Viele Serviceprozesse hängen davon ab, woran sich ein Mitarbeiter erinnert: was bei der Annahme zu prüfen ist, was vor der Übergabe zu erfassen ist, welche Fotos zu machen sind. Checklisten übertragen diese Schritte in RO App: Sie beschreiben den Ablauf der Prüfung einmal in einer Vorlage, und Ihr Team führt sie in jedem Auftrag gleich durch.
Zum Beispiel führt der Techniker bei der Annahme eines Fahrzeugs eine Inspektionscheckliste durch: Er erfasst den Zustand der Karosserie, den Kraftstoffstand und die Ausstattung und fügt Fotos hinzu. Wenn der Kunde später Fragen hat, genügt es, den Auftrag zu öffnen und zu sehen, wer welches Feld wann und mit welchem Ergebnis ausgefüllt hat.
Vorlagen-Editor in den Einstellungen
Checklisten entstehen aus Vorlagen, die Sie auf Unternehmensebene erstellen – im neuen Bereich Einstellungen → Checklisten.
Jede Vorlage besteht aus Schritten, innerhalb eines Schritts aus Abschnitten und in den Abschnitten aus Feldern, die der Mitarbeiter ausfüllt. Für jedes Feld wählen Sie einen Typ:
einzeiliger Text – für eine kurze Antwort;
mehrzeiliger Text – für einen ausführlichen Kommentar;
Prüfergebnis – mit den Status "Erfolgreich", "Nicht erfolgreich", "Achtung" oder "Unbekannt";
Mehrfachauswahl – mehrere Optionen aus einer vorgegebenen Auswahl, zum Beispiel die festgestellten Mängel;
Dropdown – eine Option aus einer vorgegebenen Auswahl;
Datei hochladen – ein Foto des Zustands, der Scan eines Dokuments;
Datum – wenn ein bestimmter Tag festgehalten werden soll, zum Beispiel das Datum der nächsten Wartung.
Neben den Feldern selbst hat die Vorlage drei weitere Einstellungen:
Verfügbarkeit – die Vorlage gilt für alle Auftragstypen oder nur für ausgewählte, sodass Diagnose und Garantiereparatur unterschiedliche Checklisten haben können;
Notizen und Anhänge – Sie können sie in jedem Abschnitt zulassen, damit der Mitarbeiter dort einen Kommentar oder ein Foto hinzufügen kann, wo kein eigenes Feld dafür vorgesehen ist;
Reihenfolge – Schritte, Abschnitte und Felder lassen sich verschieben, damit die Checkliste dem tatsächlichen Ablauf der Prüfung folgt.
Das Bearbeiten einer Vorlage wirkt sich nur auf neue Checklisten aus. Die bereits in Aufträgen erstellten bleiben unverändert: Was im vergangenen Monat ausgefüllt wurde, wird nicht nachträglich überschrieben.
Arbeiten mit Checklisten im Auftrag
Im Auftrag stehen Checklisten sowohl für die Arbeit als auch für einen schnellen Überblick zur Verfügung:
der Reiter "Checklisten" – verfügbar, wenn es für diesen Auftragstyp mindestens eine aktive Vorlage gibt. Hier sind alle Checklisten des Auftrags mit Name, Status, Autor sowie Erstellungs- und Abschlussdatum aufgeführt. Von hier aus startet ein Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung eine Checkliste über die Schaltfläche "Checkliste hinzufügen";
das Status-Badge im Auftragsdialog – darunter zeigt das System die nicht abgeschlossenen Checklisten an, sodass der Manager den Reiter nicht öffnen muss, um zu sehen, ob im Auftrag noch Arbeiten offen sind.
Berechtigungen für die Arbeit mit Checklisten
In den Rollenrechten, die Sie unter Einstellungen → Mitarbeiter → Rollen finden, sind vier separate Berechtigungen hinzugekommen:
Checklisten erstellen;
Checklisten bearbeiten;
Checklisten löschen.
Der Zugriff auf den Vorlagenbereich selbst wird über eine eigene Berechtigung gesteuert: Den Editor sehen nur die Rollen, für die Sie ihn freigeben.
Die Checklisten eines Auftrags kann jeder einsehen, der Zugriff auf den Auftrag hat.
Checklisten sind ab dem Business-Tarif verfügbar.
Mehr über das Erstellen von Vorlagen und die Feldtypen erfahren Sie in der Anleitung zur Einrichtung von Checklisten. Wie Ihr Team sie ausfüllt, zeigt die Anleitung zur Arbeit mit Checklisten im Auftrag.
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Einrichtung der Checklisten benötigen, schreiben Sie uns bitte im Support-Chat – wir sind immer erreichbar.