З 1 січня 2025 року безготівкові розрахунки стали обов'язковими для підприємців в Україні.

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України №894, усі точки продажів повинні приймати безготівкові платежі. Вимога стосується як роздрібних магазинів, так і сервісних підприємств у найменших населених пунктах.

У цій статті ви дізнаєтеся, як налаштувати інтеграцію між RO App та програмним РРО (далі пРРО) Вчасно Каса.

Пройдіть реєстрацію на сайті Вчасно.Каса. Додайте каси, касирів та оберіть доступні податки. Більше інформації про реєстрацію в ДПС торгової точки, каси та ключа касира у цій статті.

1. Перейдіть до сторінки “Налаштування > Центр інтеграцій”. У розділі “Касове обладнання” знайдіть “Вчасно.Каса” та натисніть кнопку “Налаштувати”.

2. У вікні налаштування інтеграції позначте чекбокс “Інтеграцію ввімкнено”.

1. Натисніть на кнопку “+ Реєстратор”.

2. Заповніть інформацію про реєстратор:

API токен каси можна знайти в налаштуваннях каси в розділі “Токен”.

Зверніть увагу, що API токен має бути унікальним у рамках компанії. Якщо у вас 2 різних облікові записи в RO App — ви не зможете використовувати один реєстратор для двох різних облікових записів.

Номер податку також знаходиться в налаштуваннях каси в розділі “Податкова група > Коди податкових груп”.

Важливо: обов'язково вкажіть відповідну цифру коду податкових груп з Вчасно.Каса у полі “Номер ПДВ із системи Вчасно.Каса” у RO App. Тільки в такому разі відбуватиметься коректна передача податкових ставок у фіскальні чеки.

Важливо: перевірте, щоб у кабінеті Вчасно у налаштуваннях каси було обрано види оплат Готівка, Безготівка та Картка. Тому що саме ці види використовуються у RO App.

3. Натисніть кнопку “Створити”.

Готово! Реєстратор успішно доданий та відображається у списку.

На сторінці “Фінанси > Платежі” виберіть каси, у яких буде використовуватись цей реєстратор. Тобто коли ви проводитимете транзакції в ці каси, фіскальні чеки будуть надсилатися на вказаний реєстратор.

Важливо: для однієї каси можна підключити один реєстратор, при цьому той самий реєстратор може використовуватися для декількох різних кас в RO App.

Наприклад, у вас є 2 каси з назвою “Готівка” та “Безготівкова”. До каси “Готівка” можна підключити лише один реєстратор Вчасно.Каса. Але цей же реєстратор може використовуватися і для каси “Безготівкова”, якщо в неї немає іншого підключеного реєстратора.

Готово! Каса успішно додана до списку підключених.

З однією касою в RO App можуть працювати декілька співробітників. Для цього працівники просто проводять оплати до цієї каси. У вікні платежу в полі “Касир” автоматично буде обраний той співробітник, з облікового запису якого проводиться платіж. За потреби ви можете змінити касира.

Станом на зараз, Device manager не має можливості віддавати платіжні дані (ЕПЗ) з терміналу до RO App. Тому, якщо ваші клієнти хочуть сплатити картою, то ви можете використовувати платіжний сервіс RO Pay. За допомогою цього сервісу ви можете надіслати клієнту посилання на оплату будь-яким зручном способом або друкувати QR-код на оплату одразу з документом (наприклад у акті виконаних робіт).

Платежі які проводяться через сервіс RO Pay надходять одразу на ваш розрахунковий рахунок ФОП або ТОВ, тому такі платежіне потрібно фіскалізувати. А клієнту можна видати товарний чек від магазину.

Налаштуйте автоматичне надсилання фіскального чека клієнту на електронну пошту або у вигляді SMS / Viber. Для цього встановіть галочки у відповідних чекбоксах.

Надсилання SMS / Viber відбувається з веб-порталу Вчасно.Каса. Тобто ті SMS, які доступні вам завдяки інтеграції з смс-шлюзами в RO App не будуть працювати для цієї функції. Тому вам буде надходити додатковий рахунок на оплату за використані SMS у Вчасно.Каса.

Також зверніть увагу, що спочатку повідомлення надсилається у Viber. Якщо за номером телефону не знайдено Viber акаунт, тоді повідомлення надсилається у вигляді SMS.

Важливо: для відправки фіскального чека на електронну пошту або у вигляді SMS, у профілі клієнта обов'язково має бути увімкнена галочка “Згоден отримувати Email” та “SMS” відповідно.

Якщо галочка буде вимкнена, то при спробі надіслати клієнту фіскальний чек на email / SMS, ви побачите повідомлення, в якому ви зможете дозволити надсилання або завантажити чек звичайним способом.

Важливо: якщо у вас увімкнено автоматичне надсилання чека на email / SMS та автоматичне завантаження фіскального чека, але в профілі клієнта не вказано email або номер телефону, тоді ви побачите повідомлення, в якому необхідно вказати відповідні дані клієнта.

За потреби вказані дані можна одразу зберегти в профілі клієнта, для цього встановіть галочку у відповідному полі.

Якщо у клієнта немає email або номера телефону, тоді можна просто завантажити фіскальний чек у цьому вікні.

Для того, щоб автоматично завантажувати фіскальні чеки, встановіть галочки у потрібних вам опціях. Тоді автоматично буде встановлена галочка “Друкувати фіскальний чек” при проведенні та фіскалізації наступних платежів:

У замовленні:

У продажі — внесення оплати за продаж;

У поверненні від клієнта:

Наприклад, у замовлення було внесено передплату, а потім замовлення було закрите та повністю оплачене з внесенням післяплати. Якщо створюється відшкодування, фіскалізованими будуть два чеки — повернення передплати та повернення післяплати.

Зверніть увагу, що на даний момент фіскалізація передоплат та післяплат в мобільному додатку недоступна.

Окрім цього, можна також встановити галочку “Друкувати фіскальний чек” при проведенні службових операцій з готівкою, а саме внесенні та знятті коштів з каси. Для коректної фіскалізації, повинна бути обрана поточна дата проведення платежу. В такому випадку платіжні чеки будуть автоматично фіскалізовані та завантажені.

Однак, ви також можете фіскалізувати вище описані операції вручну натиснувши кнопку "Друкувати фіскальний чек" вже після проведення оплати. У такому разі фіскалізація відбувається не під час оплати, а після натискання цієї кнопки.

Фіскальний чек завжди буде відкриватись у новому вікні браузера, звідки ви зможете його завантажити або роздрукувати.

Якщо на момент проведення платежу за замовлення або продаж у вас ще не відкрита зміна, то зміну буде відкрито автоматично після першого фіскального чеку.

Закрити зміну можна у власному кабінеті Вчасно.Каса. Ми рекомендуємо налаштувати автоматичне закриття зміни, докладніше про це можна дізнатися в інструкціях Вчасно.Каса.