Eine transparente Finanzverwaltung beginnt mit einer genauen Zahlungsüberwachung. Das System ermöglicht es Ihnen, Zahlungen an Lieferanten direkt in dem Bestellung zu erfassen – von der vollständigen Vorauszahlung bis hin zu Ratenzahlungen. So vermeiden Sie Doppelzahlungen, können den aktuellen Saldo für jede Lieferung einsehen und behalten Ihre Konten stets im Griff.

Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen:

In der Buchungstabelle innerhalb der Bestellung erscheint neben dieser Buchung ein Infofeld, das anzeigt, dass sie bereits bezahlt wurde.

Wenn bereits mindestens eine Zahlung in dem Auftrag vorhanden ist, ist die Option Von Konto bezahlen beim Erstellen einer Buchung deaktiviert, und Sie erhalten eine Warnung vor einer möglichen Doppelzahlung.

❗ Bitte beachten Sie

Zahlungen, die aus einer Buchung erstellt wurden, werden nicht in der Zahlungstabelle des Auftrags angezeigt und sind nicht im Gesamtzahlungsbetrag für diesen Auftrag enthalten. Nur Zahlungen, die mit der unten beschriebenen Methode erstellt wurden, werden bei der Berechnung berücksichtigt.

Wenn Sie beide Methoden zum Hinzufügen von Zahlungen verwenden, berücksichtigen Sie dies bitte bei der Abrechnung mit dem Lieferanten.

Im Auftrag können Sie sowohl Zahlungen für bereits gebuchte Produkte als auch Rückerstattungen vom Lieferanten erfassen. Dies kann beispielsweise bei Überzahlungen, der Rückgabe defekter Produkte, Unterlieferungen oder Änderungen der Auftragsbedingungen erforderlich sein. Auf diese Weise können Sie alle Abrechnungen mit dem Lieferanten an einem Ort verwalten und den aktuellen Saldo des Auftrags einsehen.

So fügen Sie eine Zahlung zu einem Auftrag hinzu:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Wareneingänge und Zahlungen im Abschnitt Zahlungen den entsprechenden Typ aus:

2. Geben Sie die Details ein: Betrag, Zahlungsart und Rechnung.

Bei Bedarf können Sie einen Kommentar und Tags hinzufügen, den zuständigen Mitarbeiter ändern oder den Cashflow-Posten, falls Sie diesen verwenden.

3. Klicken Sie auf Erstellen.

Alle auf diese Weise erstellten Zahlungen werden im Abschnitt „Zahlungen“ der Tabelle angezeigt, wo Folgendes angegeben ist:

Unterhalb der Tabelle werden folgende Angaben angezeigt:

Ein negativer Wert weist auf eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten hin, 0 bedeutet, dass der Beleg beglichen ist, und ein positiver Wert weist auf eine Überzahlung hin, bei der der Lieferant uns Geld schuldet.

❗ Bitte beachten Sie, dass Zahlungen, die aus einer Buchung erstellt wurden, hier nicht enthalten sind.

Können Beträge automatisch von der Bilanz des Lieferanten abgezogen werden, wenn wir eine Überzahlung aus anderen Einkäufen haben?

Beträge werden nicht automatisch abgezogen. Wenn Sie eine Überzahlung in der Bilanz des Lieferanten sehen (diese erscheint als Betrag, den der Lieferant Ihnen schuldet), können Sie diese Mittel zur Begleichung aktueller Bestellungen verwenden. Wählen Sie bei der Abwicklung der Zahlungen einfach die Option „Aufgrund des Saldos“ aus.

Auf diese Weise wird der Betrag, den der Lieferant Ihnen schuldet, einfach um den entsprechenden Betrag reduziert.

Was soll ich tun, wenn ich vergessen habe, bei der Buchung eine Zahlung anzulegen?

Wenn für den Buchungsbeleg noch keine Vorgänge mit Produkten (Umbuchungen, Verkäufe oder Verwendung in Aufträgen) stattgefunden haben, öffnen Sie die Buchung und wählen Sie Aktionen → Ausgabe anlegen. Geben Sie dann die Zahlungsdetails ein.

Wenn die Buchung aufgrund bereits durchgeführter Transaktionen mit den Produkten nicht mehr bearbeitet werden kann, kann die Zahlung manuell zur Bestellung hinzugefügt werden. Überprüfen Sie den Betrag im Buchungsbeleg und erstellen Sie eine Zahlung vom Typ „Zahlung an Lieferanten“ für diesen Betrag. Im Kommentar können Sie angeben, dass es sich um eine Zahlung für die Buchung Nr. XXX handelt.