Die Buchungen von Produkten aus einem Bestellung sind der schnellste Weg, um Produkte in Ihr Inventar aufzunehmen. Sie müssen keine Daten manuell eingeben: Das System übernimmt automatisch die Liste der Produkte, Preise und Lieferantendaten, wodurch das Fehlerrisiko minimiert wird. So können Sie die Buchungen jedes Artikels korrekt erfassen und sofort Zahlungen erstellen.
So führen Sie Buchungen von Produkten durch, deren Bestellung eingegangen ist
Um ein Produkt zu buchen, dessen Bestellung eingegangen ist, müssen folgende Berechtigungen aktiviert sein:
Darf Buchungen erstellen
Darf Bestellungen bearbeiten
Außerdem muss der Auftrag den Status „Teilweise gebucht“ haben.
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Wareneingänge und Zahlungen auf + Buchung.
2. Die folgenden Daten werden automatisch aus dem Auftrag in den Wareneingangsbeleg übernommen:
Lieferant;
Liste der noch nicht gebuchten Produkte und Mengen;
Rechnungnummer und -datum;
Lieferlager.
Wenn in Ihrem Unternehmen Lagerplatzorte aktiviert sind, geben Sie unbedingt die Lagerplatzorte für die gebuchten Produkte an. Bei Produkten mit Verfallsdatum oder Seriennummernverfolgung geben Sie das Verfallsdatum und/oder die Seriennummern entsprechend an.
Wichtig: Sie können keine Buchung für eine Menge erstellen, die größer ist als die bestellte Menge, die unter diesem Auftrag noch zu buchen ist.
3. Füllen Sie die restlichen Felder im Buchungsbeleg aus, passen Sie die Produktmenge bei Bedarf an die tatsächlich gebuchte Menge an und klicken Sie auf Erstellen.
Um die Buchung sofort zu bezahlen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bezahlen von Konto. Nach dem Erstellen des Belegs öffnet sich ein Fenster zur Zahlungserstellung, das Sie ausfüllen und speichern müssen. Sie können die Zahlung für die Buchung auch später hinzufügen.
Bitte beachten Sie: Zahlungen, die aus einem Buchungsbeleg erstellt wurden, werden nicht in dem Auftrag angezeigt und sind nicht in den manuell hinzugefügten Zahlungen enthalten.
🔍 Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, Lieferanten in Aufträgen zu bezahlen.
Wenn Sie eine Buchung zunächst als Entwurf speichern, um sie später fortzusetzen, erscheint sie nur auf der Seite „Buchungen“ im Abschnitt „Inventar“. Solche Entwürfe werden nicht in der Bestellung angezeigt.
Nach dem Anlegen der Buchung wird die Produktmenge in der Spalte Gebucht auf der Registerkarte Produkte aktualisiert und um die Menge des eingegangenen Produkts erhöht.
Beim Anlegen nachfolgender Buchungen für denselben Beleg werden nur die Produkte und Mengen, die noch nicht gebucht wurden, automatisch in die Tabelle übernommen. Vollständig gebuchte Positionen sind in der Liste nicht enthalten.
Der Status der Bestellung ändert sich automatisch in „Veröffentlicht“, und die Schaltfläche „+ Buchung“ ist nicht mehr aktiv, sobald die gesamte Produktmenge eingegangen ist.
Wenn nicht alle Positionen verbucht wurden, öffnet sich beim Versuch, den Status auf „Veröffentlicht“ zu ändern, das Buchungsfenster, in dem Sie die Verbuchung der verbleibenden Positionen abschließen müssen.
Wenn der Buchungsbeleg gelöscht oder geändert wird, werden die Daten im Auftrag automatisch aktualisiert – die Menge der verbuchten Produkte wird entsprechend den neuen Werten neu berechnet.
Tabelle „Buchungen“
Alle erstellten Buchungsbelege können auf der Registerkarte „Wareneingänge und Zahlungen“ in der Tabelle eingesehen werden, die Folgendes anzeigt:
Die Nummer des Buchungsbelegs (zum Öffnen des Belegs anklicken).
Wer ihn erstellt hat und wann.
Den Lieferanten.
Den Betrag.
Der Gesamtbetrag für alle gebuchten Produkte wird unterhalb der Tabelle angezeigt.
Außerdem werden die Buchungen auf der Seite „Buchungen“ angezeigt.
FAQ
Was soll ich tun, wenn ein Lieferant Produkte geliefert hat, die nicht in der Bestellung aufgeführt waren?
Sie können dem Beleg für eine Buchung keine Produkte hinzufügen, die nicht in der Bestellung aufgeführt sind. Daher gibt es zwei Möglichkeiten:
Fügen Sie diese Produkte der Bestellung hinzu und führen Sie sie anschließend durch;
führen Sie die Produkte separat durch, ohne sie mit der Bestellung zu verknüpfen.
Wie buche ich Produkte, wenn der Preis auf dem Lieferschein vom Preis des Bestellscheins abweicht?
Geben Sie bei den Buchungen einfach den aktuellen Preis ein. Dies hindert Sie nicht daran, die Bestellung abzuschließen – wichtig ist nur, dass alle Artikel daraus verbucht werden, unabhängig vom ursprünglichen oder tatsächlichen Betrag.
Wie sende ich Produkte an den Lieferanten zurück?
Öffnen Sie den Buchungsbeleg und gehen Sie zu Aktionen → Kaufrücknahmen, um eine Kaufrücknahme zu erstellen. Danach werden die Produkte aus dem Lager ausgebucht.
Gleichzeitig ändert sich die Menge der bereits im Buchungsbeleg verbuchten Produkte nicht, und dies hat keine Auswirkungen auf die Daten in der Bestellung.
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