Lançamento a partir de um arquivo através de mapeamento
O processo de lançamento pode ser muito acelerado e simplificado através da importação rápida e fácil de produtos através de um arquivo Excel usando mapeamento.
☝ Este método é adequado:
Se receber produtos de um fornecedor num arquivo XLSX / XLS / CSV.
Para correspondência automática dos dados do fornecedor com os seus produtos.
Se precisar não só de lançar produtos existentes, mas também de criar novos produtos.
As suas vantagens são:
Registo rápido sem introdução manual.
Minimização de erros e duplicação de produtos.
Atualização automática de preços, códigos de barras e saldos com base nos dados do fornecedor.
No documento de lançamento, clicar no botão Importar e, em seguida, carregar o ficheiro a partir do PC.
Tenha em atenção que todos os valores na tabela devem estar em formato de texto. Se os dados na tabela estiverem definidos num formato diferente, poderão ser criados registos duplicados ao lançar produtos.
Depois de carregar o ficheiro, é necessário definir as correspondências entre os campos do sistema e os nomes das colunas no ficheiro Excel.
A categoria do produto é um campo obrigatório. Para produtos que pertencem à mesma categoria, pode utilizar o valor predefinido. Ao importar, deve especificar toda a cadeia de categorias — desde a categoria principal até à categoria de último nível.
Por exemplo, se tiver uma categoria Todos os produtos > Acessórios > Capas, ao importar, precisa especificar essa categoria por completo na coluna «Categoria» do arquivo.
O nome do produto é um campo obrigatório.
Código do produto - um identificador único do produto.
Artigo do produto é um número ou designação exclusiva do produto.
Importante: apenas um dos campos será obrigatório — «Nome do produto», «Código do produto» ou «SKU do produto», dependendo de qual desses valores é usado em minha empresa como identificador exclusivo do produto.
A quantidade é obrigatória para mercadorias não serializadas. Para mercadorias serializadas, se o número de unidades exceder o número de números de série especificados, os números em falta serão gerados automaticamente. Se o número de unidades for menor que o número de números de série especificados, apenas o número de números de série que corresponde ao número real de unidades será lançado.
Os números de série são necessários para mercadorias serializadas. Neste caso, a quantidade de mercadorias é igual ao número de números de série indicados por vírgulas (não mais de 20).
O preço de compra é um campo obrigatório que representa o custo das mercadorias. É utilizado no cálculo do lucro, e é a partir deste preço que se formam as margens.
A garantia do fornecedor (valor) é uma quantidade (número).
Garantia do fornecedor (prazo) é uma unidade de medida: dias ou meses.
As colunas “Garantia do fornecedor (valor)” e “Garantia do fornecedor (prazo)” são opcionais, mas se preencher a garantia, ambas devem ser preenchidas.
A data de expiração é a data final de expiração do produto. A data de expiração é exibida em uma coluna separada no armazém, na tabela de saldo.
Se receber um lote de um produto com datas de validade diferentes, cada grupo com uma data de validade separada deve ser registado com uma nota de entrega separada.
Os preços não são campos obrigatórios. Esta é uma oportunidade para preencher imediatamente os tipos de preços de produtos da tabela de importação de acordo com os criados no sistema na página Configurações > Preços e descontos > Produtos.
Com este método de lançamento, é possível carregar e criar novos produtos.
É criado um novo cartão de produto e preenchido com os dados correspondentes ao carregamento da tabela. Se a categoria especificada no arquivo não existir no sistema, ela será criada.
Tenha em atenção que o ficheiro para lançamento de mercadorias pode conter até 250 linhas!
O sistema corresponde aos produtos pelo seu identificador único. Se tal produto já existir, pode deixar o campo «Categoria» em branco — durante a publicação, ele será adicionado à sua categoria.
Após o primeiro lançamento, as comparações de importação são guardadas pelo fornecedor. Ou seja, no próximo lançamento, ao selecionar este fornecedor, os dados serão preenchidos automaticamente.
Depois de todos os valores terem sido comparados, clique no botão Importar.
Depois de adicionar mercadorias à tabela de lançamentos (manualmente ou utilizando um ficheiro), clique no botão Criar .
