Будь-яка компанія щодня проводить різні форми грошових розрахунків. Рух коштів всередині компанії та за її межами – це безперервний процес, який повністю характеризує діяльність фірми. І його контроль необхідний будь-якій організації. Тут ми докладно описали цю можливість у RO App.
Наявність кількох рахунків допомагає у веденні обліку.
Наприклад, можна розділити їх за назвою та типом “Готівка”, “Безготівковий” та “Кредитна картка”. Або у вас передбачений окремий рахунок для офісних витрат, у такому разі також рекомендуємо створювати відповідні рахунки, щоб надалі бачити рух грошей безпосередньо за ними.
Створення нового рахунку
На сторінці “Фінанси > Транзакції” можна додати новий рахунок.
Для цього натисніть кнопку “+ Акаунт”.
1. Напишіть назву рахунку, оберіть іконку та вкажіть його тип.
Рахунок компанії буде доступний у всіх локаціях. Такі рахунки відзначені відповідною іконкою.
Рахунок компанії можна використовувати у випадках, коли ви маєте один розрахунковий рахунок для всіх локацій. Або коли у вас для 2-х локацій один і той же розрахунковий рахунок, то можна створити рахунок компанії і дати доступ тільки тим співробітникам, які працюють у цих 2-х локаціях.
Рахунок локації — буде доступний тільки для локації, яку ви вкажете.
Ви можете відзначити чекбокс “Віртуальний рахунок”, якщо ви бажаєте, щоб платежі з цього рахунку не відображалися у спільній фінансовій звітності.
Зверніть увагу, що платежі у віртуальному рахунку не можна фіскалізувати.
2. Вкажіть спосіб розрахунку – готівкова, безготівкова або кредитна картка.
Спосіб розрахунку особливо важливий, якщо ви використовуєте фіскальний пристрій (РРО, пРРО). Оскільки це сприяє коректній передачі ознаки рахунку у фіскальний чек.
Від обраного способу розрахунку залежить відображення рахунків під час проведення транзакцій. Тобто, коли ви вибиратимете форму оплати “Гот.”, то зможете вибрати рахуник з ознакою “Готівкова”. Те саме і для інших способів розрахунку.
3. Натисніть “Враховувати транзакційні комісії” для того, щоб при платежах в рахунок і з рахунку автоматично вираховувати з балансу рахунку фіксовану суму за проведення такого платежу.
Оберіть тип транзакційної комісії: комісія Надходження або комісія Витрати.
Вкажіть фіксовану комісію у відсотках або валюті.
Можна додати до 4 умов комісій.
Кожна вказана комісія рахується від повної суми платежу та сумується з іншими. Тобто на кожен платіж припадатиме лише одне списання комісії, яке відображатися як витрата по статті руху коштів "Послуги з обробки транзакцій" з відповідним коментарем “Комісія за обробку транзакції”.
Так, наприклад, для надходжень у безготівковий рахунок, для якого використовується банківський термінал, можна увімкнути врахування комісій 2%. Тоді разом з оплатою замовлення або продажу на суму 400 грн автоматично створиться запис про вирахування 8 грн з балансу рахунку.
А для рахунку, з якого ви проводите інкасацію, можна налаштувати комісію 200 грн на витрати. Тоді незалежно від суми витрати створиться запис про вирахування комісії у 200 грн.
Щоб видалити створену комісію, наведіть на неї курсор і натисніть на корзинку.
4. У полі "Фіскальний пристрій" виберіть фіскальний реєстратор.
Після проведення платежу по замовленню або продажу до цього рахунку, ви зможете роздрукувати фіскальний чек на вибраному фіскальному реєстраторі. Докладніше про налаштування та підключення фіскальних пристроїв у цій статті.
Рахунки, в яких використовується фіскальний пристрій, позначені відповідною іконкою.
5. Вкажіть дозволені дії для цього рахунку.
Зверніть увагу, що це налаштування доступне з тарифу "Бізнес" і вище. Більше інформації про налаштування та використання дозволених дій з рахунками в цій статті.
6. Надайте доступ співробітникам.
Для цього перейдіть на вкладку “Доступ”. Тут ви побачите таблицю з усіма активними працівниками.
Зверніть увагу, що надаючи співробітникам доступ до рахнуку, ви також даєте доступ до фіскального пристрою ціього рахунку.
У тарифному плані “Бізнес” і вище доступне розширене налаштування доступу працівників до рахунків. Тобто ви можете дозволити співробітникам здійснювати всі операції, зазначені на вкладці “Загальні” або налаштувати персональний доступ кожного співробітника до одного рахунку.
7. Натисніть кнопку “Зберегти”.
Редагування рахунку
Щоб редагувати рахунок, наведіть курсор на плитку рахунку в правому верхньому кутку з'явиться шестірня. Натисніть на неї, внесіть потрібні зміни у вікні редагування рахунку та збережіть.
Видалення рахунку
Відкрийте вікно редагування рахунку, натиснувши на шестерню у верхньому кутку. Потім натисніть кнопку видалення.
Важливо: щоб видалити рахунок, у ньому не повинно бути грошей. Обнулити рахунок можна створивши витрату на всю суму чи перемістивши кошти до іншого рахунку. Якщо баланс нульовий, але рахунок не вдається видалити, зверніться у службу підтримки.
