Im Modul "Rechnungen" gibt es einen neuen Dokumenttyp – die Gutschrift. Sie hält die Verringerung des Betrags, den der Kunde zahlen muss, als separates Dokument mit eigener Nummer und eigenem Status fest. Die ausgestellte Rechnung bleibt dabei unverändert.
Ein Beispiel: Sie haben einem Kunden eine Rechnung für die Wartung eines Geräts ausgestellt und später wegen Verzögerungen bei den Arbeiten einen Rabatt vereinbart. Bisher hätten Sie dafür die Rechnung selbst bearbeiten müssen: Der ursprüngliche Betrag wäre aus dem Dokument verschwunden, und der Grund für die Korrektur wäre nirgends ersichtlich gewesen. Jetzt bleibt die Rechnung so, wie sie ausgestellt wurde, und den Rabatt erfassen Sie mit einer Gutschrift – in der Rechnung sehen Sie den ursprünglichen Betrag, die Korrektur und den Restbetrag.
Zusammen mit den Gutschriften haben wir auch die Arbeit mit Zahlungen überarbeitet: Rechnungen können in Teilbeträgen bezahlt werden, Zahlungen für Aufträge werden automatisch berücksichtigt, und alle Zahlungen und Korrekturen sind an einem Ort zusammengefasst.
Zwei Wege, eine Gutschrift zu erstellen
Auf der Rechnungsseite gibt es jetzt einen separaten Tab "Gutschriften". Dort funktionieren dieselben Filter, Spalten und Sortierungen wie in der Rechnungsliste, und zu jeder Gutschrift sehen Sie die zugehörige Rechnung, sofern eine Verknüpfung besteht.
Wie Sie die Gutschrift erstellen, bestimmt, worauf sie sich auswirkt.
Aus einer Rechnung – über den Punkt "Gutschrift" im Menü "Aktionen" der jeweiligen Rechnung. Die Gutschrift wird sofort mit ihr verknüpft, und juristische Person, Kunde, Zahler und Positionen werden automatisch übernommen. Sie müssen nur noch die Positionen und den Korrekturbetrag angeben. Diese Variante eignet sich, wenn Sie eine bestimmte Rechnung korrigieren müssen: Der Kunde hat einen Teil der Ware zurückgegeben, Sie haben nach der Ausstellung einen Rabatt gewährt oder einen Fehler in der Menge festgestellt. Für bezahlte und stornierte Rechnungen ist diese Aktion nicht verfügbar.
Ohne Rechnung – über die Schaltfläche "+ Gutschrift" im Tab "Gutschriften". Juristische Person, Kunde, Zahler und Positionen wählen Sie selbst aus. Das ist praktisch, wenn sich die Gutschrift nicht auf eine bestimmte Rechnung bezieht – zum Beispiel bei einer Entschädigung für Unannehmlichkeiten oder einem Bonus für einen Stammpartner.
Bitte beachten Sie: In den Positionen der Gutschrift steht das Feld "Preis" für den Korrekturbetrag pro Einheit, nicht für den neuen Preis des Produkts oder der Dienstleistung. Wird die Gutschrift aus einer Rechnung erstellt, ist dieses Feld zunächst mit dem Preis aus der Rechnung vorausgefüllt – behalten Sie ihn bei, um den offenen Betrag um den vollen Wert der Position zu verringern, oder geben Sie einen kleineren Betrag ein.
Wie sich eine Gutschrift auf Rechnung und Saldo auswirkt
Eine neue Gutschrift wird als Entwurf erstellt: Sie können sie bearbeiten oder löschen, und sie verändert noch keine Beträge. Auf die Rechnung oder den Saldo wirkt sie sich erst aus, wenn Sie ihren Status auf "Ausgestellt" setzen. Danach ist die Gutschrift festgeschrieben und kann nicht mehr bearbeitet werden, und ihr Betrag wird je nach Art der Erstellung angewendet:
eine Gutschrift aus einer Rechnung verringert den Restbetrag dieser Rechnung. Positionen und Gesamtbetrag der Rechnung ändern sich nicht – die Korrektur erscheint in der Rechnung als separate Zeile mit der Nummer der Gutschrift und einem negativen Betrag;
eine Gutschrift ohne Rechnung wird dem Saldo des Zahlers gutgeschrieben – oder dem des Kunden, wenn Zahler und Kunde identisch sind.
Wenn Sie eine ausgestellte Gutschrift stornieren, wird ihr Betrag in der Rechnung bzw. im Saldo nicht mehr berücksichtigt.
Die Summe aller Gutschriften zu einer Rechnung darf den Rechnungsbetrag nicht übersteigen. Eine Gutschrift erstattet dem Kunden kein Geld: Dafür ist eine separate Finanztransaktion erforderlich.
Gutschriftsnummern werden nach einer eigenen Vorlage mit separatem Zähler vergeben. Die Vorlage wird genauso eingerichtet wie bei Rechnungen: einheitlich für das gesamte Unternehmen oder separat für jede juristische Person.
Rechnungen in Teilbeträgen bezahlen
Rechnungen müssen nicht mehr in einem Betrag bezahlt werden. Um eine Teilzahlung zu erfassen, wählen Sie im Menü "Aktionen" der Rechnung "+ Zahlung" und geben Sie den Betrag ein. Die Zahlungsart ist frei wählbar, auch wenn in der Rechnung eine andere angegeben ist. Ein Beispiel: Der Kunde hat die Hälfte bei der Übergabe des Geräts bar bezahlt und den Rest eine Woche später überwiesen – beide Zahlungen sind in der Rechnung sichtbar.
Unter dem Gesamtbetrag der Rechnung gibt es jetzt den Block "Restbetrag": Dort werden alle Zahlungen und Gutschriften mit einem Minuszeichen angezeigt, sodass Sie sofort sehen, wie viel bereits bezahlt wurde und wie viel noch offen ist.
Zahlungen für Aufträge werden in der Rechnung berücksichtigt. Hat der Kunde für einen Auftrag aus der Rechnung bereits eine Anzahlung oder die volle Zahlung geleistet, erscheint diese automatisch im Block "Restbetrag" – und der Kunde muss nur noch die Differenz bezahlen.
Wenn Sie die Rechnung in einen Status der Gruppe "Bezahlt" setzen, der Kunde aber noch nicht den vollen Betrag bezahlt hat, öffnet sich ein Dialog zur Zahlung des Restbetrags. Der Restbetrag kann wie gewohnt oder aus dem Saldo des Kunden beglichen werden. Ist für die Rechnung mehr eingegangen als nötig, bietet das System an, die Überzahlung an den Kunden zu erstatten oder seinem Saldo gutzuschreiben – genauso wie bei Aufträgen.
Mehr über das Erstellen von Gutschriften und ihre Auswirkungen auf Rechnungen und Salden erfahren Sie in der Anleitung zur Arbeit mit Gutschriften.
Haben Sie Fragen oder Anregungen zur Arbeit mit Rechnungen? Wir sind im Support-Chat jederzeit für Sie da.