Замовлення постачальнику: що це і навіщо
Будь-яке постачання починається не з оприбуткування, а з планування — саме на цьому етапі формується замовлення постачальнику. Воно допомагає впорядкувати закупівлі та тримати їх під контролем. Це зменшує ризик помилок під час оприбуткування, робить процес постачання прозорим і спрощує планування роботи складу.
Замовлення постачальнику — це попередній етап перед оприбуткуванням. Ця функція дозволяє:
фіксувати заплановані поставки та відслідковувати їх виконання;
планувати поповнення складу до необхідного рівня залишків;
бачити, які товари та у якого постачальника вже замовлені;
автоматично передавати дані про товари та партії (кількість, ціну тощо) в документ Оприбуткування;
зберігати історію замовлень і комунікацій із постачальниками.
Найбільш корисною вона буде для компаній із великою номенклатурою товарів, регулярними поставками та високими вимогами до обліку. Також важливим буде планування та прозорість взаєморозрахунків із постачальниками.
Це насамперед роздрібна та гуртова торгівля, дистрибуція, сервісні компанії та виробництво, будівництво та логістика, де необхідно планувати запаси й уникати перебоїв у постачанні.
Також функцію стане в пригоді у медичних та ветеринарних центрах, салонах краси та лабораторіях, де важливим є контроль залишків і своєчасне забезпечення широким асортиментом в наявності.
Приклади використання замовлення постачальнику
Магазин електрики контролює залишки
Менеджер бачить, що кабелю залишилось критично мало (150 м). На сторінці залишків він натискає “+ Замовлення постачальнику”, система автоматично підтягує останнього постачальника та рекомендовану кількість. Після цього менеджер створює документ, експортує його в PDF і відправляє постачальнику.
Аптека автоматично поповнює склад
Наприкінці кожного дня система визначає ліки з критично низькими залишками. Закупівельник переглядає пропозиції, формує замовлення на погодження, а після підтвердження відправляє його постачальнику.
Інженер оперативно коригує виконання замовлень
Під час ремонту інженер бачить, що постачальник змістив дату доставки на 3 дні. Він переносить виконання такого замовлення та одразу береться за інше завдання, зберігаючи ритм роботи.
Закупівельник контролює поставки та планує надходження
Закупівельник бачить у замовленні не лише список товарів, а й реальний стан поставки: що вже на складі, а що ще очікується. Навіть при відвантаженні частинами система показує прогрес по кожній позиції. Це дозволяє:
вчасно узгоджувати з постачальником графік доставок;
не замовляти товар повторно, якщо він уже в дорозі.
Бухгалтер контролює оплату та уникає дублювання
У замовленні вже можуть бути зафіксовані оплати, тому під час оприбуткування система захистить від дублів. Це дозволяє бухгалтеру платити поетапно за кожну партію та бачити прозору історію: одне замовлення — кілька поставок — кілька оплат, без помилок і зайвих витрат.
Як створити замовлення постачальнику
Зверніть увагу: щоб створити замовлення постачальнику, у вас має бути увімкнене право “Може створювати замовлення постачальнику”.
1. На сторінці Склади > Замовлення постачальникам встановіть потрібну вам локацію і натисніть “ + Замовлення постачальнику”
2. На вкладці Загальні заповніть потрібні поля:
Дата й час створення документа — залиште поточне значення або виберіть потрібну дату в минулому.
Оберіть або створіть постачальника. Це поле є обов’язковим.
Зверніть увагу: щоб переглядати та вказувати постачальників, у вас має бути увімкнене право “Може бачити постачальника”.
Вкажіть номер і дату накладної.
Введіть очікувану дату поставки товарів по цьому замовленню.
Вкажіть склад, на який очікується доставка. Для обраної локації відображаються лише склади, в яких увімкнено дозвіл на операцію оприбуткування.
3. Перейдіть на вкладку Товари:
Додайте вже наявні або створіть нові товари.
Вкажіть кількість та ціну для доданих товарів. За замовчуванням ціна дорівнює 0. Щоб у системі відображалася підсумкова вартість замовлення постачальнику і на її основі була можливість провести оплату, внесіть актуальні дані для кожної позиції.
До доданого товару за потреби додайте коментар, під час додавання потрібно обрати тип коментаря — публічний або приватний. Приватний коментар відображається лише в системі та доступний для внутрішнього використання. Публічний коментар, буде відображатись при друці документу замовлення постачальнику.
4. Натисніть Створити, щоб зберегти замовлення та повернутися до списку замовлень постачальнику, або Створити та відкрити, щоб одразу продовжити роботу з ним.
Порядковий номер створеного документа формується на основі шаблону номера документа для цієї локації. Зараз усі створені документи мають статус “Чернетка”. Згодом ви зможете налаштовувати статуси замовлення постачальнику аналогічно до статусів інших документів.
Внизу справа у документі відображається сума замовлення — тобто загальна вартість замовленого товару.
Таблиця товарів на вкладці “Товари” містить назву товару, його ціну, суму та замовлену кількість із тією, що вже фактично була оприбуткована.
Під таблицею показано:
Замовлену кількість
Оприбутковану кількість
Загальну суму замовлення (включно з податками)
Якщо у документі використовуються різні одиниці виміру, вони показуються окремими рядками, щоб було зрозуміло, скільки і чого оприбутковано.
Усі створені замовлення постачальникам відображаються в таблиці замовлень постачальників.
Крім того, їх можна переглянути:
у профілі товару на вкладці «Замовлення постачальникам» — тут показано всі документи, у яких додано цей товар;
у діалозі редагування товару в замовленні/кошторисі — тут відображаються всі замовлення постачальникам, у яких присутній цей товар (крім тих, що мають статуси груп «Закриті» та «Закриті неуспішно»).
Це допомагає швидко перевірити, скільки одиниць товару замовлено, і на якому етапі перебуває постачання.
Інші способи створення замовлення постачальнику
Ви також можете створити нове замовлення постачальнику зі сторінок “Товари під замовлення клієнтів”, “Товари для повторного замовлення” і навіть з замовлення клієнта.
управління закупівлями, контроль залишків, планування поставок, автоматизація складу, закупівля товарів, поповнення складу, облік запасів, програма для складу, складська логістика, товарний облік, дефіцит товарів, оптимізація закупівель, як контролювати залишки товарів, як планувати поставки, автоматизація замовлень постачальникам, як не забути замовити товар, контроль очікуваних товарів