Спочатку вам потрібно підключити та налаштувати телефонію на сторінці “Налаштування > Телефонія”.
Ви можете підключити інтеграції з такими сервісами телефонії як Binotel, Zadarma, Twilio Voice або UniTalk.
Зверніть увагу, що перед налаштуванням та підключенням інтеграції у вас вже має бути створено обліковий запис у сервісі телефонії, яку ви плануєте використовувати.
Важливо: будьте уважні, використовуючи один сервіс телефонії для декількох CRM-систем. Не всі телефонії можуть працювати одночасно в 2-х та більше CRM-системах.
Після підключення телефонії ви отримуєте такі можливості.
Відстеження всіх вхідних та вихідних дзвінків
У таблиці “Дзвінки” зібрана вся історія спілкування з клієнтами. Тут можна бачити дату, час, тип та тривалість дзвінка, контакт, трубку, прослуховувати записи розмов, завантажувати їх, створювати транскрипції та короткі підсумки. Завдяки фільтрам і сортуванню легко знаходити потрібні дзвінки за різними параметрами.
Це фактично ваш центр управління телефонними розмовами: історія, записи, розшифровки та швидкий пошук в одному місці.
Покращення рівня комунікації з контактами
При використанні телефонії в RO App можна здійснювати вихідні, приймати вхідні та фіксувати пропущені дзвінки.
Як здійснити вихідний дзвінок контакту
Здійснити дзвінок контакту з RO App можна кількома способами.
1 спосіб. Наведіть курсор на ім'я або номер телефона контакта у таблиці замовлень, звернень або дзвінків та натисніть кнопку “Зателефонувати”. Якщо у вас кілька трубок, оберіть назву потрібної трубки.
2 спосіб. У профілі контакта на вкладці “Загальні” натисніть на іконку поруч із номером телефону. Потім натисніть кнопку “Зателефонувати” або виберіть назву потрібної трубки (якщо їх декілька).
Після цього RO App ініціює дзвінок із підключеної телефонії.
Як прийняти вхідний дзвінок від контакта
Під час вхідного дзвінка в нижньому правому куті з'являється картка вхідного дзвінка.
Важливо: щоб у співробітника відображалася картка вхідного дзвінка, в налаштуваннях інтеграції з телефонією необхідно надати доступ до слухавки цьому співробітнику.
Розглянемо детальніше, які можливості має ця картка.
Вхідний дзвінок від існуючого контакта
Дані про те, на яку трубку надійшов дзвінок.
Картку контакта: ім’я, посаду, організацію, менеджера, баланс та всі поля, увімкнені в редакторі форми. Натискання на ім’я відкриває повний профіль.
Відомості про останній відкритий документ:
картку звернення з полями, увімкненими у формі звернення;
картку замовлення з полями, увімкненими у формі замовлення;
запис із зазначенням статусу, часу, майстра та суми до оплати;
можливість змінити статус останнього відкритого документу (замовлення/звернення) напряму з картки.
Кнопку для перегляду всіх документів того самого типу, що й останній незакритий документ (наприклад, якщо це замовлення, відобразиться кнопка “Усі замовлення”).
Кнопку “+ Створити”, яка дозволяє швидко додати нове звернення, запис або замовлення.
Дзвінки за існуючими контактами та замовленнями також зберігаються у профілі контакта на вкладці “Дзвінки” та у стрічці подій замовлення, де їх можна прослухати та завантажити.
Зверніть увагу, що якщо ваш контакт має кілька замовлень у різних статусах, то дзвінок збережеться в останнє незакрите замовлення. Якщо всі замовлення контакта у статусі групи “Закриті успішно” або “Закриті неуспішно” — дзвінок збережеться лише у профілі контакта та загальному звіті.
Вхідний дзвінок від невідомого контакта
інформація про те, на яку трубку надійшов дзвінок;
номер телефону;
кнопка “+ Створити” (натисніть на неї, щоб створити контакт, звернення, запис або замовлення).
Зверніть увагу, щоб дзвінок від невідомого контакта зберігся у замовленні, необхідно натиснути кнопку “Нове замовлення”, створити замовлення з контактом та зберегти його до завершення дзвінка. Якщо ви натиснете кнопку “+ Контакт”, дзвінок збережеться лише у профілі контакта та у звіті на сторінці “Дзвінки”.
Рекомендуємо створити просту форму замовлення для швидкого створення. Нагадуємо, що ви у будь-який момент зможете змінити тип замовлення та заповнити більше інформації про пристрій та контакта.
Автоматичне створення звернення на пропущений виклик
У RO App можна налаштувати автоматичне створення звернення на кожен пропущений дзвінок.
Для цього перейдіть на сторінку “Налаштування > Телефонія”. У розділі “Автоматизація” позначте чекбокс “Автоматично створювати звернення на пропущений виклик”.
Тут одразу можна налаштувати певний тип звернення та вибрати відповідальних менеджерів.. Після чого налаштувати оповіщення для менеджерів за зверненнями, щоб ваші співробітники швидко отримували інформацію про пропущені дзвінки та передзвонювали контактам.
У такому зверненні буде заповнено таку інформацію:
Ім'я (якщо контакта немає у вашій базі, то в цьому полі буде написано “Невідомий контакт”);
Телефон;
у полі Коментар буде написано “Пропущений”.
Щоб створити нового контакта зі звернення, натисніть “+” праворуч у полі “Ім'я контакта”. Заповніть всю необхідну інформацію та збережіть зміни.
Як обмежити доступ співробітникам до прослуховування дзвінків
Ви можете обмежити доступ до прослуховування дзвінків у налаштуваннях ролі співробітника.
Право “Може бачити дзвінки” у блоці “Замовлення” відповідає за можливість прослуховувати дзвінок у стрічці подій замовлення.
Право “Може бачити дзвінки” у блоці “Контакти” відповідає за можливість прослуховувати дзвінок у профілі контакта на вкладці “Дзвінки”.
Право “Дзвінки” відповідає за доступ до всіх записів розмов на сторінці “Дзвінки”.