Якщо рахунок, яку ви хочете видалити, використовується в інтеграції, спершу замініть її на іншу в налаштуваннях інтеграції. Лише після цього її можна буде видалити.
Видалені рахунки можна відновити у звіті “Журнал подій”.
Для цього сформуйте звіт за подією "Рахунок видалено". Знайдіть видалений рахунок та натисніть кнопку “Відновити”.
Розташування рахунку
За початковими налаштуваннями рахунки сортуються в алфавітному порядку. Для зручності можна налаштувати розташування рахунків, для цього просто перетягніть плитку рахунку.
Види транзакцій
У рахунках є певні види транзакцій:
Оплата за замовленням ー це надходження, що відображається автоматично після повної оплати замовлення.
Передоплата — це надходження, що відображається автоматично, після внесення передоплати за замовлення.
Виплата — це витрата, відображається автоматично, після виплати грошей клієнту із замовлення.
Повернення переплати по замовленню ー це витрата, відображається автоматично після оплати замовлення, якщо клієнт вніс передоплату більше ніж вартість замовлення.
Оплата за продаж ー це надходження, що відображається автоматично після оплати за продаж.
Виплата за поверненням від клієнта ー це витрата, виплата грошей по замовленню або продажу при поверненні від клієнта (відображається автоматично).
Оприбуткування товарів ー це витрата, що відображається автоматично після оплати оприбуткування, якщо був позначений відповідний чекбокс “Оплатити з рахунку”.
Повернення грошей від постачальника ー це надходження, відображається автоматично після повернення грошей від постачальника, якщо був позначений відповідний чекбокс “Надходження грошей в рахунок”.
+ Надходження ー це надходження коштів, що створюється вручну за допомогою кнопки “+ Надходження”. Це може бути будь-яке стороннє надходження грошей.
- Витрата ー це витрата коштів, яка створюється вручну за допомогою кнопки "- Витрата". Це будь-які додаткові витрати.
Переміщення ー оскільки переміщення відбувається між двома рахунками, то в одній (з якої гроші переносяться) – це витрата, в іншій (в яку переносяться) – це надходження.
Оплата по рахунку - це надходження в рахунок, що відображається автоматично після створення надходження при переходу рахунку в статус “Сплачений”.
Надходження та витрати можна позначити тегами для швидкого пошуку, а також регламентувати відповідними статтями. Для цього на сторінці “Налаштування > Фінанси > Статті руху грошових коштів” увімкніть використання системи обліку руху грошових коштів. Там же можна додати свої статті.
Важливо: статті РГК не можуть використовуватися для переміщення грошових коштів, оскільки переміщення грошей не є витратою або надходженням грошей із джерел.
У RO App можна вносити або витрачати гроші заднім числом. Така транзакція буде відзначена знаком оклику, а при наведенні курсору можна побачити фактичну дату і час здійснення транзакції. Ця можливість регулюється окремим правом “Може вносити, переміщати та витрачати гроші заднім числом” у налаштуваннях ролі співробітника.
Звіт по рахунку
Звіт показує рух грошових коштів у рахунку за вибраний період.
У першій колонці ім'я співробітника та час здійснення транзакції, далі коментар, тип транзакції та залишок грошей у рахунку на момент її здійснення.
Фіскальні платежі позначені відповідною іконкою у таблиці.
Звіт по рахунку, як і більшість звітів у RO App, можна відразу роздрукувати або експортувати на ваш ПК у вигляді Excel-файлу.
Видалення та відновлення транзакцій
Усі непотрібні транзакції можна видалити. Для цього двічі натисніть на транзакцію, а потім на кнопку видалення. При цьому дані не пропадуть, а будуть закреслені це означає, що транзакція видалена. При видаленні транзакції сума у рахунку зміниться у розмірі цієї транзакції.
Видалення можна скасувати, натисніть двічі на транзакцію, а потім натисніть кнопку “Відновити”. Сума у рахунку зміниться згідно з проведеною транзакцією.
Важливо: при видаленні фіскального платежу вам необхідно зробити повернення або корекцію цього платежу в податковій.
Зверніть увагу, після видалення транзакції баланс самого рахунку перераховується, але значення "Залишок" у транзакції не змінюється — в цьому її сенс, показати, скільки грошей стало в рахунку після здійснення транзакції.
Коригування платежів у рахунку
Якщо з якоїсь причини ви вказали неправильну суму платежу, ви можете провести коригування операції по рахунку.
X-звіт та Z-звіт
Якщо у вас налаштована інтеграція з РРО Датекс, ви можете надіслати команду для друку X-звіту та Z-звіту. Для цього є відповідні кнопки у верхньому правому кутку.
Наприклад, у вас є 2 рахунки: Готівковий та Безготівковий. До Готівкового рахунку підключено РРО Датекс, а до Безготівкового рахунку підключено пРРО Checkbox. При натисканні кнопки “X-звіт” з готівкового рахунку команда для друку звіту буде надіслана на РРО Датекс, який підключено до ПК. У безготівкового рахунку у такому випадку не буде кнопок “X-звіт” і “Z-звіт”, тому що вони є у вашому особистому кабінеті Checkbox.
Зміна відкривається автоматично після першої транзакції по замовленню або продажу. Також зміну можна відкрити натиснувши кнопку “X-звіт” на вкладці “Платежі”.