En este artículo, analizaremos cómo organizar el proceso de reparación de los activos y productos adquiridos en el sistema.
La gestión adecuada de las órdenes de trabajo te permite:
mantener un historial de cada activo;
realizar un seguimiento preciso de los gastos y la carga de trabajo de los empleados;
preparar un activo o producto para su uso posterior o su venta.
Si gestionas grandes volúmenes de recompra de equipos, es importante registrar todas las fases del trabajo con cada activo para realizar un seguimiento preciso de las deudas con proveedores y clientes.
Escenario 1. Reparar un activo y utilizarlo como activo
Ahora dispone de un activo adquirido. Para utilizarlo dentro de la empresa —para el trabajo de los técnicos o incluso para alquiler— repárelo siguiendo los pasos que se indican a continuación.
1. Cree un tipo de órden de trabajo especial para la reparación de activos (p. ej., «Reparación de activo usado»).
❗ Este tipo de órden de trabajo debe incluir el campo del sistema «Activo» para que pueda añadir el activo adquirido.
El uso de un tipo de órden de trabajo independiente le permitirá:
calcular la nómina de los empleados de forma diferente,
y, si es necesario, crear una cadena de estados independiente para este tipo de órden de trabajo a fin de evitar el envío de notificaciones innecesarias.
2. Añada el activo adquirido a la órden de trabajo.
Para este tipo de orden de trabajo, recomendamos crear un cliente independiente con el tipo de organización.
3. Añada los productos y servicios necesarios para reparar el activo y establezca un precio cero para ellos, a fin de registrar el uso de productos y servicios sin generar beneficio, ya que se trata de una reparación interna y no de una venta a un cliente.
Para garantizar que un empleado reciba una bonificación por reparar un activo adquirido, configure una regla independiente para calcular una comisión excepcional por este servicio.
4. Una vez completada la reparación, cierre la órden de trabajo; asegúrese de que el activo permanezca en el almacén de la empresa al cerrar la órden de trabajo.
5. Edite el precio de coste del activo:
Copie el precio de coste de la órden de trabajo del informe «Beneficios de las órdenes de trabajo».
Añada este importe al precio de coste actual del activo en el campo «Coste»: este es el nuevo precio de coste, que tiene en cuenta la reparación y los materiales utilizados.
Si le resulta importante ver cómo cambia el coste del activo, le recomendamos crear un campo «Nuevo coste» en el formulario. Puede introducir aquí el importe actual una vez que el activo haya sido reparado.
Tras la reparación, el activo puede utilizarse como recurso interno de la empresa:
como herramienta para otros trabajos;
como equipo para los técnicos;
como activo para alquiler.
Para utilizar el activo en órdenes de trabajo como un producto o venderlo a un cliente, sigue los pasos del Escenario 2.
Escenario 2. Reparación de un activo y conversión en un producto
Ahora tienes un activo reparado. Para convertirlo en un producto para la venta o en una pieza de repuesto para órdenes de trabajo, sigue los pasos que se indican a continuación.
1. Complete todos los pasos del anterior Escenario 1.
2. Convierta el activo reparado en un producto y contabilícelo en el almacén deseado.
El proveedor en esta publicacion debe ser la misma organización-cliente que realizó la órden. Para ello, en el perfil de contacto, debe marcarlo como proveedor.
Puede crear un nuevo producto o añadir el producto reacondicionado como una nueva unidad de serie a un producto existente (p. ej., iPhone reacondicionado).
El precio de compra será igual al nuevo coste del activo (coste del artículo comprado + su reparación).
Escenario 3. Reparación de un activo comprado tras convertirlo en un producto
Si ya ha comprado un activo a un cliente y lo ha convertido en un producto, pero ahora necesita realizar una reparación:
1. Vuelva a convertir el producto en un activo. Esto es necesario para:
distinguir claramente la unidad que se está reparando en las órdenes de trabajo de los productos y piezas de repuesto utilizados para la reparación;
realizar un seguimiento de todos los cambios en el activo y actualizar su coste, teniendo en cuenta el trabajo realizado y los materiales utilizados.
2. Continúe siguiendo los pasos del Escenario 1.
Una vez completada la reparación, puede:
dejar el activo listo para su uso posterior;
o, siguiendo los pasos del Escenario 2, volver a convertirlo en un producto listo para la venta o para su uso como pieza de recambio en las órdenes de trabajo.