Резервування товару — це процес, коли певна кількість товару «відкладається» спеціально для конкретного замовлення. У RO App це означає, що система фіксує потрібні позиції, щоб вони були гарантовано доступні для цього замовлення, навіть якщо інші користувачі чи замовлення можуть працювати з тим самим складом.

Функція резервування товару буде особливо корисна для бізнесів, які працюють із замовленнями та обмеженими запасами. Серед них – автосервіси та шиномонтажі, майстерні з ремонту техніки, ювелірні та годинникові майстерні, ательє та салони краси, а також роздрібні магазини побутової техніки, одягу, взуття та автозапчастин. Завдяки резервуванню ці бізнеси можуть гарантувати наявність потрібного товару для конкретного клієнта та уникнути помилок із видачею.

У статті розглянемо, як увімкнути резервування, створювати резерв вручну та автоматично, редагувати, переміщувати та скасовувати резерви, а також як додати зарезервований товар у замовлення.

Менеджерка працює з клієнтським замовленням

Компанія продає спеціальне обладнання під замовлення. Клієнт замовив товар, якого наразі немає на складі. Менеджерка додає його до замовлення у статусі "без списання" та одразу створює замовлення постачальнику. Вона хоче, щоб товар після надходження автоматично зарезервувався саме під це замовлення, а не потрапив до загального залишку.

Логіст контролює надходження товару

Логіст бачить, що прийшов товар за замовленням постачальника, який прив’язаний до клієнтського замовлення. Система автоматично створює резерв, тому логіст точно знає, що ці позиції не можна відвантажувати іншим клієнтам, навіть у термінових випадках.

Адміністратор налаштовує правила резервування

Керівник логістики визначає, що товар можна резервувати під клієнтське замовлення максимум на 5 днів. Це дозволяє автоматично звільняти товари, які не були використані або продані вчасно.

Щоб скористатися функцією резервування, спершу увімкніть її в налаштуваннях складів.

1. При додаванні товару на вкладці “Послуги та товари” у вікні вибору кількості та складу натисніть “Зарезервувати”. Ця ж опція доступна у вікні редагування доданого товару.

2. Вкажіть, з якого складу резервувати товар та його кількість. Ви можете зарезервувати той самий товар у різних кількостях на різних складах, якщо хочете підстрахуватися на випадок нестачі, оптимізувати видачу або забезпечити наявність товару на різних точках для зручності клієнта.

❗ Кількість товару, яку можна зарезервувати на одному складі, не може перевищувати його наявний залишок на цьому складі.

Для серійного товару необхідно вказати або обрати конкретні товари. Одна серійна одиниця може бути одночасно зарезервована лише для одного замовлення.

3. У полі “Період резервування” підставляється значення, встановлене в налаштуваннях. Його можна змінити, але новий термін не може перевищувати встановлене обмеження. За потреби термін резервування можна подовжити, наприклад, якщо товар затримується на складі, клієнт відкладає отримання або замовлення потребує додаткового часу для виконання.

Наприклад, якщо максимальний термін резервування встановлено на 10 днів, за замовчуванням резерв створюється на 10 днів. Через 5 днів клієнт повідомляє, що не встигне забрати товар протягом наступних днів, тому ви можете подовжити резерв, збільшивши залишок із 5 днів до максимально дозволених 10 днів.

4. Натисніть Створити та збережіть зміни у вікні редагування товару і в замовленні.

Один і той самий несерійний товар під одне замовлення можна резервувати в різних кількостях на різних складах

Після цього зарезервована кількість товару зникне з доступного залишку. У профілі товару на вкладці “Залишки” можна переглянути, скільки одиниць товару зарезервовано.

У стрічці подій замовлення також буде зафіксовано подію про створення резерву.

Крім того, ви можете переглянути загальну зарезервовану кількість по всіх залишках на сторінці Склад > Залишки.

Автоматичне резервування товару застосовується у випадках, коли потрібної позиції немає в наявності.

Щоб автоматичний резерв товару працював правильно, дотримуйтесь таких кроків:

1. Увімкніть функцію додавання несписаних товарів до переліку Товарів під замовлення клієнтів для потрібних статусів замовлень та додайте товари без списання до замовлення.

Таким чином, коли замовлення перебуває в одному з цих статусів, усі несписані товари, додані до нього, автоматично потрапляють до списку товарів під замовлення клієнтів.

2. Створюйте замовлення постачальнику зі списку товарів під замовлення. Так між замовленням клієнта та постачальника система фіксує зв’язок.

3. Після надходження та оприбуткування товару система автоматично резервує оприбутковану кількість для того замовлення, з якого було ініційовано закупівлю, на максимальний строк, зазначений у налаштуваннях.

Якщо фактично оприбутковано більшу або меншу кількість товару, ніж було замовлено, резерв створюється саме на оприбутковану кількість, а не на заплановану в замовленні. Якщо надійшла лише частина товару, решту можна буде автоматично зарезервувати при наступному надходженні, створивши для цього нове замовлення постачальнику.

Резерв товару створюється на тому складі, де товар був оприбуткований, навіть якщо замовлення клієнта оформлене на іншій локації. За потреби товар можна перемістити на інший склад — резерв переміститься разом із ним. Тобто резерв «прив’язаний» до товару, а не до локації замовлення.

Для серійних товарів система резервує серійні номери, які беруться у порядку сканування або додавання. Якщо порядок недоступний, (наприклад якщо серійні номери були автоматично згенеровані), — система обирає за принципом FEFO або FIFO.

Термін резерву визначається налаштуваннями у розділі Налаштування > Склад > Налаштування.

У профілі товару та на сторінці Склад > Залишки буде вказано зарезервовану кількість товару.

Важливо: якщо замовлення клієнта скасоване до моменту оприбуткування — резерв не створюється.

Якщо зарезервований товар готовий до використання у конкретному замовленні, його потрібно додати, щоб завершити резервування і зробити товар частиною замовлення. Для цього:

1. Відкрийте вікно редагування товару.

2. Біля резерву натисніть на галочку.

Резервована наявна кількість буде додана у замовлення.

1. Відкрийте потрібний товар в Замовленні.

2. Натисніть на іконку олівця біля створеного резерву.

3. Внесіть необхідні зміни.

Можна змінити термін резерву, склад резерву, перемістити резерв на інший склад або навіть видалити резерв.

4. Після цього збережіть зміни.

Резерв товару можна переміщувати між складами компанії. Переміщення резерву працює аналогічно до переміщення товару, і це не знімає резерв та не змінює замовлення, під яке резерв було зроблено.

1. Відкрийте вікно редагування резерву та натисніть Перемістити.

2. Вкажіть новий склад і кількість для перенесення.

3. Натисніть Створити. Система створить переміщення резерву товару.

1. Відкрийте вікно редагування резерву.

2. Натисніть кнопку видалення у правому нижньому куті.

Якщо резерв протерміновано – система автоматично знімає його і робить товар доступним. Якщо замовлення скасоване – резерв також знімається автоматично.