Se necessário, é possível processar o documento de lançamento concluído. Leia mais sobre o processamento de um documento de lançamento neste artigo.
Lançamento de produtos existentes a partir de um arquivo
☝ Este método é adequado:
Se receber produtos de um fornecedor num arquivo XLSX / XLS / CSV.
Quando se actualiza em massa a quantidade de produtos sem criar novos itens.
Se os produtos já estão no sistema, mas precisam de ser distribuídos por novos armazéns.
As suas vantagens são:
Redução de erros - elimina o risco de introdução manual de dados.
Flexibilidade das configurações - pode especificar números de série, garantia e preços de venda a retalho.
Navegue até ao documento de lançamento, prima o botão Importar e prima o modelo Importar. Isto irá descarregar o modelo de ficheiro para o seu dispositivo.
Lembre-se: só pode lançar os produtos conhecidos nos seus armazéns através da importação de ficheiros. Introduza os novos produtos manualmente ou importe os seus produtos na página A minha empresa > Produtos.
Note que o lançamento de produtos através de um ficheiro Excel só é possível se o identificador único do produto for o Nome. Leia mais sobre a configuração de um identificador único de produto neste artigo.
Este ficheiro não tem as colunas Código, SKU, Código de barras e Serializado porque o sistema recebe-as através da funcionalidade de importação de produtos, antes do lançamento.
Aqui estão os campos da tabela que podem ser encontrados no seu ficheiro Excel:
Identificador único do produto é o valor da exclusividade do produto (nome, código, artigo ou não especificado), a coluna é obrigatória. Saiba mais sobre a definição de um identificador único neste artigo.
Importante: Se não tiver definido um identificador único do produto (está indicado “não especificado” nas definições), deve utilizar o ID do produto (pode descobrir o ID do produto exportando produtos na página “A minha empresa - Produtos”)
Quantidade. É um campo obrigatório para produtos não seriais.
Números de série. É um campo obrigatório para os produtos de série. O sistema adicionará tantos produtos quantos os números de série introduzidos neste campo (até 20 números de série).
Garantia do fornecedor (valor). É um campo opcional para o valor do período de garantia do fornecedor.
Garantia do fornecedor (período). É um campo opcional para o tipo de unidade do período de garantia do fornecedor (dia ou mês).
Nota: As colunas de garantia do fornecedor são opcionais. No entanto, se você decidir adicionar a garantia do fornecedor, deverá preencher os dois campos.
Preço de compra. É um campo obrigatório para calcular o lucro e a margem de lucro do preço.
Campos de preço de retalho. Estes são os campos opcionais para os preços de venda a retalho. O sistema utiliza esses valores para os preços de venda final no perfil do produto.
Os campos de preço de venda final não são obrigatórios. Se não houver dados, basta deixar uma célula em branco e eliminar os nomes das colunas para que os preços zero não se apliquem aos produtos.
Lembre-se: certifique-se de que os nomes das colunas de preços de venda a retalho correspondem aos nomes das margens de preços da página Definições > Preços e descontos. Caso contrário, o RO App não conseguirá identificar estes valores como preços.
Prima o botão Importar, anexe o seu ficheiro Excel e prima o botão Importar para carregar o ficheiro no sistema.
Não se esqueça: o seu ficheiro Excel de lançamento de produtos deve conter até 250 linhas de dados.
Se importar um arquivo no formato antigo, que não possui uma coluna “Data de validade”, ocorrerá um erro durante a importação. Isso ocorre porque essa característica ainda não pode ser definida para produtos existentes.
Para evitar esse erro, adicione uma coluna chamada “Data de validade” ao arquivo de importação antes das colunas de preço e deixe-a em branco. Essa é uma solução temporária até que seja lançada uma atualização que permita definir datas de validade para produtos existentes, não apenas para novos.
Assim que preencher a tabela com os seus produtos - seja manualmente ou através da importação do ficheiro Excel - prima o botão Publicar.
Se necessário, é possível processar o documento de lançamento finalizado. Leia mais sobre o processamento de um documento de lançamento neste artigo.