Ми оновили модуль "Завдання" і додали в нього нові можливості: статуси й пріоритети, дошку з групуванням, бейджі та фільтри. Змінювати завдання тепер можна, не відкриваючи їх, – прямо в таблиці або перетягнувши картку на дошці.
Оновлення стане в пригоді, коли завдань багато і вони розподілені між кількома співробітниками. Наприклад, керівник сервісного центру зранку відкриває дошку, згруповану за виконавцями, і бачить, хто з майстрів найбільше завантажений. Дзвінок клієнту щодо погодження ремонту він перетягує в колонку адміністратора, у якого сьогодні менше справ, – виконавець зміниться, і відкривати завдання для цього не доведеться.
Статуси та пріоритети
Раніше завдання могло бути лише відкритим або закритим. Тепер статуси можна налаштувати під власні процеси: у налаштуваннях статусів з'явилася окрема вкладка "Завдання". Там можна перейменувати стандартні статуси "До виконання", "В роботі", "В очікуванні" та "Готово" або додати нові. Як і в інших модулях, можна задати, у які статуси дозволено переходити, хто може їх встановлювати і чи потрібен коментар.
Також у кожного завдання тепер є пріоритет – високий, середній або низький. Нове завдання завжди створюється в першому статусі, а пріоритет за замовчуванням – середній. А щоб завершити завдання, достатньо натиснути "Позначити як виконане".
Наявні завдання ми вже перенесли: відкриті отримали статус "До виконання", закриті – "Готово", а пріоритет для всіх встановлено середній.
Як додати власні статуси й налаштувати переходи між ними, читайте в інструкції з налаштування статусів.
Два режими перегляду: таблиця й дошка
Тепер ви самі обираєте, в якому з них працювати із завданнями.
Таблиця підійде, коли потрібно переглянути багато завдань одразу. Колонки можна налаштувати під себе – наприклад, додати опис завдання чи пов'язаний запис. Сортувати можна майже за будь-якою колонкою: пріоритет – за важливістю, а статуси – у тому порядку, в якому їх налаштовано у вашій компанії. Виконані завдання в таблиці за замовчуванням не показуються, щоб не відволікати від поточної роботи, але їх завжди можна відобразити через фільтр.
Дошка показує завдання картками в колонках. Групувати їх можна трьома способами:
за статусом – щоб бачити, на якому етапі кожне завдання;
за виконавцем – щоб рівномірно розподіляти навантаження між співробітниками, а завдання без виконавця зібрані в окремій колонці;
за терміном – щоб планувати день і тиждень: завдання розподіляються по колонках "Прострочені", "Сьогодні", "Цей тиждень" та "Майбутні".
Прострочені завдання завжди вгорі колонки, а під ними – картки з найближчим терміном. Колонки статусів, які вам не потрібні, наприклад "Готово", можна приховати.
Зміни без відкриття завдання
Статус, виконавця, пріоритет і термін можна змінити прямо в рядку таблиці чи на картці дошки – достатньо клікнути по потрібному полю. А якщо потрібно оновити кілька завдань одразу, виберіть їх у таблиці й змініть одночасно – усі зміни фіксуються в історії кожного окремого завдання.
На дошці картку можна просто перетягнути в іншу колонку, і завдання оновиться відповідно до групування.
За статусом – зміниться статус завдання. Діють ті самі правила, що й під час зміни статусу в самому завданні: колонки статусів, у які перевести завдання не можна, під час перетягування стають неактивними, а якщо статус вимагає коментар, система його запитає.
За виконавцем – зміниться виконавець. Якщо в завдання кілька виконавців, картка показується в колонці кожного з них, а перетягування замінює лише того співробітника, з колонки якого ви її перенесли. А щоб створити завдання для конкретного співробітника, наведіть курсор на його колонку й натисніть "+" – він уже буде обраний виконавцем.
За терміном – зміниться термін: на сьогодні, на останній день поточного тижня або на тиждень уперед.
Усі дії враховують права доступу. Наприклад, якщо співробітник може змінювати лише статус своїх завдань, то перетягнути завдання в колонку колеги він не зможе.
Бейджі, фільтри та пошук
На сторінці завдань з'явилися бейджі, які в один клік показують потрібні завдання:
"Мої завдання" – завдання, в яких ви виконавець;
"Прострочені" – завдання, термін яких уже минув;
"На цей тиждень" – завдання з терміном у поточному тижні;
"Створені мною" – завдання, які створили ви.
Також з'явилися фільтри – за датою створення, автором, статусом, виконавцем, пріоритетом і терміном. Їх можна поєднувати з бейджами й пошуком: наприклад, оберіть "Прострочені" й додайте фільтр за пріоритетом, щоб почати з найважливішого.
А щоб швидко перейти до пошуку, просто натисніть "/".
Контроль термінів
Прострочені завдання тепер легко помітити будь-де: термін виділяється червоним у таблиці та на картці, у шапці колонки дошки видно їхню кількість, а в самому завданні – на скільки днів минув термін. Лічильник біля розділу "Завдання" в головному меню показує, скільки саме з ваших завдань прострочено.
Термін можна вказати з конкретною годиною або лише датою. Наприклад, для дзвінка клієнту – "сьогодні до 13:00", а для замовлення запчастин – просто "до п'ятниці". Завдання з годиною вважається простроченим одразу після неї, а завдання з датою – з початку наступного дня.
Найближчі терміни відображаються в зрозумілому форматі: "Сьогодні 13:00", "Через 2 дні", "2 дні тому". Так одразу видно, скільки часу залишилося чи минуло, і не потрібно звірятися з календарем.
Усе про роботу з оновленим модулем – від налаштування дошки до фільтрів – зібрано в інструкції до модуля "Завдання".
Маєте запитання або ідеї щодо роботи із завданнями? Ми завжди на зв'язку в чаті підтримки.