E-fakturowanie to wymiana faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który systemy księgowe mogą przetwarzać automatycznie. Podlega ono normom i przepisom UE, które mają na celu przyspieszenie, zwiększenie przejrzystości i ujednolicenie fakturowania w różnych krajach.
W RO App rozumiemy, jak trudne może być nadążanie za zmieniającymi się wymogami podatkowymi, w tym dyrektywą UE w sprawie e-fakturowania, która jest już wdrażana w wielu krajach. Dlatego wprowadzamy obsługę faktur elektronicznych, która pozwala generować faktury zgodne z przepisami, automatycznie rejestrować je w urzędach skarbowych i wysyłać do kontrahentów za pośrednictwem sieci PEPPOL — wszystko zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Ta integracja jest dostępna od planu subskrypcji Business.
Konfiguracja integracji e-faktura
Krok 1. Sprawdź informacje o podmiotach prawnych
Przed skonfigurowaniem integracji upewnij się, że Twoje podmioty prawne zawierają wszystkie wymagane informacje. Pole NIP/VAT może być oznaczone różnie w zależności od przepisów obowiązujących w danym kraju i jest obecnie obowiązkowe, więc upewnij się, że zostało wypełnione wraz z innymi danymi.
Krok 2. Skonfiguruj integrację
1. Przejdź do Ustawienia > Integracje > E-faktury i kliknij Skonfiguruj.
2. Kliknij Integracja włączona.
3. Wybierz tryb Live lub Testing.
W trybie testowym e-faktury będą generowane, ale nie będą wysyłane do organów podatkowych i kontrahentów, ponieważ służy on głównie do celów testowych. W trybie rzeczywistym wszystkie funkcje integracji są włączone, a faktury są przekazywane do organów podatkowych zgodnie z ustawieniami integracji.
4. Zaznacz pole wyboru dla Podmiotów prawnych, które zostaną określone w tych fakturach. Możesz wybrać Wszystkie lub tylko określone.
Należy pamiętać, że wszystkie wybrane powyżej podmioty prawne:
Powinny być prawidłowo wypełnione w Ustawieniach > Ogólne;
Powinny być powiązane z konkretnymi lokalizacjami w Ustawieniach > Lokalizacje.
Jeśli informacje o jakimkolwiek podmiocie prawnym zostały zaktualizowane, kliknij przycisk Synchronizuj w ustawieniach integracji, aby zaktualizować je dla kolejnych faktur.
5. Pobierz certyfikat KSeF, który służy do uwierzytelniania i bezpiecznej wymiany faktur elektronicznych z systemem KSeF podczas integracji e-invoicing.
Podaj PIN certyfikatu wymagany do potwierdzenia dostępu do certyfikatu.
6. Wybierz status, w którym zostanie wygenerowana e-faktura.
7. Wybierz metodę dostarczania: PEPPOL (standardowy paneuropejski system zamówień publicznych online) lub e-mail.
8. Następnie należy przyporządkować podatki. W lewej kolumnie wybierz kody podatkowe dla podatków, których używasz w aplikacji RO, a w prawej kolumnie wybierz oficjalną nazwę stawki podatkowej (w zależności od kraju).
Podatki w aplikacji RO można ustawić na stronie Ustawienia > Finanse > Podatki.
9. Ostatni krok — przyporządkowanie metod płatności. Dopasuj metody płatności w aplikacji RO do standardowych europejskich metod płatności dla e-faktur.
10. Zapisz ustawienia.
Gotowe! Teraz Twoje faktury będą automatycznie przekazywane do organów podatkowych w wybranym formacie.
Faktura
Po włączeniu integracji każda faktura będzie wyświetlać ikonę e-faktury obok swojego numeru. Kliknięcie ikony spowoduje otwarcie małego okna z następującymi informacjami:
Status faktury — pokazuje, czy faktura została pomyślnie wysłana, została zaakceptowana lub odrzucona.
Metoda dostawy — wskazuje, w jaki sposób faktura jest dostarczana (np. za pośrednictwem PEPPOL).
Uwaga: Aby otrzymać e-fakturę za pośrednictwem Peppol, płatnik musi mieć aktywne połączenie z Peppol z włączoną funkcją odbioru (sprawdź tutaj swojego kontrahenta).
NIP płatnika – numer identyfikacji podatkowej płatnika.
Identyfikator raportu podatkowego – wyświetlany, gdy faktura jest zarejestrowana w systemie raportowania podatkowego; ma znaczenie w przypadku audytów lub gdy organy wydają unikalny identyfikator dokumentu podatkowego.
E-faktura może mieć następujące statusy:
Nowa — początkowy status wystawionej faktury.
Wysłana — faktura została pomyślnie wysłana.
Zaakceptowana — po oznaczeniu faktury jako zaakceptowanej.
Zarejestrowana — po otrzymaniu zarejestrowanego powiadomienia lub ręcznym oznaczeniu jako zarejestrowana.
Odrzucona — po otrzymaniu powiadomienia o odrzuceniu lub ręcznym oznaczeniu jako odrzucona.
Zamknięta — jest to stan ostateczny.
Ręczna synchronizacja
Możesz ręcznie zsynchronizować fakturę przed jej automatyczną synchronizacją, otwierając fakturę i wybierając Działania > Wyślij e-fakturę.
Po zsynchronizowaniu faktury nie można jej już edytować.
Eksportowanie faktury
Aby wyeksportować fakturę, kliknij Działania i wybierz żądany format.
Najpopularniejsze opcje to PDF i PEPPOL BIS 3.0, ale dostępne mogą być również inne formaty zatwierdzone przez lokalne organy podatkowe, które mogą się różnić w zależności od kraju.
Eksportowanie faktur z kodem QR
Zgodnie z polskimi przepisami każda faktura, która jest eksportowana lub udostępniana poza systemem KSeF — na przykład utworzona w RO App i zsynchronizowana z KSeF — musi zawierać kod QR, aby klienci i organy podatkowe mogły potwierdzić jej prawidłową rejestrację i zgodność z przepisami.
Kod QR jest generowany automatycznie po zsynchronizowaniu faktury. Aby go wyświetlić, otwórz fakturę i wybierz Działania → Eksportuj → PDF. Faktura zostanie pobrana w formacie PDF z wyświetlonym kodem QR gotowym do zeskanowania.