O encerramento de uma ordem de serviço é necessário para concluir o processo de trabalho com a ordem de serviço e receber as demonstrações financeiras e análises corretas.
Tenha em atenção que não é possível editar dados financeiros e contrapartes em ordens de serviço fechadas. As seguintes acções estão desactivadas em Ordens de Serviço fechadas:
edição dos dados do cliente, pagador, gerente e técnico
edição da quantidade, custo, preço ou desconto de um produto ou serviço
criação de pagamentos
Isto ajuda a evitar erros e confusões nos cálculos da Folha de Pagamento e nos balanços. Se for necessário alterar qualquer coisa numa ordem de serviço fechada sob as restrições listadas, altere-a para um status aberto, edite-a e feche-a novamente. Esta ordem de serviço será registada nos cálculos e relatórios do cálculo das folhas de pagamento no período atual.
Importante: Para poder transferir uma ordem encerrada para outro status, é necessário configurar as regras para alternar entre status.
Além disso, pode ativar o recurso de encerramento de ordens «retroativo», que permite manter a precisão dos relatórios financeiros e tornar as alterações na data de encerramento transparentes e controláveis. Para fazer isso, marque a conta de seleção «Ativar data de fechamento retroativa» nas configurações de status.
☝ Este recurso está disponível apenas:
para os grupos de status «Encerrado com sucesso» e «Encerrado sem sucesso»;
nos planos de preços Business e Enterprise.
As Ordens de Serviço podem ser encerradas com sucesso quando a sua empresa tiver fornecido todos os serviços e materiais necessários ao cliente, ou sem sucesso quando, por algum motivo, o cliente recusar os seus serviços. Para isso, o sistema tem dois grupos diferentes de status: Fechado e Abandonado, respetivamente.
Recomendamos que crie vários status no grupo Recusado com os nomes dos motivos de recusa mais comuns (Caro, Qualidade, Condições, etc.). Certifique-se de que define o status correspondente ao motivo da recusa, após o que poderá ver as estatísticas das Ordens de Serviço sem sucesso na página A minha empresa > Painel.
Ao transferir uma encomenda para um status dos grupos “Fechada”, se o custo dos produtos e serviços adicionados à encomenda for superior a 0, a janela de pagamento abrir-se-á automaticamente. Se o custo dos produtos e serviços for 0, ou se não tiverem sido adicionados à encomenda, a janela de pagamento não se abrirá.
Encerramento bem sucedido de uma ordem de Serviço
Siga alguns passos simples para fechar a sua ordem de Serviço com sucesso.
Passo 1. Alterar o estado da ordem de Serviço para qualquer um dos estados disponíveis no grupo Fechado.
Passo 2. Se a função para encerrar a ordem pela data passada estiver ativada para este status, aparecerá uma janela pop-up onde poderá deixar a data de encerramento atual ou selecionar uma nova.
Passo 3. A janela de pagamento da ordem de Serviço abre-se automaticamente. Indique o método de pagamento e a conta.
Tenha em atenção que a lista de contas disponíveis depende do método de pagamento selecionado (numerário / sem numerário). Se selecionar Conta como método de pagamento, a lista conterá apenas contas disponíveis para pagamentos em dinheiro. Se especificar o método de pagamento como Sem dinheiro, a lista conterá apenas contas disponíveis para pagamentos Sem dinheiro, respetivamente. O mesmo se aplica ao método de pagamento por Cartão.
Se os pagamentos presenciais estiverem ativados para a conta especificada, pode criar um pagamento manualmente ou clicar em «Aceitar». Isto irá abrir uma janela de pagamento onde o cliente pode pagar as ordens de serviço utilizando um dos seguintes métodos:
Código QR: o cliente digitaliza o código com o seu smartphone.
Terminal: o cliente efetua o pagamento através do terminal POS
Tap to Pay: o cliente aproxima o seu cartão ou dispositivo do seu smartphone.
Quando se seleciona o método de pagamento Por conta de dívida, o montante total da ordem de serviço será debitado do saldo do cliente. Verá a dívida na página Finanças > Saldos ou no perfil do cliente (separador Saldo).
