На сторінці Налаштування > Телефонія, у блоці “Автоматизація” ви можете налаштувати автоматизацію, яка допомагає тримати всі дзвінки під контролем: система сама формує завдання та звернення з кожного пропущеного або прийнятого дзвінка, економлячи час і спрощуючи роботу команди.
Автоматичне створення завдань на пропущені дзвінки
1. Позначте чекбокс “Створювати завдання для пропущених вхідних дзвінків”.
2. Оберіть відповідального виконавця завдання.
За потреби можна обрати декількох виконавців, для цього натисніть “+ Виконавець” та оберіть ще одного співробітника. Якщо ви зазначили декількох виконавців, то ви можете обрати тип завдання:
Одне завдання на всіх — буде створено одне завдання на всіх зазначених виконавців. Після виконання кимось одним, завдання зникає в інших виконавців і закріплюється за тим, хто виконав.
По завданню на кожного — будуть створені окремі завдання для кожного зазначеного виконавця.
3. Встановіть “Кінцевий термін” для завдань. Клацніть у відповідному полі та оберіть скільки днів, годин чи хвилин додавати до поточного часу створення завдання.
Наприклад, ви встановили значення 2 години і у вас був пропущений дзвінок 19.06.2023 о 13:00 годині. Крайній термін такого завдання буде 19.06.2023 15:00.
4. Налаштуйте з’єднання завдання з замовленнями та зверненнями.
Створити завдання в замовленні, якщо клієнт має відкрите замовлення — пошук клієнта здійснюється за номером телефона (якщо у вас декілька клієнтів з однаковим номером телефона — тоді береться той, що був створений пізніше за всіх). Якщо у такого клієнта є незакриті замовлення (у статусі з будь-якої групи крім “Закриті успішно / Закриті неуспішно”), тоді створене завдання автоматично буде з’єднано з таким замовленням. Якщо замовлень декілька — береться те, що створене пізніше за інші.
Створити завдання у зверненні, якщо клієнт має відкрите звернення — пошук клієнта здійснюється за номером телефона (якщо у вас декілька клієнтів з однаковим номером телефона — тоді береться той, що був створений пізніше за всіх). Якщо у такого клієнта є незакриті звернення (у статусі з будь-якої групи крім “Закриті успішно / Закриті неуспішно”), тоді створене завдання автоматично буде з’єднано з таким зверненням. Якщо звернень декілька — береться те, що створене пізніше за інші.
Якщо не вдалось знайти клієнта, незакриті замовлення або звернення — тоді завдання буде створено без з’єднання.
Обов’язково натисніть кнопку “Зберегти”, щоб застосувати налаштування.
Готово! Тепер після кожного пропущеного дзвінка в RO App автоматично буде створено завдання з назвою “Пропущений дзвінок”. Крайній термін та Виконавець в такому завданні буде таким, що ви вказали у налаштуваннях. Автором такого завдання буде Виконавець, якого ви зазначили першим в переліку.
Автоматичне створення звернення на прийняті дзвінки
1. Позначте чекбокс “Створювати звернення для прийнятих вхідних дзвінків”.
2. За потреби для таких звернень можна вибрати певний тип і одразу призначити Менеджера, а також налаштувати сповіщення, щоб співробітник вчасно обробив заявки.
3. Налаштуйте правила створення звернень.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите замовлення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите замовлення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті замовлення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите звернення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите звернення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті звернення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Зверніть увагу, що якщо у вас позначено обидва налаштування та у клієнта на момент вхідного дзвінка є незакрите замовлення та незакрите звернення, то буде створено одне автоматичне звернення.
Автоматичне створення звернення на кожний пропущений дзвінок
1. Позначте чекбокс “Створювати звернення для пропущених вхідних дзвінків”.
2. За потреби для таких звернень можна вибрати певний тип і одразу призначити Менеджера, а також налаштувати сповіщення, щоб співробітник вчасно обробив заявки.
3. Налаштуйте правила створення звернень.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите замовлення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите замовлення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті замовлення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Створити звернення, навіть якщо клієнт має незакрите звернення — позначте цей чекбокс, якщо хочете щоб автоматичне звернення створювалось, навіть якщо у клієнта є незакрите звернення. У протилежному випадку звернення не буде створюватись, поки у клієнта є незакриті звернення. Пошук клієнта відбувається за номером телефону.
Зверніть увагу, що якщо у вас позначено обидва налаштування та у клієнта на момент пропущеного виклику є незакрите замовлення та незакрите звернення, то буде створено одне автоматичне звернення.
Важливо: коли вам телефонує невідомий клієнт, якого немає у базі, автоматично створюється нове звернення. Якщо з таким номером телефону не повʼязати нового або наявного клієнта, система створюватиме нове звернення без інформації про попередні дзвінки на кожен наступний виклик.
Щоб уникнути цього, спочатку створіть або додайте клієнта до наявного звернення. Тоді дзвінки будуть автоматично пов'язуватись з вже наявним контактом у базі, і віджет показуватиме всю історію взаємодій.
Звернення, які було створено автоматично з вхідного або пропущеного виклику будуть заповнені наступним чином:
Тип звернення та Менеджер, вказані у налаштуваннях.
Ім'я (якщо клієнт вже є у вашій базі) та номер телефону клієнта. Якщо клієнта немає у вашій базі, тоді замість імені буде вказано “Невідомий клієнт”.
В полі “Опис” буде вказано “Пропущений” для звернень, які були створені з пропущеного виклику.
Зверніть увагу, що автоматичні звернення створюються, як від існуючих клієнтів, так і від невідомих.
