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Wie arbeite ich mit Checklisten in Aufträgen?
Eine Checkliste kann einem Auftrag automatisch oder manuell hinzugefügt werden.
Automatisch – Die Checkliste wird hinzugefügt, sobald der Auftrag einen bestimmten Status erreicht. Dazu muss die Vorlage aktiv sein, für die entsprechende Auftragsart konfiguriert und mit dem gewünschten Status verknüpft sein.
Manuell – Sie können eine Checkliste jederzeit über die Auftrags-Karte hinzufügen, wenn keine automatische Auslösung konfiguriert ist oder wenn Sie die Checkliste außerhalb des Standardprozesses verwenden müssen.
Schritt 1. Eine Checkliste zum Auftrag hinzufügen
Öffnen Sie die Registerkarte Checklisten auf der Karte des Auftrags.
Wenn die Checkliste für die automatische Auslösung konfiguriert ist, erscheint sie in der Liste, sobald die Aufträge in den entsprechenden Status wechseln.
Um eine Checkliste manuell hinzuzufügen, klicken Sie auf Checkliste hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste aus.
Hinweis: In der Liste werden nur aktive Vorlagen angezeigt, die für den aktuellen Typ der Aufträge konfiguriert sind. Wenn keine solchen Vorlagen vorhanden sind, bleibt die Liste leer.
Schritt 2. Füllen Sie die Checkliste aus
Öffnen Sie die Checkliste, indem Sie in der Liste zweimal darauf klicken.
Führen Sie alle erforderlichen Aktionen für den aktuellen Schritt durch.
Klicken Sie auf „Nächster Schritt“, um fortzufahren.
Wenn Sie fortfahren, ohne den aktuellen Schritt abzuschließen, können Sie später darauf zurückkehren und fortfahren.
Solange mindestens eine unvollständige Checkliste in den Aufträgen vorhanden ist, wird unterhalb des Status-Symbols eine Fortschrittsanzeige angezeigt. Sie zeigt an, wie viele Schritte bereits abgeschlossen sind und wie viele noch ausstehen.
Sobald alle Punkte der Checkliste abgeschlossen sind, ändert sich ihr Status automatisch in „Abgeschlossen“.
Doppelklicken Sie auf die entsprechende Checkliste, um sie zu öffnen und alle abgeschlossenen Punkte und Abschnitte anzuzeigen. So können Sie überprüfen, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch ausstehen.
Hinweis: Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf die entsprechenden Aufträge können Checklisten einsehen. Die automatische Erstellung einer Checkliste ist nicht von den Zugriffsrechten eines Mitarbeiters abhängig.
Dateien über eine Checkliste hinzufügen
Wenn ein Checklistenpunkt das Hinzufügen einer Datei oder eines Fotos erfordert, werden die hochgeladenen Materialien automatisch auf der Registerkarte „Dateien“ des entsprechenden Auftrags angezeigt.
Der Status der Datei – öffentlich oder privat – wird durch die Standardeinstellung in den allgemeinen Einstellungen für Aufträge festgelegt. Ist kein Standardwert angegeben, ist die Datei privat. Der Status kann bei Bedarf geändert werden.
Löschen einer Checkliste aus Aufträgen
Wenn eine Checkliste versehentlich zu Aufträgen hinzugefügt wurde oder nicht mehr benötigt wird, kann sie gelöscht werden. Öffnen Sie dazu die entsprechende Checkliste, klicken Sie auf „Löschen“ und bestätigen Sie den Vorgang.