As notificações externas são mensagens automáticas que o sistema envia a um cliente para o alertar sobre um evento importante ou uma alteração no status do seu documento. Na RO App, pode configurar estas notificações com base em eventos de contacto para informar antecipadamente pessoas e organizações sobre datas importantes.
Nota: Pode configurar estas notificações apenas para clientes, não para colaboradores.
1. Na página Configurações > Notificações Externas > Contactos, na secção “Para Pessoas” ou “Para Organizações”, clique no botão + Notificação. O facto de estar a criar uma notificação para pessoas ou para organizações determina a lista de eventos disponíveis.
2. Selecione o evento para o qual pretende enviar uma notificação.
A lista de eventos disponíveis é gerada automaticamente com base no formulário de contacto da pessoa ou organização, respetivamente. Todos os campos de contacto do tipo Data estarão disponíveis para seleção como eventos para o envio de notificações.
Isto inclui o campo de sistema Aniversário, para que possa enviar facilmente lembretes de aniversários, datas comemorativas ou quaisquer outras datas importantes.
3. Selecione se deseja enviar notificações via SMS ou e-mail (se esta informação estiver especificada no perfil do cliente).
Importante: Para enviar uma notificação, a caixa de seleção “SMS” ou “Concordo em receber e-mail” deve estar marcada no perfil do cliente.
Ao selecionar o método de entrega “E-mail”, pode escolher o endereço de e-mail a partir do qual as notificações serão enviadas — a partir do endereço da RO App (gateway@roapp.email) ou, se tiver a integração de e-mail habilitada, a partir de um dos endereços ligados na integração, desde que tenha acesso para os utilizar. Se não tiver ligado nenhum endereço de e-mail, pode aceder à página de ligação diretamente a partir da janela de seleção.
4. Tente enviar primeiro pelo chat mais recente do contato — marque a caixa para que o sistema tente enviar a notificação para o último chat aberto com o cliente. Se não existir tal chat, a notificação será enviada através do método selecionado acima — SMS ou e-mail.
No Twilio WhatsApp, a conversa permanece aberta durante 24 horas após a última mensagem do cliente.
No Instagram — durante 7 dias após a última mensagem do cliente.
Importante: Utilize esta funcionalidade apenas para notificações importantes. Um número excessivo de mensagens pode resultar no bloqueio do número de telefone ou da conta associada ao canal de conversa.
As notificações enviadas com sucesso para uma conversa aparecem não só na própria conversa, mas também nas ordens de serviço e nos feeds de atividade do contacto. Para abrir esta conversa, clique no nome do canal no feed de atividade.
5. Enviar às — especifique a hora para enviar a notificação. A hora corresponderá ao fuso horário da sua empresa.
6. Enviar antecipadamente — marque a caixa para enviar a notificação antecipadamente e especifique quantos dias antes do evento a enviar.
8. Guarde as configurações.
Concluído! Agora o contacto receberá uma notificação, que também aparecerá no feed de eventos do contacto.