Многие сервисные процессы держатся на памяти сотрудника: что проверить при приёме, что зафиксировать перед выдачей, какие фото сделать. Чек-листы переносят эти шаги в RO App: вы один раз описываете порядок проверки в шаблоне, а команда проходит её одинаково в каждом заказе.
Например, при приёме авто в сервис механик проходит чек-лист осмотра: отмечает состояние кузова, уровень топлива и комплектацию, добавляет фото. Если у клиента позже возникнут вопросы, достаточно открыть заказ и увидеть, кто, когда и с каким результатом заполнил каждое поле.
Конструктор шаблонов в настройках
Чек-листы строятся из шаблонов, которые вы создаёте на уровне компании – в новом разделе Настройки → Чек-листы.
Каждый шаблон состоит из шагов, внутри шага – разделы, а уже в разделах – поля, которые заполняет сотрудник. Для каждого поля вы выбираете тип:
однострочный текст – для короткого ответа;
многострочный текст – для развёрнутого комментария;
оценка результата проверки – по статусам "Успешно", "Неуспешно", "Внимание" или "Неизвестно";
множественный выбор – несколько вариантов из заранее заданных, например, обнаруженные неисправности;
выпадающий список – один вариант из заранее известных;
загрузка файла – фото состояния, скан документа;
дата – когда нужно зафиксировать конкретный день, например, дату следующего обслуживания.
Кроме самих полей, у шаблона есть ещё три настройки:
доступность – шаблон работает для всех типов заказов или только для выбранных, поэтому диагностика и гарантийный ремонт могут иметь разные чек-листы;
примечания и вложения – их можно разрешить в любом разделе, чтобы сотрудник добавил комментарий или фото там, где отдельного поля под это нет;
порядок – шаги, разделы и поля можно перетаскивать, чтобы чек-лист повторял реальную последовательность проверки.
Редактирование шаблона влияет только на новые чек-листы. Те, что уже созданы в заказах, остаются неизменными: заполненное в прошлом месяце не перепишется задним числом.
Работа с чек-листами в заказе
В заказе чек-листы доступны и для работы, и для быстрого контроля:
вкладка "Чек-листы" – доступна, если для этого типа заказа есть хотя бы один активный шаблон. Здесь перечислены все чек-листы заказа с названием, статусом, автором и датами создания и завершения. Отсюда же сотрудник с соответствующим разрешением запускает чек-лист кнопкой "Добавить чек-лист";
бейдж статуса в диалоге заказа – под ним система показывает незавершённые чек-листы, поэтому менеджеру не нужно открывать вкладку, чтобы понять, остались ли в заказе невыполненные работы.
Заполнять чек-листы можно не только в веб-версии, но и в мобильном приложении – удобно, когда сотрудник проходит проверку непосредственно на месте.
Автоматический запуск и контроль перехода между статусами
Чек-листы не обязательно запускать вручную – их можно привязать к статусам заказа. Причём связь работает в обе стороны: статус может сам запустить чек-лист, а незавершённый чек-лист – придержать заказ перед следующим статусом.
Автоматический запуск настраивается в шаблоне, в разделе Настройки → Чек-листы. Выберите статус в опции "Создавать этот чек-лист автоматически" – и система создаст чек-лист сама, как только заказ получит этот статус.
Запрет перехода включается в самом статусе. В разделе Настройки → Статусы → Заказы откройте нужный статус и отметьте чекбокс "Требовать завершения чек-листов" – и заказ с незавершённым чек-листом в этот статус не перейдёт.
Разрешения на работу с чек-листами
В правах роли, которые вы найдёте в разделе Настройки → Сотрудники → Роли, появились четыре отдельных разрешения:
создавать чек-листы;
редактировать чек-листы;
удалять чек-листы.
Отдельным правом регулируется и доступ к самому разделу с шаблонами: конструктор увидят только те роли, которым вы его откроете.
Просматривать чек-листы может каждый, у кого есть доступ к самому заказу.
Чек-листы доступны начиная с тарифного плана Business.
Что дальше. В следующих обновлениях чек-листы можно будет прикреплять к изделиям, а результат проверки – автоматически формировать в PDF для печати или публикации на публичной странице заказа.
Подробнее о создании шаблонов и типах полей читайте в инструкции по настройке чек-листов, а об их заполнении – в инструкции по работе с чек-листами в заказе.
Если у вас возникнут вопросы или понадобится помощь с настройкой чек-листов – пожалуйста, напишите нам в чат поддержки, мы всегда на связи.