Wenn Sie ein international tätiges Unternehmen führen, sprechen Ihre Kunden möglicherweise verschiedene Sprachen – und jeder von ihnen möchte Benachrichtigungen in einer Sprache erhalten, die er versteht. Jetzt können Sie Übersetzungen für E-Mail- und SMS-Benachrichtigungsvorlagen hinzufügen und die Kommunikationssprache für jeden Kontakt festlegen, sodass das System Nachrichten automatisch in der richtigen Sprache versendet. Ist keine Übersetzung verfügbar, wird die Benachrichtigung dennoch versendet – lediglich in der Standardsprache.

1. Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Formular-Editor > Kontakte.

2. Fügen Sie das Feld Sprache hinzu – auf der Kontaktkarte erscheint es am Ende des Blocks Kontaktdaten.

Dieses Feld wird außerdem automatisch angezeigt, sobald Sie mindestens eine zusätzliche Sprache zu mindestens einer externen Vorlage für Benachrichtigungen hinzufügen – und zeigt sofort die Standardsprache an, d. h. die Sprache, die im Feld Dokumentsprache auf der Seite Einstellungen > Allgemein > Regionale Einstellungen festgelegt ist.

Wenn Sie später alle zusätzlichen Sprachversionen der Vorlagen löschen, wird das Feld Sprache nicht automatisch aus der Kontaktkarte ausgeblendet – Sie können es nur manuell über den Formular-Editor entfernen.

Öffnen Sie den gewünschten Kontakt und wählen Sie im Feld Sprache die Kommunikationssprache für diesen Kontakt aus.

Benachrichtigungen, die an den Kunden gesendet werden, erfolgen in dieser Sprache, sofern eine entsprechende Übersetzung für die Vorlage vorhanden ist. Ist keine Übersetzung verfügbar, wird die Benachrichtigung in der Standardsprache versendet.

Beim Zusammenführen zweier Kontakte bleibt die Sprache des als primär ausgewählten Kontakts erhalten.

1. Beginnen Sie auf der Seite Einstellungen > Externe Benachrichtigungen mit der Erstellung einer neuen Vorlage oder bearbeiten Sie eine vorhandene Benachrichtigungsvorlage (E-Mail oder SMS).

2. Klicken Sie auf + Sprache.

3. Wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus. In der Vorlage erscheint nun eine neue Registerkarte für diese Sprache – neben der Registerkarte für die Standardsprache.

4. Geben Sie den Vorlagentext in der Standardsprache ein (falls es sich um eine neue Benachrichtigung handelt) sowie die Übersetzung der Vorlage:

Sie können die Übersetzung manuell eingeben oder die maschinelle Übersetzung nutzen. Klicken Sie auf Übersetzen – und Gemini generiert eine Übersetzung auf der Grundlage des Textes aus der Registerkarte der Standardsprache. Wenn auf dieser Registerkarte bereits Text manuell eingegeben wurde, fragt das System zunächst nach einer Bestätigung – und ersetzt den Text erst, nachdem Sie zugestimmt haben.

Überprüfen Sie nach der automatischen Übersetzung unbedingt die Übersetzungen und speichern Sie die Vorlage.

Wichtig: Das Ändern der Dokumentsprache führt nicht automatisch zur Übersetzung des Vorlagentextes. Wenn Sie den Wert des Feldes Dokumentsprache in den Einstellungen des Unternehmens ändern, müssen Sie die Vorlagen selbst übersetzen.

Wenn Ihre Vorlagen noch keine Übersetzungen enthalten, hat die Änderung der Dokumentsprache keine Auswirkungen. Wenn jedoch bereits mindestens eine Übersetzung hinzugefügt wurde, wird durch die Änderung der Dokumentsprache lediglich die Bezeichnung der Standardregisterkarte in den Vorlagen geändert – der Text ändert sich nicht, und das System erinnert Sie daran, ihn zu überprüfen.

Sie können jede hinzugefügte Übersetzung löschen – ist die Registerkarte leer, wird sie sofort gelöscht; enthält sie ausgefüllte Felder, fragt das System zunächst nach einer Bestätigung.

In der Tabelle der externen Benachrichtigungsvorlagen gibt es eine Spalte mit der Bezeichnung Zusätzliche Sprachen, in der alle der Vorlage hinzugefügten Sprachen durch Kommas getrennt aufgelistet sind. Jede Sprachversion ist jedoch keine separate Vorlage, sondern Teil derselben Vorlage; daher sind für die Arbeit mit Sprachen keine gesonderten Zugriffsrechte erforderlich: Es gelten dieselben Rechte wie für die Bearbeitung von Benachrichtigungsvorlagen im Allgemeinen.

Wenn Sie eine Benachrichtigung manuell versenden, erscheint im Absendeformular ein Feld „Sprache“ – unmittelbar nach dem Feld „Vorlage“ –, jedoch nur, wenn die ausgewählte Vorlage über mehr als eine Sprachversion verfügt. Ist nur eine Sprache vorhanden, wird das Feld nicht angezeigt.

Stimmt die Kommunikationssprache des Kontakts mit einer der Sprachen der Vorlage überein, wird diese automatisch ausgewählt; gibt es keine Übereinstimmung, wird die Standardsprache ausgewählt. Bei Bedarf können Sie vor dem Versenden manuell eine andere verfügbare Vorlagensprache auswählen.

Wenn für einen Kontakt eine Kommunikationssprache angegeben ist, sucht das System zunächst nach einer Übersetzung der Vorlage in dieser Sprache und versendet die Benachrichtigung in dieser Sprache, sofern eine gefunden wird und die erforderlichen Felder ausgefüllt sind (E-Mail: Betreff + Text, SMS: Text).

In allen anderen Fällen – wenn eine Übersetzung fehlt, unvollständig ist oder die bevorzugte Sprache des Kontakts gar nicht angegeben wurde – wird die Benachrichtigung wie bisher in der Standardsprache der Vorlage versendet.