RO App umożliwia pracę z rozmowami bezpośrednio w systemie: inicjowanie rozmów wychodzących, otrzymywanie powiadomień o rozmowach przychodzących oraz automatyczne zapisywanie historii komunikacji.
W tym artykule dowiesz się, jak pracować z rozmowami w codziennej pracy.
Przygotowanie do pracy z rozmowami
Aby wszystko działało poprawnie, należy najpierw podłączyć telefonię. W tym celu należy utworzyć i skonfigurować konto u jednego z dostępnych dostawców, a następnie dodać je do RO App na stronie Ustawienia > Telefonia > Dostawcy.
Należy również zainstalować i skonfigurować aplikację VoIP (SIP, softphone) – jest to urządzenie służące do odbierania i wykonywania rozmów, ponieważ RO App nie zastępuje telefonii, a jedynie rejestruje rozmowy i wyświetla informacje o nich w systemie.
Po zakończeniu konfiguracji będziesz mógł w pełni odbierać i wykonywać rozmowy.
Jak wykonać rozmowę wychodzącą
W aplikacji RO App możesz zainicjować rozmowę telefoniczną z różnych miejsc:
Z tabeli dokumentów (zlecenia, zgłoszenia, wizyty, faktury itp.).
Z profilu kontaktu w zakładce Ogólne – kliknij trzy kropki obok numeru telefonu.
Z zlecenia — kliknij ikonę powiadomienia w prawym górnym rogu.
Z karty kontaktu (w zleceniu, wizycie, zgłoszeniu itp.).
Następnie najedź kursorem na numer telefonu kontaktu, wybierz numer wewnętrzny (jeśli dostępnych jest kilka numerów wewnętrznych) i kliknij Zadzwoń.
Następnie RO App inicjuje rozmowę za pośrednictwem aplikacji VoIP (softphone).
Jak odebrać połączenie przychodzące
Podczas połączenia przychodzącego w prawym dolnym rogu pojawia się karta połączenia przychodzącego. Karta ta ma charakter wyłącznie informacyjny. Połączenie można odebrać i przeprowadzić rozmowę tylko za pośrednictwem podłączonej aplikacji SIP.
Aby pracownik mógł zobaczyć kartę połączenia przychodzącego, w ustawieniach integracji telefonicznej należy przyznać mu dostęp do numeru wewnętrznego.
Rozmowa od istniejącego kontaktu
Karta rozmowy przychodzącej od istniejącego kontaktu wyświetla:
Nazwę numeru wewnętrznego (słuchawki), na który otrzymano rozmowę.
Kartę kontaktu: imię i nazwisko, pozycja, organizacja, Menedżer, saldo i wszystkie pola aktywowane w edytorze formularzy. Kliknięcie imienia i nazwiska otwiera pełny profil.
Informacje o ostatnio otwartym dokumencie i możliwość zmiany jego statusu:
karta zgłoszenia;
karta zlecenia;
wizytówka wskazująca status, czas, technika i kwotę do zapłaty;
Przycisk umożliwiający wyświetlenie wszystkich dokumentów tego samego typu, co ostatnio otwarty dokument (na przykład, jeśli jest to zlecenie, wyświetlony zostanie przycisk „Wszystkie zlecenia”).
Przycisk„+ Utwórz”, który pozwala szybko dodać nowe zgłoszenie, rezerwację lub zlecenie.
Rozmowa od nieznanego kontaktu
Rozmowa przychodząca od nieznanego kontaktu wyświetla:
Nazwę numeru wewnętrznego (słuchawki), na który zostało wykonane połączenie.
Numer telefonu;
Przycisk„+ Utwórz” (kliknij, aby utworzyć kontakt, zgłoszenie, rezerwację lub zlecenie).
W integracji z Binotel, po odebraniu rozmowy jej status zmienia się na „Połączenie w toku”, czas trwania rozmowy jest śledzony, a karta rozmowy jest podświetlona. Jeśli należy akceptować kilka rozmów, nowe są wyświetlane poniżej tych, które zostały akceptowane wcześniej.
Przechowywanie zakończonych rozmów
Wszystkie zakończone rozmowy od istniejących kontaktów są przechowywane w profilu kontaktu w zakładce Komunikacja > Rozmowy oraz w tabeli rozmów.
Jeśli kontakt ma otwarte zlecenie, zakończona rozmowa jest również zapisywana w Taśmie zdarzeń zlecenia, gdzie można ją odsłuchać i pobrać.
Jeśli kontakt ma wiele zleceń o różnych statusach, rozmowa jest zapisywana do ostatniego otwartego zlecenia.
Jeśli wszystkie zlecenia kontaktu mają status grupowy „Zrealizowane” lub „Odrzucone”, rozmowa zostanie zapisana tylko w profilu kontaktu i w tabeli rozmów.
Wszystkie zakończone rozmowy od nieznanych kontaktów są zapisywane w tabeli Rozmowy.
Aby zapisać rozmowę od nieznanego kontaktu w Taśmie zdarzeń zleceniodawców, należy utworzyć zlecenie z kontaktem z karty zlecenia i zapisać je przed zakończeniem rozmowy.
Jeśli utworzysz tylko kontakt z karty rozmowy, rozmowa zostanie zapisana tylko w profilu kontaktu i w tabeli rozmów.
💡 Wskazówka
Zalecamy utworzenie prostego formularza zlecenia w celu szybkiego utworzenia. W dowolnym momencie możesz zmienić typ zlecenia i wypełnić więcej informacji o wyrobach i kontakcie.