Uma gestão financeira transparente começa com um acompanhamento preciso dos pagamentos. O sistema permite-lhe registar os pagamentos aos fornecedores diretamente na ordem de compra — desde o pré-pagamento total até aos pagamentos parcelados. Isto ajuda-o a evitar pagamentos duplicados, a visualizar o saldo atual de cada entrega e a manter sempre as suas contas sob controlo.

Isto pode ser feito de várias formas:

Na tabela Lançamentos dentro da ordem de compra, aparecerá uma caixa de informação ao lado deste lançamento indicando que já foi pago.

Se já existir pelo menos um pagamento na ordem de compra, a opção Pagar da conta ficará desativada ao criar um lançamento, e receberá um aviso sobre um possível pagamento duplicado.

❗ Atenção

Os pagamentos criados a partir de um lançamento não são apresentados na tabela de pagamentos da ordem de serviço e não são incluídos no montante total do pagamento dessa ordem. Apenas os pagamentos criados utilizando o método descrito abaixo são tidos em conta no cálculo.

Se utilizar ambos os métodos de adição de pagamentos, certifique-se de que tem isto em conta ao liquidar as contas com o fornecedor.

No documento da ordem de compra, pode registar tanto pagamentos relativos a produtos já lançados como reembolsos do fornecedor. Isto pode ser necessário, por exemplo, em caso de pagamento em excesso, devolução de produtos com defeito, entrega incompleta ou alterações aos termos da encomenda. Esta abordagem permite-lhe gerir todas as liquidações com o fornecedor num único local e visualizar o saldo atual do documento.

Para adicionar um pagamento a uma ordem de compra:

1. No separador Lançamentos e Pagamentos, na secção Pagamentos, selecione o tipo apropriado:

2. Preencha os detalhes: montante, método de pagamento e faturas.

Se necessário, pode adicionar um comentário e etiquetas, alterar o funcionário responsável ou o item de fluxo de caixa, caso os utilize.

3. Clique em Criar.

Todos os pagamentos criados desta forma serão apresentados na secção “Pagamentos” da tabela, onde se indica:

Abaixo da tabela, são apresentados os seguintes dados:

Um valor negativo indica uma dívida para com o fornecedor, 0 significa que o documento está liquidado e um valor positivo indica um pagamento em excesso, em que o fornecedor nos deve dinheiro.

❗ Tenha em atenção que os pagamentos criados a partir de um documento de lançamento não estão incluídos aqui.

Os fundos podem ser deduzidos automaticamente do saldo do fornecedor se houver um pagamento em excesso de outras compras?

Os fundos não são deduzidos automaticamente. Se verificar um pagamento em excesso no saldo do fornecedor (aparece como um montante que o fornecedor lhe deve), pode utilizar esses fundos para pagar as ordens de serviço atuais. Basta selecionar a opção «Devido ao saldo» ao processar o pagamento.

Desta forma, o montante que o fornecedor lhe deve será simplesmente reduzido pelo montante correspondente.

O que devo fazer se me esquecer de criar um pagamento durante o lançamento?

Se ainda não tiver havido operações com produtos (transferências, vendas ou utilização em ordens de serviço) para o documento de lançamento, abra o lançamento e selecione Ações → Criar Despesa. Em seguida, preencha os detalhes do pagamento.

Se o lançamento já não puder ser editado devido a transações já realizadas com os produtos, o pagamento pode ser adicionado manualmente à ordem de compra. Verifique o montante no documento de lançamento e crie um pagamento do tipo «Pagamento ao Fornecedor» para esse montante. No comentário, pode especificar que se trata de um pagamento para o lançamento n.º XXX.