Importante: para lançar um pagamento contra uma dívida, tem de ativar o direito de acesso “Pode fazer pagamentos contra dívidas de clientes” nas configurações da função do empregado.
Passo 4. Se necessário, adicione um comentário e selecione outra conta.
Importante: Para o fecho da ordem, a comissão é paga ao empregado que alterou o status da ordem de serviço para fechado, e não ao conta!
Passo 5. Selecione o documento a imprimir. Clique no botão Guardar.
Já está! A ordem de Serviço está encerrada e o respetivo pagamento foi efectuado à conta ou debitado do saldo do cliente.
Se a ordem de Serviço contém trabalhos e materiais pelos quais o especialista deve receber um salário, mas o cliente recusa-se a pagá-los, então pode fazer um pagamento numa conta separada Perdas, por exemplo. Depois, se necessário, ajuste o saldo do cliente, se quiser registar que ele lhe deve.
Já está! A ordem de Serviço foi fechada sem sucesso e é apresentada nas estatísticas do painel do gestor.
Há alturas em que o serviço “Diagnóstico” foi executado na ordem de Serviço, mas o cliente recusa-se a comprar serviços subsequentes.
Neste caso, é necessário criar um estado separado no grupo Encerrado (por exemplo, Encerrado após diagnóstico) e transferir a ordem de Serviço para este estado. Assim, a ordem de serviço será fechada com êxito, uma vez que o serviço inicial foi concluído e essa ordem de serviço é considerada bem-sucedida. Ao mesmo tempo, o utilizador compreenderá que o cliente recusou continuar a cooperar consigo e poderá selecionar essas ordens de serviço para processamento posterior utilizando um filtro, e o saldo desse cliente será apresentado corretamente.
Encerramento da ordem de Serviço sem sucesso
Esta opção de fecho da ordem de Serviço é adequada se o cliente recusou os seus serviços. Mas não é necessário apagar a ordem de Serviço, basta transferi-la para um status de não aceite.
1. Alterar o estado da ordem de Serviço para qualquer outro do grupo de Estados abandonados.
2. Será aberta uma janela de confirmação se a ordem de serviço contiver:
produtos que não tenham sido baixados (incluindo os que foram parcialmente baixados);
um montante por pagar (a diferença entre o total da ordem de serviço e o pagamento efetivo);
pagamentos recebidos ou pré-pagamentos.
Após confirmar a ação, o status da ordem de serviço será alterado. Se fechar a janela, a ação será cancelada e o status permanecerá inalterado.
3. Se a função para encerrar a ordem pela data passada estiver ativada para este status, aparecerá uma janela pop-up onde poderá deixar a data de encerramento atual ou selecionar uma nova.
Assim que uma ordem de trabalho passa para o estado Abandonado, o seu processamento é encerrado e a janela de pagamento não aparece, uma vez que não será cobrado qualquer pagamento. Ao mesmo tempo, os processos relacionados são automaticamente ajustados:
Produtos
Se os produtos ainda não tiverem sido baixados do inventário, aparecerão apenas no histórico da ordem e não afetarão os níveis atuais de inventário.
Se os produtos já tiverem sido baixados, permanecem baixados, e as informações sobre as operações de armazém são armazenadas no sistema.
Liquidações financeiras
Se houver um saldo remanescente numa ordem de serviço, o sistema cancela-o automaticamente para encerrar o documento sem qualquer saldo pendente. Este ajuste é puramente técnico e não se reflete como uma entrada ou saída efetiva de fundos nas contas.
Acumulações de bónus
Se existirem bónus configurados nas regras de folha de pagamento para produtos, serviços ou estados da ordem de trabalho, estes são calculados de acordo com as regras padrão do sistema.
Relatórios
As ordens de trabalho «Abandonado» não são apresentadas no relatório «Lucro das ordens de trabalho». Está disponível um relatório separado, «Lucro das ordens sem sucesso», para analisar essas ordens.