Мы обновили модуль "Задачи" и добавили в него новые возможности: статусы и приоритеты, доску с группировкой, бейджи и фильтры. Менять задачи теперь можно, не открывая их, – прямо в таблице или перетащив карточку на доске.
Обновление пригодится, когда задач много и они распределены между несколькими сотрудниками. Например, руководитель сервисного центра утром открывает доску, сгруппированную по исполнителям, и видит, кто из мастеров загружен больше всех. Звонок клиенту по согласованию ремонта он перетаскивает в колонку администратора, у которого сегодня меньше дел, – исполнитель изменится, и открывать задачу для этого не придется.
Статусы и приоритеты
Раньше задача могла быть только открытой или закрытой. Теперь статусы можно настроить под собственные процессы: в настройках статусов появилась отдельная вкладка "Задачи". Там можно переименовать стандартные статусы "К выполнению", "В работе", "В ожидании" и "Готово" или добавить новые. Как и в других модулях, можно задать, в какие статусы разрешено переходить, кто может их устанавливать и нужен ли комментарий.
Также у каждой задачи теперь есть приоритет – высокий, средний или низкий. Новая задача всегда создается в первом статусе, а приоритет по умолчанию – средний. А чтобы завершить задачу, достаточно нажать "Отметить как выполненную".
Существующие задачи мы уже перенесли: открытые получили статус "К выполнению", закрытые – "Готово", а всем задачам установлен средний приоритет.
Как добавить собственные статусы и настроить переходы между ними, читайте в инструкции по настройке статусов.
Два режима просмотра: таблица и доска
Теперь вы сами выбираете, в каком из них работать с задачами.
Таблица подойдет, когда нужно просмотреть много задач сразу. Колонки можно настроить под себя – например, добавить описание задачи или связанную запись. Сортировать можно почти по любой колонке: приоритет – по важности, а статусы – в том порядке, в котором они настроены в вашей компании. Выполненные задачи в таблице по умолчанию не показываются, чтобы не отвлекать от текущей работы, но их всегда можно отобразить через фильтр.
Доска показывает задачи карточками в колонках. Группировать их можно тремя способами:
по статусу – чтобы видеть, на каком этапе каждая задача;
по исполнителю – чтобы равномерно распределять нагрузку между сотрудниками; задачи без исполнителя собраны в отдельной колонке;
по сроку – чтобы планировать день и неделю: задачи распределяются по колонкам "Просроченные", "Сегодня", "Эта неделя" и "Предстоящие".
Просроченные задачи всегда вверху колонки, а под ними – карточки с ближайшим сроком. Колонки статусов, которые вам не нужны, например "Готово", можно скрыть.
Изменения без открытия задачи
Статус, исполнителя, приоритет и срок можно изменить прямо в строке таблицы или на карточке доски – достаточно кликнуть по нужному полю. А если нужно обновить несколько задач сразу, выберите их в таблице и измените одновременно – все изменения фиксируются в истории каждой отдельной задачи.
На доске карточку можно просто перетащить в другую колонку, и задача обновится в соответствии с группировкой.
По статусу – изменится статус задачи. Действуют те же правила, что и при изменении статуса в самой задаче: колонки статусов, в которые перевести задачу нельзя, во время перетаскивания становятся неактивными, а если статус требует комментария, система его запросит.
По исполнителю – изменится исполнитель. Если у задачи несколько исполнителей, карточка показывается в колонке каждого из них, а перетаскивание заменяет только того сотрудника, из колонки которого вы ее перенесли. А чтобы создать задачу для конкретного сотрудника, наведите курсор на его колонку и нажмите "+" – он уже будет выбран исполнителем.
По сроку – изменится срок: на сегодня, на последний день текущей недели или на неделю вперед.
Все действия учитывают права доступа. Например, если сотрудник может менять только статус своих задач, то перетащить задачу в колонку коллеги он не сможет.
Бейджи, фильтры и поиск
На странице задач появились бейджи, которые в один клик показывают нужные задачи:
"Мои задачи" – задачи, в которых вы исполнитель;
"Просроченные" – задачи, срок которых уже истек;
"На эту неделю" – задачи со сроком на текущей неделе;
"Созданные мной" – задачи, которые создали вы.
Также появились фильтры – по дате создания, автору, статусу, исполнителю, приоритету и сроку. Их можно сочетать с бейджами и поиском: например, выберите "Просроченные" и добавьте фильтр по приоритету, чтобы начать с самого важного.
А чтобы быстро перейти к поиску, просто нажмите "/".
Контроль сроков
Просроченные задачи теперь легко заметить где угодно: срок выделяется красным в таблице и на карточке, в шапке колонки доски видно их количество, а в самой задаче – на сколько дней она просрочена. Счетчик возле раздела "Задачи" в главном меню показывает, сколько именно ваших задач просрочено.
Срок можно указать с конкретным временем или только датой. Например, для звонка клиенту – "сегодня до 13:00", а для заказа запчастей – просто "до пятницы". Задача со временем считается просроченной сразу после него, а задача с датой – с начала следующего дня.
Ближайшие сроки отображаются в понятном формате: "Сегодня 13:00", "Через 2 дня", "2 дня назад". Так сразу видно, сколько времени осталось или прошло, и не нужно сверяться с календарем.
Все о работе с обновленным модулем – от настройки доски до фильтров – собрано в инструкции к модулю "Задачи".
Есть вопросы или идеи по работе с задачами? Мы всегда на связи в чате поддержки.