QuickBooks Online to oparte na chmurze oprogramowanie księgowe, które pomaga firmom zarządzać finansami, śledzić wydatki, wysyłać faktury i generować raporty w czasie rzeczywistym.
Zintegrowanie konta QuickBooks z RO App pomaga utrzymać dokładność i aktualność danych finansowych bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Po połączeniu faktury i płatności mogą być automatycznie synchronizowane między dwoma systemami, co pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów. Wykonaj poniższe czynności, aby połączyć konto QuickBooks i skonfigurować sposób działania integracji w RO App.
Krok 1. Połącz się z kontem QuickBooks
Jeśli masz już włączoną starą integrację QuickBooks Online, wyłącz ją przed skonfigurowaniem nowej.
1. Przejdź do Ustawienia > Integracje, znajdź QuickBooks Online (2-way) w sekcji Fakturowanie i kliknij Konfiguruj.
2. Kliknij Połącz z QuickBooks Online (2-way).
3. W wyskakującym okienku zaloguj się na swoje konto QuickBooks i przyznaj wszystkie niezbędne uprawnienia.
4. Zaznacz pole Włącz integrację.
W Quickbooks można połączyć się tylko z jednym kontem naraz. Konto to będzie używane do wszystkich operacji w tej firmie, więc nie ma potrzeby, aby każdy pracownik logował się na swoje własne konto.
Aby ponownie połączyć to samo konto lub połączyć inne konto QuickBooks, kliknij Połącz ponownie z Quickbooks.
Po połączeniu konta skonfigurujmy sposób działania integracji w RO App.
Krok 2. Skonfiguruj wysyłanie faktur i płatności
1. Wybierz statusy, które powodują automatyczne wysyłanie faktur na konto QuickBooks. Działa to we wszystkich lokalizacjach.
❗ Jeśli status nie jest określony w ustawieniach, faktura zostanie wysłana tylko po kliknięciu opcji Synchronizuj z Quickbooks w menu Działania w sekcji Faktury.
2. Wybierz konto, na które będą wpływać płatności utworzone w QuickBooks. Księgowane będą tylko płatności z już zsynchronizowanych faktur.
Krok 3. Mapowanie podatków
W kolumnie „Kod podatkowy w RO App” wybierz odpowiedni podatek z systemu aplikacji RO App. Możesz dodawać i dostosowywać podatki na stronie Ustawienia > Finanse.
W kolumnie „Kod podatkowy (lub nazwa podatku) w QuickBooks Online (2-way)” wpisz kod podatkowy (nazwę) z systemu Quickbooks. Kod podatkowy (nazwę) można znaleźć w profilu osobistym na stronie Podatki.
Jeśli korzystasz z więcej niż jednego podatku, kliknij przycisk + Dodaj podatek i dostosuj dopasowanie.
Możesz skonfigurować podatki na stronie Sales tax > Sales tax settings na swoim koncie QuickBooks. Aby dodać niestandardowe podatki, kliknij strzałkę obok przycisku Add agency, a następnie kliknij Add custom rate.
Krok 4. Mapowanie zdarzeń i statusów
Skonfiguruj mapowanie zdarzeń między aktualizacjami faktur w QuickBooks a statusami w aplikacji RO App.
Dostępne są trzy zdarzenia:
Invoice updated
Payment created
Invoice voided
Dla każdego zdarzenia przypisz odpowiedni status faktury w aplikacji RO App. Następnie, gdy określone zdarzenie wystąpi w zsynchronizowanej fakturze w QuickBooks, odpowiednia faktura w aplikacji RO App automatycznie zmieni status na ustawiony tutaj.
Na przykład, jeśli informacje na fakturze QuickBooks zostaną zaktualizowane, status tej faktury w RO App zmieni się na W trakcie przetwarzania (edytowana).
☝️ Upewnij się, że reguły przemieszczania statusów są skonfigurowane poprawnie — czyli ustaw statusy tak, aby mogły przechodzić między sobą bez ograniczeń; w przeciwnym razie mapowanie nie będzie działać prawidłowo.
Zapisz ustawienia. Gotowe! Teraz integracja z QuickBooks jest skonfigurowana.
Następnie dowiedzmy się, jak to działa i jakie informacje są przemieszczane.