Na początek upewnij się, że Twoja RO App i konta Xero są połączone. W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób informacje są przemieszczane i aktualizowane w obu kierunkach.
☝️ Niniejszy przewodnik zakłada, że posiadasz już aktywne konto Xero.
Jak przemieszczane są faktury
Faktury i płatności z RO App mogą być automatycznie lub ręcznie wysyłane do Xero.
Po utworzeniu faktury w RO App i ustawieniu jej statusu zgodnie z konfiguracją w ustawieniach integracji, zostanie ona automatycznie wysłana na Twoje konto Xero. Możesz również ręcznie przemieścić fakturę w dowolnym statusie, jeśli nie została jeszcze zsynchronizowana. Aby to zrobić, kliknij Działania > Synchronizuj fakturę. Jest to czynność jednorazowa.
Kliknij ikonę Xero, aby:
otworzyć fakturę w Xero, klikając identyfikator transakcji;
sprawdzić datę jej utworzenia;
sprawdzić datę ostatniej aktualizacji;
zaktualizować fakturę.
Wszystkie zsynchronizowane faktury można wyświetlić na stronie Sales > Invoices w Xero.
Następujące informacje są przemieszczane z aplikacji RO App do faktur Xero:
Klient: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
Data faktury:
Termin płatności faktury;
Produkty i usługi: nazwa produktu lub usługi, ilość, stawka, kwota, podatek (jeśli jest prawidłowo dopasowany w ustawieniach integracji).
Jeśli dane kontaktowe płatnika różnią się od danych kontaktowych klienta, tylko informacje o płatniku zostaną przemieszczone do faktury Xero.
Uwaga: waluta bazowa na koncie Xero jest automatycznie ustawiana na walutę wybranego kraju. Można ją zmienić indywidualnie dla każdej faktury w Xero, gdy ma ona status Draft. Można również dodać wiele walut obcych do konta Xero.
Sposób synchronizacji usługi i towaru między systemami
Jeśli wszystkie usługi i towary zostały już utworzone w Xero, zalecamy ich wyeksportowanie i zaimportowanie do aplikacji RO App.
Pamiętaj, że importujesz towary i usługi ze stron Moja firma > Produkty i Moja firma > Usługi.
Jeśli nie masz towarów i usług utworzonych w Xero, zostaną one automatycznie utworzone podczas przemieszczania faktur z RO App. Z RO App do Xero przemieszczana jest tylko nazwa towaru.
Ustawienia numeracji faktur
Wszystkie faktury przemieszczone z RO App do Xero będą numerowane zgodnie z ustawieniami Xero.
Aby je zmienić:
1. Przejdź do Settings > Invoice Settings.
2. Otwórz Default Settings.
3. Zmień ustawienia numeracji, wypełniając pola Invoice Prefix i Next Number.
Pole Invoice Prefix można pozostawić puste, ale pole Next Number jest polem obowiązkowym. Następna faktura, którą utworzysz w systemie lub która zostanie przemieszczona z Xero, będzie zaczynać się od wskazanego numeru.
4. Zapisz zmiany.
Teraz możesz zmienić numer każdego dokumentu faktury, otwierając fakturę i edytując numer faktury, aby dopasować go do numeru w RO App.
Jak działają aktualizacje faktur
Po zsynchronizowaniu faktury kolejne zmiany w jej danych również zostaną automatycznie zsynchronizowane po zapisaniu aktualizacji. Status synchronizacji i data zostaną odpowiednio zaktualizowane.
Zmiany ilości i kwoty dodanych pozycji są synchronizowane w obu kierunkach.
Jeśli wprowadzisz i zapiszesz zmiany w fakturze w Xero, jej status w RO App zostanie automatycznie zaktualizowany na podstawie ustawień integracji. To samo dotyczy unieważnienia faktury — jej status w RO App ulegnie odpowiedniej zmianie.
☝️ Upewnij się, że reguły przemieszczania statusu są skonfigurowane poprawnie, tak aby można było przechodzić między nimi bez ograniczeń.
Następujące aktualizacje są synchronizowane tylko wtedy, gdy zostały wprowadzone w aplikacji RO App:
Nazwa pozycji
Lista pozycji (dodane lub usunięte pozycje)
Klient
Data faktury
Termin płatności faktury
Należy pamiętać, że zmiany wprowadzone w profilach kontaktów/płatników, profilach towarów/usług/prac lub profilach podmiotów prawnych nie będą przenoszone automatycznie, chyba że aktualizacje zostaną wprowadzone bezpośrednio w fakturze.
Na przykład, jeśli zmienisz klienta na fakturze, ta aktualizacja zostanie pomyślnie zsynchronizowana z Xero. Jeśli jednak zmienisz tylko numer telefonu klienta w profilu klienta, ta zmiana nie zostanie zsynchronizowana.
Sposób przemieszczania płatności
Po utworzeniu płatności dla zsynchronizowanej faktury w RO App, system automatycznie dodaje pasującą płatność do odpowiedniej faktury w Xero, zachowując tę samą kwotę i datę.
To samo działa w odwrotnym kierunku — gdy użytkownik utworzy płatność dla zsynchronizowanej faktury w Xero, system automatycznie doda odpowiednią płatność w RO App. Wszystkie takie płatności są zapisywane na koncie zdefiniowanym w ustawieniach integracji.
Upewnij się, że płatność pokrywa pełną kwotę faktury w jednej transakcji, aby została poprawnie zsynchronizowana z RO App i spowodowała wszelkie powiązane zmiany statusu. Jeśli całkowita kwota zostanie zapłacona w kilku częściowych płatnościach, płatność nie zostanie zsynchronizowana, a status faktury pozostanie niezmieniony.
Edycje lub usunięcia płatności nie są przenoszone między systemami.