Dzięki integracji aplikacji RO App i QuickBooks możesz łatwo synchronizować faktury, towary, usługi i płatności między obydwoma systemami. Aby rozpocząć, upewnij się, że Twoje konta RO App i QuickBooks są połączone. W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób informacje są przemieszczane i aktualizowane w obydwu kierunkach.
☝️ Niniejszy przewodnik zakłada, że posiadasz już aktywne konto QuickBooks.
Jak faktury są przemieszczane
Faktury i płatności z aplikacji RO App mogą być automatycznie lub ręcznie przemieszczane do Quickbooks.
Po utworzeniu faktury w aplikacji RO App i ustawieniu jej statusu zgodnie z konfiguracją w ustawieniach integracji, zostanie ona automatycznie przemieszczona na konto QuickBooks. Możesz również ręcznie przemieścić fakturę w dowolnym statusie, jeśli nie została jeszcze zsynchronizowana. Aby to zrobić, kliknij Działania > Synchronizuj fakturę. Jest to czynność jednorazowa.
Status synchronizacji wraz z datą ostatniej aktualizacji jest wyświetlany u góry strony faktury obok numeru faktury. Kliknij ikonę QuickBooks, aby otworzyć fakturę w QuickBooks.
Wszystkie zsynchronizowane faktury można wyświetlić na stronie Sales > Invoices w QuickBooks.
Następujące informacje są przemieszczane z aplikacji RO App do faktur QuickBooks:
Klient: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (numer telefonu jest dodawany do profilu klienta, ale nie jest wyświetlany na fakturze w polu adresu e-mail klienta);
Data faktury:
Termin końcow faktury;
Produkty i usługi: nazwa produktu lub usługi, ilość, stawka, kwota, podatek (jeśli jest prawidłowo dopasowany w ustawieniach integracji).
Jeśli w aplikacji RO App płatnikiem jest ten sam podmiot, co klient, adres klienta zostanie przesłany do pola „Bill to” w fakturze QuickBooks. Jeśli płatnikiem jest inna osoba kontaktowa, w polu „Bill to” pojawi się nazwa klienta i adres płatnika.
Sposób synchronizacji towarów i usług między systemami
Towary i usługi są wyszukiwane według nazwy, ponieważ nazwa jest unikalnym identyfikatorem.
Jeśli wszystkie usługi i towary zostały już utworzone w Quickbooks, zalecamy ich wyeksportowanie i zaimportowanie do RO App.
Należy pamiętać, że import towarów i usług odbywa się ze stron Moja firma > Towary i Moja firma > Usługi.
Jeśli nie masz towarów i usług utworzonych w Quickbooks, zostaną one automatycznie utworzone podczas przemieszczania faktur z RO App. Z RO App do QuickBooks przemieszczane są tylko nazwa i opis towaru.
Ważne: Maksymalna długość nazwy towaru/usługi w Quickbooks nie powinna przekraczać 100 znaków. Quickbooks nie przyjmie żądania podczas przemieszczania do faktury z nazwą towaru lub usługi zawierającą następujące znaki / lub :
Ustawienia numeracji faktur
QuickBooks posiada domyślny system numeracji, w którym każda utworzona lub przemieszczona faktura jest numerowana sekwencyjnie, zaczynając od 1001.
Niestety nie ma ustawień, które pozwalałyby na przemieszczanie dokumentów z aplikacji RO App do programu QuickBooks z zachowaniem ich numeracji. Można jednak dostosować ustawienia w programie QuickBooks, aby samodzielnie edytować numery faktur.
Aby umożliwić dostosowanie numeru faktury w każdym przenoszonym dokumencie:
1. Przejdź do Settings > Account and Settings.
2. Otwórz sekcję Sales.
3. Włącz opcję Custom transaction numbers i kliknij Done, aby zapisać poniższe ustawienie.
Teraz każdy nowy dokument przemieszczony z RO App do programu QuickBooks nie będzie miał numeru, ale będzie można go zmienić na dowolny numer, w tym dopasować go do numeru faktury w RO App.
W tym celu wystarczy otworzyć fakturę, edytować pole Invoice No. i zapisać fakturę.
Jak działają aktualizacje faktur
Po zsynchronizowaniu faktury kolejne zmiany w jej danych również zostaną automatycznie zsynchronizowane po zapisaniu aktualizacji. Status synchronizacji i data zostaną odpowiednio zaktualizowane.
Zmiany w ilości i kwocie dodanych pozycji są synchronizowane w obu kierunkach.
Jeśli wprowadzisz i zapiszesz zmiany w fakturze w QuickBooks, jej status w RO App zostanie automatycznie zaktualizowany na podstawie ustawień integracji. To samo dotyczy unieważnienia faktury — jej status w RO App ulegnie odpowiedniej zmianie.
☝️ Upewnij się, że reguły przemieszczenia statusu są skonfigurowane poprawnie, tak aby można było przechodzić między nimi bez ograniczeń.
Następujące aktualizacje są synchronizowane tylko wtedy, gdy zostały wprowadzone w RO App:
Nazwa pozycji
Lista pozycji (dodane lub usunięte pozycje)
Klient
Data wystawienia faktury
Termin płatności faktury
Należy pamiętać, że zmiany wprowadzone w profilach kontaktów/płatników, profilach towarów/usług/prac lub profilach podmiotów prawnych nie zostaną automatycznie przemieszczone, chyba że aktualizacje zostaną wprowadzone bezpośrednio w fakturze.
Na przykład, jeśli zmienisz klienta na fakturze, ta aktualizacja zostanie pomyślnie zsynchronizowana z QuickBooks. Jeśli jednak zmienisz tylko numer telefonu klienta w profilu klienta, ta zmiana nie zostanie zsynchronizowana.
Sposób przemieszczania płatności
Po utworzeniu płatności dla zsynchronizowanej faktury w RO App, system automatycznie dodaje pasującą płatność do odpowiedniej faktury QuickBooks jako Undeposited Funds, zachowując tę samą kwotę i datę.
To samo działa w odwrotnym kierunku — gdy użytkownik tworzy płatność dla zsynchronizowanej faktury w QuickBooks, system automatycznie dodaje odpowiednią płatność w RO App. Wszystkie takie płatności są zapisywane na koncie zdefiniowanym w ustawieniach integracji.
Upewnij się, że płatność pokrywa pełną kwotę faktury w jednej transakcji, aby została poprawnie zsynchronizowana z RO App i spowodowała wszelkie powiązane zmiany statusu. Jeśli całkowita kwota zostanie zapłacona w kilku częściowych płatnościach, płatność nie zostanie zsynchronizowana, a status faktury pozostanie niezmieniony.
Edycje lub usunięcia płatności nie są przenoszone między systemami.