримувати безперервність закупівельного процесу без зайвих ручних дій.