W module "Faktury" pojawił się nowy typ dokumentu – nota kredytowa. Rejestruje ona zmniejszenie kwoty, którą klient ma zapłacić, jako osobny dokument z własnym numerem i statusem. Wystawiona faktura pozostaje przy tym bez zmian.
Na przykład klient otrzymał fakturę za serwis sprzętu, a później uzgodniono z nim rabat z powodu opóźnienia prac. Wcześniej trzeba byłoby edytować samą fakturę: pierwotna kwota znikałaby z dokumentu, a przyczyna korekty nie byłaby nigdzie widoczna. Teraz faktura pozostaje taka, jaką ją wystawiono, a rabat rozliczasz notą kredytową – na fakturze widać pierwotną kwotę, korektę i kwotę pozostałą do zapłaty.
Wraz z notami kredytowymi usprawniliśmy obsługę płatności: faktury można opłacać w częściach, płatności za zlecenia są uwzględniane automatycznie, a wszystkie płatności i korekty są zebrane w jednym miejscu.
Dwa sposoby tworzenia noty kredytowej
Na stronie faktur pojawiła się osobna karta "Noty kredytowe". Działają w niej te same filtry, kolumny i sortowanie co na liście faktur, a przy każdej nocie kredytowej widać fakturę, do której należy, jeśli takie powiązanie istnieje.
Od sposobu utworzenia zależy, na co wpłynie nota kredytowa.
Z faktury – przez opcję "Nota kredytowa" w menu "Działania" wybranej faktury. Nota kredytowa od razu zostaje z nią powiązana, a podmiot prawny, klient, płatnik i pozycje są przenoszone automatycznie. Pozostaje ci tylko wskazać pozycje i kwotę korekty. Ten sposób sprawdzi się, gdy trzeba skorygować konkretną fakturę: klient zwrócił część towaru, po wystawieniu faktury udzielono rabatu albo wykryto błąd w ilości. Dla opłaconych i anulowanych faktur ta czynność jest niedostępna.
Bez faktury – przyciskiem "+ Nota kredytowa" na karcie "Noty kredytowe". Podmiot prawny, klienta, płatnika i pozycje wybierasz samodzielnie. To wygodne, gdy nota kredytowa nie dotyczy konkretnej faktury – na przykład jeśli jest to rekompensata dla klienta za niedogodności lub bonus dla stałego partnera.
Zwróć uwagę: w pozycjach noty kredytowej pole "Cena" oznacza kwotę korekty za jednostkę, a nie nową cenę towaru lub usługi. Jeśli nota kredytowa jest tworzona z faktury, to pole jest najpierw wypełniane ceną z faktury – pozostaw ją, aby zmniejszyć kwotę do zapłaty o pełną wartość pozycji, lub wpisz mniejszą kwotę.
Jak nota kredytowa wpływa na fakturę i saldo
Nowa nota kredytowa jest tworzona jako wersja robocza: możesz ją edytować lub usunąć i nie zmienia ona jeszcze żadnych kwot. Na fakturę lub saldo wpływa dopiero wtedy, gdy zmienisz jej status na "Wystawiono". Od tego momentu nota kredytowa jest zablokowana i nie można jej już edytować, a jej kwota jest uwzględniana w zależności od sposobu utworzenia:
nota kredytowa utworzona z faktury zmniejsza kwotę pozostałą do zapłaty za tę fakturę. Pozycje i suma faktury się nie zmieniają – korekta pojawia się na fakturze jako osobny wiersz z numerem noty kredytowej i ujemną kwotą;
nota kredytowa utworzona bez faktury zasila saldo płatnika – lub klienta, jeśli płatnik i klient to ta sama osoba.
Jeśli anulujesz wystawioną notę kredytową, jej kwota przestanie być uwzględniana na fakturze lub w saldzie.
Suma wszystkich not kredytowych do jednej faktury nie może przekroczyć kwoty tej faktury. Nota kredytowa nie zwraca klientowi pieniędzy: do tego potrzebna jest osobna operacja finansowa.
Numery not kredytowych są nadawane według własnego szablonu z osobnym licznikiem. Szablon konfiguruje się tak samo jak dla faktur: wspólny dla całej firmy lub osobny dla każdego podmiotu prawnego.
Częściowa płatność za fakturę
Teraz faktury nie trzeba opłacać jedną kwotą. Aby zarejestrować płatność częściową, wybierz "+ Płatność" w menu "Działania" faktury i wpisz kwotę. Metoda płatności może być dowolna, nawet jeśli na fakturze wskazano inną. Na przykład klient zapłacił połowę gotówką przy przekazaniu sprzętu, a resztę przelewem tydzień później – obie płatności będą widoczne na fakturze.
Pod sumą faktury pojawił się blok "Pozostało do zapłaty": wyświetlane są w nim ze znakiem minus wszystkie płatności i noty kredytowe, dzięki czemu od razu widać, ile już zapłacono i ile zostało.
Płatności za zlecenia są uwzględniane na fakturze. Jeśli klient wpłacił już przedpłatę lub pełną kwotę za zlecenie ujęte na fakturze, płatność ta automatycznie pojawi się w bloku "Pozostało do zapłaty" – a klientowi zostanie do dopłaty tylko różnica.
Jeśli zmieniasz status faktury na jeden z grupy "Opłacono", a klient nie wpłacił jeszcze całej kwoty, otworzy się okno płatności pozostałej kwoty. Możesz ją opłacić jak zwykle lub z salda klienta. Jeśli za fakturę wpłynęło więcej, niż trzeba, system zaproponuje zwrot nadpłaty klientowi lub zaksięgowanie jej na jego saldzie – tak samo jak w zleceniach.
Więcej o tworzeniu not kredytowych i ich wpływie na faktury i salda przeczytasz w instrukcji pracy z notami kredytowymi.
Masz pytania lub sugestie dotyczące pracy z fakturami? Zawsze jesteśmy dostępni na czacie wsparcia.