Externe Benachrichtigungen sind automatische Nachrichten, die das System an einen Kunden sendet, um ihn an ein wichtiges Ereignis oder eine Statusänderung seines Dokuments zu erinnern. In RO App können Sie diese Benachrichtigungen auf der Grundlage von Kontaktereignissen einrichten, um Personen und Organisationen im Voraus über wichtige Termine zu informieren.
Hinweis: Sie können diese Benachrichtigungen nur für Kunden einrichten, nicht für Mitarbeiter.
1. Klicken Sie auf der Seite Einstellungen > Externe Benachrichtigungen > Kontakte im Abschnitt „Für Personen“ oder „Für Organisationen“ auf die Schaltfläche + Benachrichtigung. Ob Sie eine Benachrichtigung für Personen oder Organisationen erstellen, bestimmt die Liste der verfügbaren Ereignisse.
2. Wählen Sie das Ereignis aus, für das Sie eine Benachrichtigung senden möchten.
Die Liste der verfügbaren Ereignisse wird automatisch auf der Grundlage des Kontaktformulars für die jeweilige Person oder Organisation generiert. Alle Kontaktfelder vom Typ Datum stehen als Ereignisse für den Versand von Benachrichtigungen zur Auswahl.
Dazu gehört auch das Systemfeld Geburtstag, sodass Sie ganz einfach Erinnerungen für Geburtstage, Jahrestage oder andere wichtige Termine versenden können.
3. Wählen Sie aus, ob Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail versendet werden sollen (sofern diese Informationen im Kundenprofil angegeben sind).
Wichtig: Um eine Benachrichtigung zu versenden, muss im Kundenprofil das Kontrollkästchen „SMS“ oder „Erklärt sich mit dem Erhalt von E-Mails einverstanden“ aktiviert sein.
Wenn Sie die Zustellungsmethode „E-Mail“ auswählen, können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, von der aus Benachrichtigungen gesendet werden sollen – von RO App-Adresse (gateway@roapp.email) oder, falls Sie die E-Mail-Integration aktiviert haben, von einer der in der Integration verbundenen Adressen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Wenn Sie keine E-Mail-Adressen verbunden haben, können Sie direkt aus dem Auswahlfenster zur Verbindungsseite wechseln.
4. Versuche zuerst, über den neuesten Chat des Kontakts zu senden – aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit das System versucht, die Benachrichtigung an den zuletzt geöffneten Chat mit dem Kunden zu senden. Wenn kein solcher Chat existiert, wird die Benachrichtigung über die oben ausgewählte Methode – SMS oder E-Mail – gesendet.
In Twilio WhatsApp bleibt der Chat nach der letzten Nachricht des Kunden 24 Stunden lang geöffnet.
Auf Instagram – 7 Tage nach der letzten Nachricht des Kunden.
Wichtig: Verwenden Sie diese Funktion nur für wichtige Benachrichtigungen. Eine übermäßige Anzahl von Nachrichten kann zur Sperrung der Telefonnummer oder des Kontos führen, das mit dem Chat-Kanal verknüpft ist.
Benachrichtigungen, die erfolgreich an einen Chat gesendet wurden, erscheinen nicht nur im Chat selbst, sondern auch in den Aufträgen und den Aktivitätsfeeds der Kontakte. Um diesen Chat zu öffnen, klicken Sie im Aktivitätsfeed auf den Kanalnamen.
5. Senden um — Geben Sie die Uhrzeit für den Versand der Benachrichtigung an. Die Uhrzeit entspricht der Zeitzone Ihres Unternehmens.
6. Im Voraus senden — Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Benachrichtigung im Voraus zu versenden, und geben Sie an, wie viele Tage vor dem Ereignis sie versendet werden soll.
8. Speichern Sie die Einstellungen.
Fertig! Der Kontakt erhält nun eine Benachrichtigung, die auch im Ereignis-Feed des Kontakts erscheint.