So bearbeiten Sie eine Checkliste
Wenn sich der Prozess geändert hat – beispielsweise wurde ein neuer Überprüfungsschritt hinzugefügt, Sie müssen den Wortlaut eines Schritts präzisieren oder ein erforderliches Foto hinzufügen –, müssen Sie keine neue Checklistenvorlage von Grund auf neu erstellen. Sie können sie bearbeiten: Ändern Sie den Namen, die Reihenfolge der Schritte, Abschnitte und Punkte oder deaktivieren Sie sie vorübergehend, bis die Struktur fertig ist.
Hinweis: Um Checklistenvorlagen zu bearbeiten, muss für einen Mitarbeiter in den Einstellungen die Zugriffsberechtigung „Checklisten“ aktiviert sein.
Manuelles Bearbeiten einer Checklistenvorlage
1. Gehen Sie zu Einstellungen > Checklisten, suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste und öffnen Sie sie.
2. Ändern Sie die Grundeinstellungen der Vorlage.
In der Vorlagenkarte können Sie Folgendes anpassen:
Titel – passen Sie den Wortlaut nach Bedarf an, zum Beispiel „Qualitätskontrolle bei Reparaturen“ → „Qualitätskontrolle bei Geräte-Reparaturen“. Wie bisher muss der Name unter allen Vorlagen eindeutig sein.
Auftragsarten – fügen Sie die Aufträge hinzu oder entfernen Sie sie, für die die Checkliste gilt. Wenn beispielsweise die Checkliste „Bauarbeiten-Abnahme“ nun auch für Aufträge der Art „Ausbauarbeiten“ benötigt wird, fügen Sie diese Art zur Liste hinzu.
Aktiv – Deaktivieren Sie den Schalter, wenn Sie die Vorlage vorübergehend nicht mehr für neue Aufträge verwenden möchten, ohne die Struktur selbst zu löschen. Dies ist nützlich, wenn Sie wesentliche Änderungen vornehmen und nicht möchten, dass Mitarbeiter während dieser Zeit eine unvollständige Checkliste sehen.
3. Bearbeiten der Checklisten-Schritte.
Um den Titel oder die Beschreibung eines Schritts zu ändern, doppelklicken Sie darauf, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie diese.
Um die Reihenfolge der Schritte zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger über das Drag-and-Drop-Symbol neben dem Namen des Schritts und verschieben Sie ihn an die gewünschte Position.
Um einen Schritt zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ und bestätigen Sie den Vorgang.
Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um sie auf die Checkliste anzuwenden.
4. Abschnitte innerhalb eines Schritts bearbeiten.
Um Abschnitte innerhalb eines Schritts zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den gewünschten Schritt.
Um den Namen eines Abschnitts zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Abschnittsnamen dürfen innerhalb einer Vorlage nicht doppelt vorkommen.
Um die Reihenfolge der Abschnitte zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Abschnitt und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Abwärtspfeil. Der Abschnitt wird um eine Position nach unten verschoben.
Um einen Abschnitt zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger darüber, klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ und bestätigen Sie den Vorgang.
5. Felder innerhalb eines Abschnitts bearbeiten.
Innerhalb eines Abschnitts können Sie:
den Namen und die Beschreibung eines Feldes ändern; Feldnamen dürfen, wie zuvor, innerhalb eines einzelnen Abschnitts nicht doppelt vorkommen.
den Antworttyp ändern. Ersetzen Sie beispielsweise „Ja / Nein“ durch „Bestanden / Achtung / Nicht bestanden“, wenn ein einfaches Kontrollkästchen nicht ausreicht;
ein neues Element hinzufügen oder ein bestehendes löschen.
Wichtig zu beachten
Änderungen an der Vorlage gelten nur für neue Checklisten, die nach dem Speichern der Änderungen zu Aufträgen hinzugefügt werden. Die Bearbeitung der Vorlage hat keine Auswirkungen auf Checklisten, die bereits an bestehende Aufträge angehängt sind – diese behalten die Struktur bei, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktuell war.
Das Deaktivieren einer Vorlage löscht diese nicht und hat keine Auswirkungen auf bestehende Checklisten – es verhindert lediglich, dass die Vorlage auf neue Aufträge angewendet wird.
Jede Vorlage muss mindestens einen Abschnitt enthalten, und jeder Abschnitt muss mindestens einen Punkt enthalten. Daher kann der letzte Abschnitt oder Punkt erst gelöscht werden, nachdem ein neuer hinzugefügt wurde.
Wenn Sie wesentliche Änderungen an einer Vorlage vornehmen müssen, ist es am besten, die alte Vorlage zu deaktivieren und eine neue zu erstellen. Dadurch bleibt der Verlauf der Checklisten erhalten, die mit der alten Struktur erstellt wurden.
So löschen Sie eine Checkliste
Wenn Sie eine Checkliste löschen möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Checklisten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ und bestätigen Sie den Vorgang.