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Checkliste ist eine Liste von Aufgaben, die bei der Bearbeitung von Aufträgen erledigt werden müssen. Sie ist der Karte des Auftrags zugeordnet, wo ein Mitarbeiter erledigte Punkte abhaken und bei Bedarf Kommentare, Fotos oder andere Details hinzufügen kann.
Hinweis: Um eine Checklistenvorlage zu erstellen, muss für den Mitarbeiter in seinen Einstellungen die Berechtigung „Checklisten“ aktiviert sein.
1. Öffnen Sie den Bereich „Checklisten“
Gehen Sie zu Einstellungen > Checklisten und klicken Sie auf + Vorlage.
2. Geben Sie die grundlegenden Vorlageneinstellungen ein
Legen Sie im Fenster zum Erstellen einer neuen Vorlage Folgendes fest:
Name – ein kurzer und aussagekräftiger Name, der den Zweck der Checkliste sofort verdeutlicht, zum Beispiel: „Qualitätskontrolle bei Reparaturen“ oder „Baustellenbegehung“. Der Vorlagenname muss eindeutig sein – das System lässt nicht zu, dass zwei Vorlagen mit demselben Namen erstellt werden.
Auftragsarten – Wählen Sie die Aufträge aus, für die diese Checkliste gelten soll. Sie können alle Arten oder nur bestimmte auswählen – so ist es beispielsweise sinnvoll, die Checkliste „Bauarbeiten-Abnahme“ nur mit Aufträgen vom Typ „Reparaturarbeiten“ zu verknüpfen und nicht mit allen Aufträgen des Unternehmens.
Aktiv – Schalten Sie diesen Schalter ein, um die Vorlage für die Verwendung in Aufträgen zu aktivieren. Solange der Schalter ausgeschaltet ist, wird die Vorlage als Entwurf gespeichert und in der Praxis nicht angewendet – dies ist nützlich, wenn Sie die Struktur der Checkliste noch entwickeln und nicht möchten, dass Mitarbeiter eine unvollständige Liste sehen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Checkliste automatisch erstellen“ und wählen Sie anschließend den Status des Auftrags aus. Sobald der Auftrag diesen Status erreicht, wird diese Checklistenvorlage automatisch auf der Registerkarte „Checklisten“ zum Auftrag hinzugefügt. Bitte beachten Sie, dass eine Checkliste nur dann automatisch erstellt wird, wenn die Vorlage aktiv und für den entsprechenden Typ von Aufträgen konfiguriert ist.
3. Checklisten-Schritte hinzufügen
Eine Checkliste besteht aus Schritten – dies sind die logischen Phasen des Prozesses. Bei der Checkliste „Qualitätskontrolle bei Reparaturen“ könnten die Schritte beispielsweise „Entgegennahme“, „Diagnose“ und „Übergabe an den Kunden“ lauten.
Klicken Sie auf + Schritt und geben Sie Folgendes an:
den Namen des Schritts;
eine Beschreibung – falls erforderlich, falls ein Mitarbeiter weitere Erläuterungen dazu benötigt, was genau in dieser Phase überprüft wird.
4. Abschnitte innerhalb eines Schritts hinzufügen
Ein Abschnitt gruppiert Checklistenpunkte nach Themen innerhalb eines einzelnen Schritts. Dies ist nützlich, wenn in einer einzigen Phase verschiedene Aufgaben ausgeführt werden müssen. Im Schritt „Diagnose“ können Sie beispielsweise Abschnitte wie „Außeninspektion“ und „Technische Inspektion“ erstellen – so wird sichergestellt, dass die Punkte nicht in einer einzigen langen Liste zusammengefasst, sondern logisch in Blöcke unterteilt werden.
Klicken Sie auf + Abschnitt und geben Sie den Namen ein. Abschnittsnamen dürfen innerhalb derselben Vorlage nicht doppelt vorkommen.
Notizen und Anhänge – diese können in jedem Abschnitt aktiviert werden, damit ein Mitarbeiter einen Kommentar oder ein Foto hinzufügen kann, wenn hierfür kein separates Feld vorhanden ist;
5. Punkte zu einem Abschnitt hinzufügen
Klicken Sie innerhalb eines Abschnitts auf Punkt hinzufügen und geben Sie für jeden Punkt Folgendes an:
Titel – eine konkrete Maßnahme oder Prüfung, zum Beispiel „Kratzer am Gehäuse“ oder „Foto des Geräts vor der Reparatur“;
Beschreibung – falls erforderlich, sollte der Punkt einer näheren Erläuterung bedürfen;
Antworttyp – das Format, in dem der Mitarbeiter das Ergebnis erfasst.
Elementtitel dürfen innerhalb desselben Abschnitts nicht wiederholt werden. Sie können einem einzelnen Abschnitt mehrere Elemente hinzufügen – beispielsweise notiert der Mitarbeiter im Abschnitt „Äußere Inspektion“ zunächst den Zustand des Gehäuses und lädt anschließend ein Foto des Geräts hoch.
6. Die Checkliste speichern
Nachdem Sie alle Elemente für den aktuellen Schritt hinzugefügt haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Sobald alle Schritte erfolgreich erstellt wurden, klicken Sie auf „Erstellen“, um die Checklistenvorlage zu speichern.
Welche Arten von Punkten werden unterstützt:
Für jeden Punkt können Sie eine der folgenden Antwortarten auswählen:
Bestanden / Anmerkung / Nicht bestanden;
Ja / Nein;
Dropdown-Liste mit benutzerdefinierten Optionen;
Auswahl aus einem Katalog;
Datei-Upload.
Was Sie beachten sollten
Jede Vorlage muss mindestens einen Abschnitt enthalten, und jeder Abschnitt muss mindestens einen Punkt enthalten.
Nur aktive Vorlagen können in Ihrer Arbeit verwendet werden.
Änderungen, die zu einem späteren Zeitpunkt an einer Vorlage vorgenommen werden, haben keine Auswirkungen auf Checklisten, die bereits erstellt und an bestehende Aufträge angehängt wurden – nur die Struktur für neue Aufträge wird aktualisiert.
Bei Bedarf können erstellte Checklistenvorlagen bearbeitet werden.